制訂房地產項目檔案管理規范性文件探析

馮萍萍，王旭初，樓冬仙

浙江浙能房地產有限公司

浙江省能源集團有限公司

杭州市特種設備檢測研究院

房地產項目檔案屬于基本建設類檔案，但有別于一般的基建工程檔案，除了房地產項目開發、建設與使用維護，還有很重要的備案與銷售環節形成的檔案，在維護業主合法權益與社會安定方面發揮著重要作用。房地產行業雖然發展已有30年，但到目前為止，依然缺乏具有實操性的房地產項目檔案管理方面的規范，給檔案收集與整理工作帶來極大的困惑，存在收集不全、整理不規范、各類表式不合規等諸多問題，給后期檔案利用造成許多麻煩，業主與房地產企業的合法權益均得不到保障。檔案人員應當在總結基建檔案管理的原則與方法的基礎上，結合房地產項目的實際，制訂出適合房地產項目檔案管理的可操作性規范文件，實現依法治檔。

1 構建房地產項目檔案管理機制，是規范性文件需要明確的第一步

構建由建設單位統一領導，各職能部門、參建單位分級管理的體制機制，是項目檔案管理規范性文件首先需要明確的機制體制，是做好項目檔案事前控制的第一步（如圖1所示）。

圖1 項目檔案管理架構

在規范性文件制訂中，重點研究房地產項目檔案的歸檔范圍、分類規則、檔號編制、檔案整理與檔案移交5個方面，以可操作的制度去指導實踐，保障檔案的完整性、各類表式的正確性、整理的規范性，使項目檔案管理人員有章可循、有法可依。

從確定歸檔范圍到檔案保管利用明確3個階段、10個步驟為主線（如圖2所示），實現項目檔案管理與項目管理同步，做到事前、事中、事后全過程控制。參考標準主要有：《建設項目檔案管理規范》（DA/T 28—2018）、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822—2008）等。

圖2 項目檔案管理步驟

2 研究房地產項目檔案的歸檔范圍與分類規則，保障項目檔案收集完整性，是規范性文件的核心內容

房地產建設項目檔案包括從房地產開發、建設、銷售等全過程活動中形成的，具有保存價值的圖表、文件、照片與實物等。按專業可分為：綜合類、工程類、銷售類、財務類等；按檔案種類可分為：工程檔案、財務檔案、照片檔案、實物檔案等。明確歸檔范圍、保管期限與分類規劃，是房地產項目檔案完整性的重要保障，是規范性文件制訂的核心內容。歸檔范圍與保管期限在制訂過程中要遵循成套性、歸檔唯一性原則，反復與工程技術人員核實，保障歸檔范圍的完整、分類的正確，見表1。

表1 房地產項目檔案歸檔范圍與分類規則

在制定房地產項目檔案歸檔范圍的同時，也應當明確不歸檔范圍，主要有以下幾方面：上級機關或行政管理部門普發而不需要項目公司辦理的文件或技術標準、管理制度、供工作參考的抄件等；無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性通知、信函、電話記錄、內部互相抄送的電子文件；同級管理部門或單位形成的，不需要貫徹執行的文件。

3 制定房地產項目檔案檔號編制規則，確保項目檔案有序管理，是檔案規范管理的靈魂

檔號由反映類別和排列順序的代碼組成，是檔案的唯一編號，給檔案賦予了靈魂，對檔案工作具有重要意義，確保項目檔案有序管理。檔案整理工作主要由2部分組成：分類、排列，編號、編目。通過編號、編目，以一定形式固定和反映分類、排列狀況，作為存取檔案的標記，并具有統計監督的作用。房地產項目檔案根據不同的種類賦予不同的檔號，主要有項目文件類、照片類、獎狀獎牌實物類。

（1）項目文件類檔號按“項目名稱-類別號-類別編號-案卷順序號”的方式編制。以“尚翰御府”為例說明：

圖3 項目文件類檔號編制示例

表2 類別號與類別編號

（2）照片類檔號編制。如SHYF-Z001、SHYF-Z002、SHYF-Z003……其中，SHYF表示項目，Z表示照片，001、002……表示每一組照片順序號。

（3）獎狀獎牌實物類檔號編制。如SHYF-S001、002、003……

4 規范房地產項目檔案的整理與移交，促進項目檔案標準化，是檔案規范性文件制訂的基本要求

項目檔案規范性文件必須要讓檔案整理有章可循，明確檔案整理的標準化，反映案卷形式、各類表式的標準化及標準化填寫要求。房地產項目檔案的整理與案卷目錄、案卷封面、卷內目錄、備考表等要符合國家規范《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822—2008）。

4.1 項目檔案組卷

項目檔案的整理在分類與檔號確定以后，主要是文件材料的組卷、卷內排列與檔案編目、裝訂等。組卷要遵循項目文件形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系，按問題的重要程度或事件的發展先后順序排列。而卷內文件材料的排列，遵循“文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；批文在前，請示（或報告）在后”等規則，注意歸檔文件不重份。

項目文件采用卷或件2種方式整理：按卷整理，一般裝訂成冊，加蓋連續頁碼；按件整理的，一般不裝訂，應在卷內每份文件首頁右上角空白處加蓋、填寫檔號章，檔號章內容有：檔號、序號（如圖4）。頁碼既可以以件為單位單獨蓋，也可以整卷連續蓋，若本身已存在頁碼的不需加蓋。

續 表

圖4 檔號章樣子

4.2 各類表式填寫

項目檔案的表式主要有案卷目錄、案卷封面、卷內目錄、卷內備考表等，各類表式在填寫時重點注意以下幾項：

案卷題名：由立卷人擬寫，立項的項目名稱全稱或簡稱＋文件內容簡明概括，原則上控制在100字以內；

立卷單位：即為組卷單位；文件材料題名：每份文件標題的全稱；

文件編號：為文件文號、圖紙圖號或合同編號等；

責任者：即文件形成單位；

日期：即文件形成日期，格式為連續8位阿拉伯數字（如果年或年月為連續4位或6位），如20050210；

卷內備考表：排列在卷內文件之后，標明卷內文件的總件數、總頁數，卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀的內容。

4.3 項目檔案移交

項目檔案整理完畢在移交簽證時，移交雙方要有檔案、工程、財務等相關人員參加，并在“項目檔案移交簽證表”上簽字確認，接收方出具相關的“項目檔案移交簽證意見書”，對相關檔案的接收情況與存在的問題加以說明，并簽字確認。另外，在項目檔案移交時，要同時移交檔案案卷目錄、卷內目錄與檔案編制說明等。

5 總結

房地產項目檔案是房地產開發、建設與銷售等全過程活動的真實記錄，是規范與管理房地產業的第一手材料，在維護業主合法權益與社會安定方面發揮著重要作用。制訂具有可操作性的房地產項目檔案管理規范，讓檔案管理有法可依、有章可循，是解決項目檔案管理問題的關鍵，以確保項目檔案的齊全、完整與準確，業主合法權益得到保障。