加強與改進高校檔案管理工作的思考

文/晉中師范高等專科學校 王曉

高校檔案是我國檔案管理的重要組成部分，更是高校教育教研的原始記錄，是高校辦學經驗、成就及歷史的真實體現，屬于一種重要信息資源，為高校可持續發展提供了客觀的依據。但是從高校檔案管理實踐來看，在管理中還存在各種問題，影響到檔案管理水平和服務能力。因此，加強與改進管理工作具有實用價值。

一、檔案管理的重要性

在高校發展歷程中，檔案是最為原始的數據記錄，其重要性不言而喻。檔案管理的重要性主要體現在如下幾個方面：

（一）對教育教研具有借鑒與參考作用。高校檔案見證著高校形成、變化及發展的全過程，還貫穿高校教育教學及組織管理各個方面。檔案非常真實地記載著高校運行、教學管理的軌跡，屬于高校的信息資源。高校的教育教學發展離不開檔案的啟示，更是豐富教學管理的重要手段。

（二）教育教學管理的依據與載體。高校檔案是隨著教育教學活動逐漸形成的，屬于第一手資料。高校發展的相關材料、優秀教師事跡報告、工作總結等，均是教育教學的依據與經驗。高校檔案體現出高校的基本面貌與全部活動，更是高校教育教研的縮影，對高校發展具有重要載體作用。

（三）高校文化的組成部分。檔案屬于高校寶貴的財富，是高校的科學文化。所以高校檔案管理屬于教育教學管理的重要組成部分，對維護學校合法利益、探索新的教育教研方法等各方面具有積極作用。高校檔案中有極大一部分記錄著高校教育教學的經驗與成果，體現出高?？傮w的教育教研水平，是高校全體師生的智慧結晶。

二、加強與改進高校檔案管理工作的對策

隨著新課改體制的不斷深入，高校檔案管理的重要性更加突出。因此加強與改進高校檔案管理工作是形勢發展所需，更是高校發展的重要內容。筆者結合自身體會，建議從如下幾個方面強化與改進。

（一）提高檔案管理的地位。一直以來，高校都不重視檔案管理，沒有認識到檔案管理的重要性，認為檔案不過是資料記載而已，因此要提高檔案管理工作，就必須要提高檔案管理的地位。首先，要加強高校檔案的認識。從高校領導、各教學院部及職能部門，都必須要認清檔案管理的重要性，要從高校發展與改革、培養合格的高級人才等角度，真正認識檔案管理工作的必要性與重要性。其次，要構建完善的管理體系，在各級部門都要設立兼職的檔案管理崗位，在學校檔案管理中構建專門的類別，而且對相關人員進行分類指導。

（二）加強宣傳，提高全體教職工的檔案意識。要加強檔案管理工作，必須要高校全體教職工高度重視及共同參與。因此必須要加大宣傳力度，召開專門會議宣講檔案管理的重要性，讓全體教職工認識、領會及理解檔案知識，要徹底了解國家對檔案工作的政策和方針。教育教職工樹立檔案意識，及時將教育教研中有價值的信息資源，采用各種檔案形式保存起來，有效完善檔案信息資源，自主維護檔案管理的完整性和安全性。

（三）建立服務型的管理模式。在信息化時代，必須要不斷開發檔案信息，才能滿足社會日漸增長所需。在傳統管理模式中，重點是收集、保管和收藏信息，傳統管理模式極難展示檔案信息的真正價值。因此在這種形勢下產生了服務型檔案管理模式，服務型模式能最大限度開發和利用檔案信息，從而全方位、多視角給檔案信息需求者提供高效優質的服務，真正發揮檔案信息資源的價值，提高檔案信息的利用效率。檔案管理人員還必須要樹立服務型理念，要確立為檔案需求者服務的宗旨，切實提高自身的服務意識，在工作中樹立主動服務意識。而且檔案管理人員要打破單一的服務手段，優化傳統服務模式，實現檔案管理的信息化與網絡化，比如利用網絡傳輸技術、計算機技術及信息處理技術等各種手段。通過建立檔案館網站、制作網頁，以電子信箱、匯編主題等各種手段，展開網上共享服務，提供數字信息的咨詢服務與網上服務等各種服務模式。

（四）加強檔案管理與社會間的互動。在我國整體檔案管理中，高校檔案管理屬于一個子系統，時刻都處于社會能量、經濟及信息各種交流中。所以高校檔案管理必須要打破僵化，逐漸走向靈活化，從封閉轉向開放，逐漸在高校與社會間形成橫向的管理網絡系統，鑄造出良好的共享機制。

（五）不斷提高管理人員的素質。要提高高校檔案管理，必須要確保管理人員具有過硬的思想政治、業務能力及職業道德等綜合素質，樹立終身學習觀念。檔案管理人員最基本要求就是要具有良好的思政素質，作為一個出類拔萃的管理人員，必須要具有樂于奉獻的品質、崇高的敬業精神及細致嚴謹的工作作風，同時還要耐得住寂寞，抵擋住誘惑；高校必須要安排高素質、高技能的專業人員勝任檔案管理崗位，還要加強后期繼續培訓與教育。不但要成為檔案管理的專才，還必須要具有掌握、跟蹤現代技術的手段。

在信息時代，高校檔案管理必須要順應時代潮流，采用信息技術手段。要認識到檔案管理在高校管理中的重要性，結合高校實況不斷加強與改進檔案管理工作，促進高校檔案管理更好地發展。