探討高校辦公室業務管理結構優化的有效路徑

文/江蘇科技大學 鄒海燕

一、目前高校辦公室管理現狀

目前我國高校辦公室在處理學校各項事務時，主要有以下3個突出優勢：1.綜合性強。高校辦公室的業務內容涉及校內各項事務、各類人群，這決定了其工作職能之寬泛，同時，隨著學校根據現實情況不斷增添新內容、新事物，辦公室的業務范圍會越來越廣，內容也越來越復雜，綜合性更為突出。2.服務性強。辦公室作為各單位部門與師生之間的橋梁與紐帶，要為全校或是全院系的人員服務，服務是高校辦公室存在的價值所在。3.時效性強，辦公室的任務往往具有明確的時間要求，必須在規定時間內完成具體工作，具有十分強的時效性。

在高校辦公室為全校師生提供優質服務的同時，其業務管理中的挑戰不斷出現，結構上的矛盾也不斷凸顯：

（一）高校內部辦公管理優化過程中，牽涉利益引起的矛盾日益復雜化。隨著社會的發展，高校辦公室的業務管理結構也在不斷優化。但是，由于優化過程中，部分變化會直接影響高校系統內個人的直接利益，因此優化過程備受關注，優化的阻力難以避免。同時，由于優化在整個系統內推進，出現的問題錯綜復雜，單獨的職能部門無力解決此類問題，這就增加了高校辦公室業務結構優化的難度。

（二）社會與高校系統內師生對高校辦公室業務的關注，要求其信息透明化與辦公室業務管理尚未完全信息化的矛盾。新形勢下，師生的切身利益與辦公室業務密切相關，也使得師生對于辦公室的關注更加突出。信息化時代，高校師生對于信息透明化的呼聲越來越高，這給曾經多依賴于傳統方式辦公的辦公室增加了新的工作內容。

（三）高校辦公室職能劃分模糊，辦理業務復雜且多變。

高校辦公室的各個部門劃分較為模糊，部分高校僅社科處的審核就需要跑三四處辦公室，才能辦理好業務，這大大降低了辦理業務的效率。同時，由于辦公管理的優化，每年各個辦公室的各項業務劃分均有所調整，這也使得辦公業務的效率降低。

二、高校辦公室業務管理結構問題分析

（一）辦公室整體發展意識不強，發展目標分散。辦公室每天接受的事務多、責任大，需要花費極大的時間與精力完成一系列任務。因此，辦公室人員多關注于日常事務的完成，而較少思考辦公室業務管理的發展方向，管理層面對人員的引導也較為寬松，使得辦公室上下缺乏主動性與創新性，使得辦公室在發展過程中看不清方向，容易迷失自身運行目標。

（二）管理人員素質有待于提高。部分高校的管理層面人員的學歷較高，但由于辦公室人員大部分時間被繁重的實務所占，因而缺少系統管理的學習與培訓，進而在工作中缺乏創新與前瞻性。公室人員對自身定位不夠清晰，缺乏服務意識，對辦公室的發展也缺乏自身的思考。

（三）內部缺乏凝聚力。雖然在辦公室中設有各種功能崗位，且各崗位之間也時常合作，但辦公室人員大多對待工作較為被動，工作方式較為機械，對待任務主要以完成為主，缺乏合作意識。因此，在合作任務中多出現責任推諉、協作不力等問題。

三、優化高校辦公室業務管理機構的路徑探索

（一）明確目標導向。有明確的目標才能使團隊發展更加具有方向性，才能確保辦公室在結構優化的過程中不偏離正確的道路。只有明確各個層級、支點，辦公室的目標，才能勁往一處使，加快辦公室發展的速度，提高辦公室工作的效率。因此，不僅需要制定總的目標機制，還需要根據辦公室內部崗位，制定更為詳細、具體的目標。辦公室的工作人員，需要根據各自崗位制定相應的目標機制；若辦公室內部多崗位之間有著緊密聯系，鑒于其相互依存關系，可以將其視為一個有機整體，根據這一有機體的發展需求制定其目標機制，當然各個小的目標機制需要在辦公室整體發展目標的要求下進行制定，不能脫離整體框架。

（二）健全機制建設。制定明確的目標后，優化辦公室業務管理結構需要制定相應的崗位目標監督機制。目標監督機制是為了幫助辦公室業務進行更為順利而制定的。因此，監督機制不僅要明確監督的范圍，還需要量化相關的督查細則。做到對全局性的重點工作掌握的同時，在細節上也更為優化。例如，形成例會制度，例會是通過一定周期促進辦公室職員自我反思與查漏補缺，形成同仁之間相互了解、相互幫助、互相監督的良性競爭氛圍，同時強調整體發展大局的最佳選擇。一定的獎懲機制，有一定的激勵作用，也有助于提高辦公室職員的參與積極性。辦公室業務管理結構優化離不開全校師生。因此，機制的建設需要建立了解廣大師生員工所思所想，進而創新思路、改進方法、落實制度。機制建設是理論，需要通過各級辦公室切實落實各項內容，積極主動促進優化的工作有序、有效進行，只有這樣才能保證廣大師生和相關群體的訴求得到合理解決。

（三）完善職能建設。辦公室職能種類多，劃分較為困難，因此，強化組織協調職能與參謀助手職能尤為重要。強化組織協調職能，需要辦公室在改革中積極應對權力和利益調整引起的矛盾和問題。參謀助手職能，則需要高校辦公室在完成紛繁復雜的日常工作基礎上，積極分析形勢發展要求，進一步加強信息調研和工作研究，建設信息調研數據庫。通過線上線下渠道，充分了解師生員工的問題與需求，建立明確的校務公開制度，促進師生員工與學校管理層之間的溝通。