醫院干部人事檔案管理優化策略分析

文/山東省濰坊市中醫院 丁立臣

一、重視檔案管理制度

人事檔案，是一個人上學經歷、工作經歷、生活經歷最直觀的描述。在《檔案法》出臺、醫院人事檔案管理系統逐步完善的大背景下，如何管理好醫院干部的人事檔案顯得尤為重要。補充、完善、合理化檔案管理制度及其保存內容和方法，使其具體的管理工作能夠順其自然地進行。第一，人事檔案應統一起來，集中管理。人員發生調動時，同時調動其人事檔案。人事檔案的調整、轉移、規整都應嚴格遵循《檔案法》的相關規定進行。第二，院領導應該加大對人事檔案管理的重視程度，對人事檔案管理的相關細節提出建設性的意見和指導。招聘或培養一批新興時代的綜合管理型專業人才，不斷探索干部人事檔案管理的模式和方法。第三，提高所有醫務人員對檔案的認識深度和重視程度，使其能自發地幫助、配合檔案管理人員提供正確、完整的檔案材料。

二、對所有提交的檔案材料真實性嚴格考察

首先，對于新調動的干部，進行嚴格的學歷變更審核和人事檔案審查。對于擬定了干部晉升或者干部調動的人員，為確保其檔案內材料是否真實，首先進行檔案審核。第二，對于醫務人員的檔案材料，查明其真實性后，在當事人的確認下，加蓋公章，并存放入檔案袋內，存檔。第三，嚴格審查歸檔的檔案材料，確保其完整性。如果發現有年齡錯誤的，應記錄并按照規定填寫《干部出生日期需認證人員登記表》，同時向相關負責人員反映，重新審核其年齡真實性。如果發現檔案內出現以下情形，應及時退回并更正后上繳：檔案內日期缺失、當事人簽名缺失、未蓋單位公章等。如果檔案內出現明顯修改痕跡，應立即查明原委，如有錯誤，立即改正。如果發現檔案內出現以下情形，應組織相應人員及時查明并改正：上繳的人事檔案內某些材料有錯誤的，材料真實性存在問題的。檔案中記載的年齡如果與戶籍中不同，取兩者之間時間久遠者記錄。身份證上的年齡與戶口本上的年齡如果不同，則以出生證明為依據。如果沒有標明年齡是陽歷、陰歷，皆默認陽歷。檔案中《入黨申請書》的批準時間即為干部入黨時間。如果檔案中學歷真實性存在疑問，則應組織相關人員調查檔案中的成績單、入學通知、畢業證、學位證，并將這些信息進行比對。若依舊不能對其真實性作出判斷，則可以去其發證學校根據當時相關教導負責人員描述事實、學校留檔、《中國高等教育學生信息網》的信息等進行判定。在國外取得學歷學位證書的，也要按照相關程序查詢其真實性。

三、工齡應根據《勞動合同法》來計算

從《勞動合同法》中我們可以知道，勞動者在其工作的單位開始工作后雙方簽訂勞動合同應在一個月之間辦理（無論是否具有試用期）。所以，剛剛畢業踏入工作單位的畢業生們計算工齡應該從入職第一天算起，不管你是否具有資格證書。有資質的人，只要與單位簽訂合同，不管他的工作地點是否在單位，也不管是不是繳納保險，在雙方簽訂勞動合同的那一刻工齡開始累積，這樣就是說，老資格的職工，無論哪里工作，也無論是否繳納養老保險，只要與單位簽訂了勞動合同，工齡便開始計算，繳費幾年就計算幾年。按照考試公共招聘新進入的職工，如果是應屆畢業生，那工齡就從第一天開始工作時計算；如果是在其他單位工作過的，沒有去繼續深度教育，無論是否繳納養老保險的職工，可以按照在原來單位簽訂的勞動合同和工資明細，這樣就可以加上在原來單位的工作時間來計算工齡，如果離職過一段時間，則按現在時間去掉離職的時間。

四、人事科發展利用

在醫院單位的工作中，人才的培養比較重要，而培養人才的標準是以檔案為前提。為了能更清楚地使用檔案材料，這樣不僅將職工的個人情況和從業表現記錄在內，也需要了解其他品質、能力、業績等所有情況，不同等級的醫院應當支持用現代化科技手段建造一個可以查閱的信息網頁，方便管理。這樣還需要有書本記錄，采用兩種記錄方法，建立網絡可查閱的系統，提高人事科工作效率。這樣不僅可以網絡查閱還可以紙質查閱，在保持這樣的基礎上，發明新的網絡軟件，將干部的人事檔案信息錄入網絡中，方便查詢，提高人事科的辦事效率。建立檔案系統，安放查閱密碼，將可以查閱的人范圍縮小，這樣可以以電腦為中心連接起高層領導的管理工作，將人才利用率最大化。

五、總結

管理人事檔案是醫院人事科最重要的工作。干部人事檔案是干部畢業后開始工作時記錄其做過什么工作、在哪個地方工作過、工作的能力、工作中的表現、獲得的獎勵及挫折等等，這些都會被整理到檔案中，系統的干部人事檔案是單位聘用及培養人才的有利材料。領導及人事科也可以依據這個材料進行干部的評估。所以人事檔案的管理及歸檔非常重要，在對其管理的過程中應嚴肅認真。