干部人事檔案管理的現狀及對策研究

文/煙臺市萊陽中心醫院 張杰

干部人事檔案管理是組織人事部門的重要工作，這項工作具有政治性和服務性的特點。伴隨當前經濟集團化、全球化的發展趨勢，傳統的紙質檔案管理模式已經無法滿足企事業單位人才開發利用的需要，必須盡快實現向信息化管理模式的轉變。本文對干部人事檔案管理的意義、現狀、對策研究三個部分進行闡述。從領導意識、管檔水平、管檔手段等方面入手，分析了干部人事檔案管理工作目前亟待解決的問題。通過對新時代干部人事檔案管理的發展趨勢進行分析，從領導者、管檔人員、制度法規、系統開發、部門合作等方面提出了對策建議，希望有助于提升干部人事檔案的管理質量和工作效率。

一、干部人事檔案管理的重要意義

對于我國大部分企事業單位而言，人才的開發利用是事關企事業發展的決定性因素，而干部人事檔案是全面了解企事業單位人才的重要載體，直接為企事業單位人才的發掘和開發提供第一手資料，因此干部人事檔案管理對企事業單位發展的作用也就尤為重要。隨著科學技術水平的不斷發展，尤其是信息化的迅速發展，使得傳統干部人事檔案管理模式的弊端日益顯現，越來越不能適應企事業單位高速發展的需要，出現了許多亟待解決的問題。為了適應社會當前發展趨勢，必須盡快改革干部人事檔案管理模式，提高管檔人員的綜合素質和管理水平，加大對資金投入，為干部人事檔案管理注入新的生機。

二、我國干部人事檔案管理現狀

（一）領導者對檔案管理的重視程度不夠。從目前企事業的領導者對檔案管理的重視程度來看，普遍存在重視程度不夠的問題，部分企事業單位的領導者認為干部人事檔案管理僅僅是滿足或者應付上級組織部門的要求，沒有作為企事業單位人才戰略來加以重視，管檔人員和資金投入不足，管檔人員老齡化問題突出，觀念陳舊，缺乏信息管理的能力和意識，導致干部人事檔案管理與人才的開發利用脫節，制約了干部人事檔案管理在人才發掘和利用的應有作用，領導者必須引起高度的重視。

（二）檔案收集歸檔的范圍不夠全面。目前，檔案收集歸檔的范圍還不夠全面。比如第四類材料，目前收集歸檔的材料主要是學歷學位、職稱兩類材料，技術檔案類的材料如專業技術業績、技術創新、發明創造類的材料沒有列入干部人事檔案的收集歸檔范圍，沒有形成規范的歸檔材料，造成有成果無歸檔材料的局面，而這一部分材料對于考察專業技術干部的業務能力至關重要，這些材料的缺失勢必會影響對專業技術干部的全面考察和開發利用。

（三）管檔人員的綜合素質有待提高。檔案管理的質量水平、利用效率如何，關鍵還是要看管檔人員的綜合素質。對于大多數的管檔人員來說，比較重視干部人事檔案的日常管理，比如對檔案材料的收集、甄別、裝裱、歸類、裝訂等日常管理較為重視，對“三齡二歷一身份”的認定原則、依據也較為熟悉，但是對于檔案的開發和利用普遍認識不足，忽視了檔案管理是為人才的開發、利用服務的這個根本目標。另外，目前大多管檔人員還缺乏檔案管理信息化的管理能力，電子檔案的普及進程發展非常緩慢，能夠實行電子檔案“互聯網+”的企業更是鳳毛麟角，更談不上干部人事檔案大數據的未來發展需求了，大大影響了檔案的利用效率。

（四）檔案管理的信息化和網絡化有待提高。隨著企事業單位的集團化、全球化發展，傳統的紙質檔案管理手段已經很難適應企事業單位對人才開發利用的需要。這一點，大多數企事業單位應該向專業的人才獵頭公司學習，如何提高干部人事檔案信息的電子化、數字化、網絡化，成為眾多企事業單位領導者迫切需要考慮和解決的重要問題。雖然各級組織部門也曾建立檔案管理信息系統，但是大多是屬于區域性的，缺乏統一的系統性平臺，信息不能共享，而且與開發利用脫節。現階段存在的問題有：不能與職稱評審、人才考察、選拔任用、人才流動有機結合，目前僅僅局限于信息錄入環節，整個鏈條沒有貫穿徹底，造成目前的干部人事信息管理系統實用性大大降低、最終棄而不用的被動局面。

