提升辦公室工作水平的建議與對策

文/邵陽市中醫醫院辦公室 劉芬

伴隨企業、機關等組織所承擔的社會責任越來越多，其辦公室的工作內容也越來越寬泛，管理的人員逐漸增多，對辦公室工作和管理增加了一定難度，同時也要求辦公室工作更加細致化、準確化。辦公室作為企業的中樞機構，不僅對下屬員工起到管理作用，同時還是上級領導監督和政策執行的二級單元。下文結合我國企業和各個機關單位辦公室工作的實際情況，分析辦公室工作中出現的各種問題，并提出相應的解決措施。

一、辦公室管理中存在的問題

在相關機構中，辦公室都承擔著非常重要的職能，是上下級溝通協調以及聯系相關人員的橋梁。對于辦公室工作人員來說，首要的職責就是參與、管理相關工作的協調職能。因此，有效提高辦公室的工作水平對整個集體的健康發展起到十分重要的作用。由于辦公室所涉及范圍較廣，工作內容較為復雜，致使辦公室工作人員經常出現工作混亂、錯記事項、處理事物不完善等情況；外加工作人員的素質普遍偏低，這些原因都在很大程度上對辦公室水平的提高造成阻礙，不利于辦公室工作的順利進行。

二、提升辦公室工作水平的意義

（一）促進整體的健康發展。辦公室作為二級管理機構的核心部門，不僅負有為領導解決問題、提出建議等職能，還要協調做相關工作，為各個部門提供所需服務；同時還對各個部門在日常管理和活動中出現的各類問題進行解決，做好對外溝通工作，為全局發展和相關工作的順利展開提供保障，為整個企業的正常運轉奠定良好的管理基礎。

（二）對自身起到積極作用。辦公室作為整個機構中的重要組成部分，不僅對整體的健康發展起到作用，還對自身的進步發揮著關鍵作用。隨著企業規模的不斷擴大，辦公室所要負責的責任也越來越重，不僅要承擔外部與內部兩方面變化所帶來的壓力，還要在這期間積極提高自身的管理工作水平。因此，只有不斷提高自身的管理工作水平，才能促進整體管理水平的提升，進而推動辦公室工作向制度化、科學化方向發展。

三、有效提高辦公室工作水平的措施

（一）加強辦公室人員的素質教育。辦公室作為機關單位或者企業的重要組成部分，對整個集體發揮著舉足輕重的作用。因此，對于辦公室的工作人員來說，不僅要具有較強的專業業務能力，還要有處理緊急情況的應變能力及良好的工作作風，進而才能提高工作效率，滿足不同用戶的需求。在辦公室管理工作中，必須加強辦公室人員的素質教育。首先，應對到崗員工進行崗前培訓，提高員工的專業技能，提升職工的素質水平。其次，建立完善的績效考評機制，定期對員工工作進行考察，將員工的工作成果與整體的利益掛鉤。最后，實施合理的獎懲制度，積極發揮優秀工作人員的帶頭作用。

（二）強化辦公室管理。首先，應建立完善的辦公室管理制度，以此為辦公室工作提供規范標準，使辦公室工作做到有法可依、有章可循，進而為辦公室管理工作的順利展開提供保障。其次，加大管理機制的執行力度，構建一個高效的管理體系，形成一個從公文確立、審核、執行以及記錄的管理系統。

（三）做好辦公室保障和文秘工作。辦公室工作人員不僅要具備基本的辦公能力，還要涉及財務、規劃等多學科。在處理外部事物時做到理性處理，并及時找出解決措施。在辦公室工作和文秘工作中，要不斷加強自身能力，加快創新腳步，提高自己的辦事能力。此外，還要掌握文秘知識，不僅要有基本的辦公書面表達能力，還要掌握各種處理公文的知識，切實提高公文的處理質量和工作效率，進而不斷提升辦公室整體的工作水平。

（四）做好實效管理。在企業辦公室管理過程中，要針對具體問題建立具體分析的機制，特別要關注各項辦公事務的時效性，提升時間管理水平，才能更好地提升辦公室管理工作的效率。在時間管理過程中，可以借鑒國外的時間管理機制，有效地提升辦公室工作水平。在辦公室工作中，對于重要且緊急的活動要立即采取行動；對于重要但不緊急或者緊急但不重要的活動，要制定可行性的期限或者是臨時將時間留出空檔。按照不同的時間等級進行事件管理，進而不斷提高辦公室管理質量。

四、結束語

隨著管理理念的不斷更新，機構職能的不斷增加，辦公室所需要承擔的職責也逐漸增多，這就對辦公室工作水平提出新的要求。因此，對于辦公室工作中出現的職責不清、辦事效率低下等問題，相關機構和管理部門應結合辦公室工作的具體情況，制定合理的管理制度，實施規范化標準，提高工作人員的綜合素質，提升辦公室工作水平，為企業或者相關單位提供良好的管理基礎。