遠程下載本人檔案，檔案館準備好了嗎？

文/中共福建省莆田市仙游縣委組織部 黃華陽

“好消息！明年2月起，你的檔案可憑身份證遠程下載啦！”2017年12月中旬，這則與檔案部門有關的消息刷屏了，按照這則消息，從2018年2月1日開始，福建省居民可以憑身份證等合法、有效證件，在數字檔案查詢平臺進行身份確認后，遠程利用記載有關本人婚姻登記、學籍學歷、工齡、職稱、獲獎榮譽、離退休、土地房產權屬等證明性數字檔案。這對于平時沒有時間去檔案館查閱檔案的利用者來說，確實是個好消息。現在《福建省數字檔案共享管理辦法》已經正式開始實施，但2017年底新聞媒體所報道的“你的檔案可憑身份證遠程下載”這一好消息卻未能按時實現，為何會出現這種現象？下面筆者結合自己所了解到的情況，談一些看法供大家參考。

一、全省公共檔案信息查閱咨詢平臺尚未全面建成

就目前來看，省檔案局雖然已經在互聯網上建立了以福建省檔案信息網為龍頭的全省各地市、縣區檔案局（館）的分布式檔案信息網站，在福建省檔案信息網站首頁開設了“公共檔案信息共享平臺”模塊，共享平臺模塊設置了開放檔案、專題檔案、網上展廳、視頻檔案四個欄目。截至2018年2月1日，筆者在“開放檔案分類導航”不限檔案館的條件下，共查詢到開放檔案目錄信息63608條，其中福建省檔案館館藏信息18173條目錄，另外全省9個地市加平潭綜合實驗區的93個國家綜合檔案館、開放檔案目錄信息45435條。這93個地、市、縣、區國家綜合檔案館的具體情況如下：福州市14個國家綜合檔案館中，只有晉安區檔案館1228條開放檔案目錄、長樂區檔案館3873條開放目錄、馬尾區檔案館2481條開放檔案目錄。廈門市7個國家綜合檔案館中的開放檔案信息目錄量為0條。莆田市6個國家綜合檔案館中，只有涵江區檔案館有2380條開放檔案信息目錄。泉州市12個國家綜合檔案館中，只有晉江市檔案館開放檔案目錄信息8311條、永春縣檔案館開放檔案目錄信息464條、泉港區檔案館開放檔案目錄信息7758條。漳州市12個國家綜合檔案館中，只有漳浦縣檔案館開放檔案目錄信息71條（筆者認真看一下，這71條目錄內容基本屬于館藏資料）。南平市11個國家綜合檔案館中的開放檔案目錄信息量為0條。寧德市有10個國家綜合檔案館，只有寧德市檔案館開放檔案目錄信息7118條、古田縣檔案館1條。龍巖市8個國家綜合檔案館中的開放檔案目錄信息量為0條。三明市13個國家綜合檔案館中，只有三明市檔案館開放檔案目錄信息3531條、永安市檔案館開放檔案目錄信息8208條、沙縣檔案館開放檔案目錄信息11條。在這63608條開放檔案目錄信息中，只有省檔案館的18173條目錄、點擊目錄進去可以查詢看到相對應的檔案原文掃描件，這些檔案信息內容所反映的年代基本上是民國時期。而全省93個市、縣級檔案館的45435條目錄則查不到相對應的檔案內容。在“專題檔案分類導航”中，只能查到福建省檔案館44個專題檔案目錄，這44個專題目錄的內容基本上以民國檔案為主，只有閩臺關系、老福建、華僑史料三個專題檔案屬于建國后，另外海洋專題檔案目錄涉及建國后和民國時期。與開放檔案分類導航不同的是，這些專題檔案只能看到目錄，查不到相關目錄的檔案內容。從現有的“福建省公共檔案信息共享平臺”情況來看，在互聯網上能夠查到可開放的檔案內容基本上是民國時期的，而與本人關系密切的檔案內容基本上屬于建國后，并且是控制利用的未開放檔案范圍。這些未開放檔案在網上提供利用時，要做好對利用者個人身份的審查認定工作，做到既保證利用者的正當權益，又確保利用者的本人檔案信息不被非法利用。因此在2018年2月1日之后，要實現憑身份證遠程下載自已的本人檔案，各地國家綜合檔案還要進一步豐富共享平臺上的數字檔案信息內容，做到平臺上面有可供利用者查閱的“無條件共享、有條件共享和暫不共享三類”數字檔案。同時完善網上檔案信息查閱共享平臺的功能，確保網上數字檔案信息的安全。