三、促進我國干部人事檔案管理的有效策略

（一）加強對檔案管理工作的重視。新時代的發展為干部人事檔案管理帶來了新的發展生機，同時迎來了新的考驗和挑戰，迫切要求企事業單位的領導者轉變觀念，必須用長遠性、戰略性的目光，創新干部人事檔案管理模式，兼顧歷史，著眼長遠，結合單位自身發展情況，建立完善的管理體系，充分發揮干部人事檔案在單位人才戰略中的開發使用作用。與此同時，各級組織部門要充分發揮干部人事檔案管理的公共服務職能，盡快建立國家級的統一的干部人事檔案管理信息平臺，強化干部人事檔案的信用管理職能，建立完善的社會信用體系，促進我國干部人事檔案管理使用效率的提高。

（二）加快檔案管理的信息化建設。隨著我國經濟全球化和“互聯網+”時代的到來，信息化、網絡化已經滲透到各行各業，必然也大大影響著干部人事檔案管理領域。筆者認為，加強檔案管理信息化建設當前應該從三個層面入手：第一個層面是，在單位內部實現檔案材料電子化、信息化、網絡化，這個問題已經成為企事業單位實現集團化、全球化發展亟待解決的人才戰略問題之一。第二個層面是，在實現單位內部信息化的基礎上，逐步建立組織人事部門的信息資源共享平臺，這是新時代發展的必然趨勢，但最棘手的問題是如何實現檔案的保密性和信息共享、開發利用之間的矛盾，這是各級組織部門亟待思考的最大難題。第三個層面是，在國家層面的信息資源共享平臺建立之后，實現各政府部門干部人事信息的融合對接，真正發揮干部人事檔案信息的開發利用價值最大化。干部人事檔案管理只有實現了第三個層面的建設任務，才能真正實現無紙化管理，這個層面最大的挑戰將是信息安全和風險防范工作，這些工作的完成，必將促進我國干部人事檔案管理利用的高效率。

（三）提高管檔人員的綜合素質水平。為了實現干部人事的信息化建設，滿足集團化、全球化的人才戰略需要，比如需要全面提升管檔人員的綜合管理水平，尤其是信息化管理水平。信息化管理模式的轉變對干部人事檔案管理人員的素質提出了新的更高的要求。組織部門要加快干部人事檔案管理系統的開發步伐；管檔單位要加強對相關人員的技術培訓，提高管檔人員的專業技能和科學管理水平。同時，還必須加強與其他部門的溝通和溝通，努力順應時代的發展。才能真正促進干部人事檔案管理的信息化發展進程。

（四）建立完善的檔案管理制度和法規。伴隨干部人事檔案管理信息化、網絡化，對信息的保密性和安全性必然會提出新的要求，因此，亟待建立健全電子檔案的管理制度和法規。在干部人事檔案管理利用的同時，加大對干部人事檔案中關于個人隱私的保護，要實行干部人事檔案信息管理的分級授權，分級管理，確保在保證干部人事信息的合理開發使用和信息共享的前提下，最大程度保證信息安全和信息保密。

（五）加大檔案管理的經費投入。干部人事檔案信息化新型管理模式需要大筆資金的投入，為了提高企業干部人事檔案管理效率，企事業單位領導者必須加大投入對管理系統、網絡設備、人員培訓等方面的資金投入，只有足夠的經費保障，干部人事檔案管理模式的創新才能得以實現，也只有鏈接資源共享平臺的各個檔案信息源有效運轉，才能實現全社會干部人事檔案管理的大數據有效開發和利用，最終完成我國干部人事檔案管理信息化全面建設。

（六）增強檔案管理系統之間的融合。檔案管理系統不是獨立存在的，在整個管理系統中各個管理部門相互影響，互相服務，缺一不可，最終目的是要為社會提供更為完善的服務。干部人事檔案管理是一項政治性、服務性二者相輔相成的工作。檔案管理的政治性表現在，檔案材料的收集離不開政府部門和相關單位，必須由組織部門與相關部門協調溝通，共同推動；檔案管理的服務性表現在，檔案管理最終目的是為政府部門和相關單位的人才開發利用服務，必須打通信息采集管理與應用之間的瓶頸。每一個環節都與整個系統中的政府部門、單位息息相關，必須有機融合才能發揮其完整作用。因此，為了實現干部人事檔案信息化管理，各政府部門與企事業單位必須加強相互融合，分工合作。

四、結束語

隨著經濟集團化、全球化和信息化建設的快速發展，干部人事管理模式出現了嚴重的滯后性，必須轉變管理模式，加快干部人事檔案管理的信息化進程，提高管理開發利用效率，順應新時代發展的要求，建立完善的檔案管理系統，健全相應的檔案管理規章制度和法律法規，增強檔案信息風險防范意識，保障檔案信息安全，提高管檔人員綜合素質，促進干部人事檔案管理向管理開發利用的方向快速邁進。