基于現代人力資源管理探討人事檔案管理工作

文/吉林省安圖縣就業服務局 卜繁玲

隨著知識經濟的發展，在事業單位的發展過程中應當充分考慮到人才的作用，對人才進行合理有效的分配，通過檔案管理工作的推進來挖掘不同人才之間的差異，從而對其進行合理有效的分配。

一、人事檔案管理與現代人力資源管理之間的關系分析

人事檔案管理工作開展的對象是人事檔案，主要包括人員基本資歷、健康狀態、入職時間、銀行信息以及技能資格水平等信息，在進行人力資源管理過程中應當充分考慮到這些信息，在這些信息的基礎之上進行一定的拓寬與細化，從而充分有效地挖掘有價值的信息資源，從而對人力資源管理工作進行充分有效的優化與增益。

二、基于現代人力資源管理探討人事檔案管理工作

（一）人事檔案中的信息收集機制改革。在人力資源管理過程中，在檔案信息中不能僅僅包括員工的基本信息，同時還應當包括反映員工發展潛力的一些信息，主要包括職業技能、職業道德與職業素養等信息，這些信息的發展需要檔案管理人員進行充分收集、整理與挖掘。為了充分挖掘這些隱形信息，檔案管理人員可以加強對人員進行定期考核，在考核過程中充分考慮到員工的職業道德、工作的完成情況以及專業的職業技能，從而納入檔案信息之中。同時在人事檔案管理信息系統中充分融合人員對單位的態度與意見，尤其是工作第一線的人員對于單位的態度。為此事業單位檔案管理人員在工作過程中應當充分結合工作實際，從而有效發揮其應當起到的作用。事業單位的基層人員在具體的工作過程中能夠結合工作實際提出一些建設性的意見。由此在檔案管理過程中不僅應當收集工作人員的基本情況，同時還應當收集部分人員對于單位發展具有的一些建設性意見與建議，從而為管理層的發展提供決策依據，為其提供數據上的支持，使得事業單位的發展成為一種良性的發展機制，進行有效循環。為了充分達到這一目的，檔案管理人員應當積極有效地加強與各級工作人員之間的溝通，充分聽取工作人員的意見與建議，并對這些意見與建議進行充分有效的整理、收集、匯總與保存，從而有效促進檔案管理工作的及時更新。

（二）人事檔案管理機制變革。傳統的人事檔案發展中，一般是針對員工的基本情況進行歸納與保管，但是并沒有深入挖掘這些信息，一般工作內容只是一些基本性的基礎性工作。為此應當從檔案管理人員的角度出發，有效規劃檔案管理工作的流程，為其工作制定一定的目標，例如針對檔案管理工作的細化與拓展。在這一工作開展的過程中，由人事檔案管理人員對其進行一定的監督，及時有效地檢查目標的完成情況，同時在對檔案管理人員進行年終考核的過程中充分融合進這一因素，與員工個人的工資獎金掛鉤，從而從績效考核的角度激發員工充分重視人事檔案管理工作的開展，使其能夠全身心投入到工作開展之中。因此可以有效加強檔案管理人員對人事檔案工作的分類與匯總，主要體現在知識成果的展現與技能水平的提升方面，從而將各種有效的信息進行分類與匯總并進行排序，促進自身技術知識水平的有效提升等。在一個單位的發展過程中，人員具有一定的變動性，為此人事信息也應當進行及時更新，因此需要檔案管理人員充分掌握員工的最新信息，從而將其運用到工作過程中來。為了有效達到這一目的，檔案管理人員應當變被動為主動，積極主動地收集員工的信息，對其進行有效歸納與總結，充分有效地提取出有關的重要信息，例如對員工進行定期考核，在個人檔案中對其進行有效運用。

三、構建完善的人事檔案信息管理系統

傳統的人事檔案管理采用的主要形式是紙質形式，在查找、提取與分析的過程中具有比較大的難度，為了充分提升對于信息的利用效率應當建立有效的人事檔案信息管理系統，可以建立一種有效的人事檔案信息管理系統，將傳統的紙質媒體運用到信息化系統之中，從而實現有效的信息查找與傳遞，同時充分利用信息技術，有效滿足事業單位對于人事檔案管理效率的提升。在人事檔案信息管理系統建立過程中，可以采用Web的B/S模式，利用網頁瀏覽器連接到人事檔案管理的客戶端，在檔案管理系統中可以建立一種管理權限，將管理員與用戶進行區分，管理員輸入檔案人員信息，員工可以登錄系統進行個人資料的上傳與查詢。

四、結束語

人事檔案管理包括健康狀況、銀行信息與技能資格水平等信息，在人力資源管理過程中應當對此進行充分考慮。隨著知識經濟的發展，在人力資源管理過程中應當對人事檔案信息進行充分利用，最大限度發揮人事檔案信息的作用，從而有效實現事業單位的可持續發展。