二、檔案館數字化發展不平衡，跟不上共享管理步伐

一些數字化工作開展較早的、館藏檔案數量不多的檔案館，其數字化水平較高，有的檔案館甚至已經全部完成館藏檔案的數字化工作任務。據福建省檔案局辦公室統計，截止2017年12月，全省僅漳州市檔案館、福州倉山區檔案館和漳州龍文區檔案館這3個館館藏檔案數字化率達到100%。另外泉州市、寧德市、莆田荔城區、泉州臺商投資區、泉州泉港區、安溪縣、泉州豐澤區等13個檔案館館藏數字化率超過80%，而完成館藏檔案數字化率達到50%的地市縣檔案館數量也僅僅只有36個，占全省地市縣總數的38.2%。因此仍有大量的檔案館由于受各種因素制約，館藏檔案數字化水平較低，全省甚至還有15個檔案館數字化工作未實現零的突破。加上最近幾年，各地對檔案數字化工作抓的不緊，全省各地檔案館的數字化技術水平、人才儲備等方面無法適應當前數字檔案共享管理的要求。據《中國檔案》2018年第1期林偉宏的《一網查檔百館聯動——浙江省“互聯網+檔案服務”的省域實踐》介紹，浙江省全省各級檔案館從2017年11月6日開始實現網上查閱利用檔案。但在實現之前，浙江省檔案局做大量準備工作，從2016年底正式開始浙江省檔案服務網的設計開發工作，在檔案服務網這個利用平臺投入使用之前，已在省內部分市縣開展內部試用，以檢測檔案利用服務平臺的性能，并不斷修改完善。在浙江省檔案服務網開通之前，對全省各級檔案館的系統管理員和具體查檔人員進行使用操作的統一培訓。同時還召開全省的應用推廣部署會，要求各單位做好人員權限設置、業務數據上傳、崗位人員操作培訓等工作，確保這個檔案服務利用平臺投入使用時能正常運行。反觀我省，《福建省數字檔案共享管理辦法》規定都已經開始實施了，但到目前為止，新的能夠適應《福建省數字檔案共享管理辦法》要求的網上檔案查閱利用平臺尚未與檔案部門相關人員見面，參與網上提供利用工作的各級檔案部門相關人員也沒有經過相應的業務知識培訓。因此就目前筆者所掌握的情況來看，開展網上查閱利用檔案，各級檔案館還需要做大量的基礎工作。

三、實現網上查閱利用檔案必做事項

首先要在互聯網上有數字檔案內容，俗話說，巧婦難為無米之炊，如果紙質檔案沒有實現數字化，怎么可能實現網上查閱利用檔案？因此首要的任務是提高各級檔案館館藏檔案數字化水平，縣級以上人民政府要按照福建省政府197號令的規定，加強對本行政區域數字檔案共享工作的領導，建立協調機制，協調解決數字檔案共享工作中的重大問題，所需經費列入同級財政預算。各級檔案局要發揮其在“本行政區域內數字檔案共享的統籌規劃、組織協調、建設管理和監督指導”中的作用。充分利用政府協調機制，督促財政部門加大對檔案數字化工作支持力度，通過政府購買服務形式來加快檔案數字化工作進度。其次要加快全省檔案查閱利用平臺的研發工作，在開展檔案查閱利用平臺研發過程中，可以參考借鑒浙江省檔案利用服務網的功能，優化我省檔案查閱利用共享平臺管理軟件的性能，完善對檔案利用者身份合法性的審查認定工作，確保數字檔案信息安全，防止數字檔案信息遭到非法利用。最后要進一步完善各級數字檔案共享管理機構，配備相應的工作人員。由于數字檔案共享管理是一項全新的工作，為了做好這項工作，按規定各級檔案館應當配備專門人員負責這項工作。而各地檔案館的人員編制卻是在數字化工作開展之前核定的，因此現有檔案館人員編制滿足不了數字檔案共享工作的需要。根據勞動人事部、國家檔案局聯發的〔1985〕2號《關于頒布〈地方各級檔案館人員編制標準〉（試行）的通知》精神，檔案館的編制人數應隨館藏檔案數量的增減而相應增減，但是各地檔案館的館藏檔案每年都會增加，而檔案館的人員編制卻一成不變，特別是檔案部門參照公務員法管理之后，檔案館根本不可能按照館藏檔案數量來核定編制，為了確保綜合檔案館有專人負責這項工作，要按照《福建省數字檔案共享管理辦法》規定，加強數字檔案共享工作的人才隊伍建設，相應增加綜合檔案館人員編制。

實現數字檔案共享，開展網上查閱利用檔案是檔案部門適應社會信息化發展、轉變政府職能、提高公共服務水平的需要，也是檔案部門順應公眾對獲取檔案信息的需求。因此檔案部門只有加快數字化工作進度，才能適應社會發展變革的要求。也只有這樣，才能最終實現媒體所報道的“你的檔案可憑身份證遠程下載”這一愿望。