企業數字化檔案管理工作的實踐與探討

文/甘肅省嘉峪關市酒泉鋼鐵（集團）有限公司檔案館 韓云麗

信息網絡技術和計算機技術的迅速發展將人類推入了數字化時代。在當今這個競爭激烈的市場經濟時代，企業的各項工作必須與時俱進，跟上時代發展的步伐，才能夠確保在激烈的競爭中穩步發展。企業檔案管理工作在企業的運營發展過程中發揮著重要的作用，檔案管理工作不僅是企業生產經營活動的原始憑證和原始記錄，而且可以為企業的未來科學發展提供可靠的數字依據。因此，分析企業數字化檔案管理中存在的實際問題，并研究加強企業數字化檔案管理的有效策略，對于企業的穩定、健康、持續發展具有非常重要的意義。

一、企業數字化檔案管理的意義

數字化時代的到來使人們的生活和工作發生了巨大的變化，生活節奏不斷加快，工作效率不斷提高，同時也推動了市場經濟的迅速發展和經濟全球化趨勢的加快。企業傳統的以紙質文件為主的檔案管理模式已經跟不上企業生產運營以及社會經濟發展的步伐。因此企業積極踐行檔案的數字化管理，這是企業生產運營發展的必要要求，同時也是當今信息化時代發展的必然趨勢。鋼鐵企業檔案的數字化管理已經有效推動了企業的穩定、健康、持續發展，對我國的國民經濟健康發展也起到了一定的促進作用。鋼鐵企業檔案管理所涉及的內容比較多，范圍比較廣，信息量比較大。鋼鐵企業的檔案信息反映了企業在其成長運營發展過程中的真實情況，它涉及到企業發展過程中的各種重要決策、專業知識信息以及科技信息等，可以為企業將來的發展規劃提供重要的決策依據。因此，鋼鐵企業的檔案管理工作是企業穩定健康發展的重要的客觀保障因素之一，科學化、規范化、高效化的檔案管理工作可以有效提高企業其他各項工作的工作效率和工作質量。

二、企業數字化檔案管理面臨的主要問題

（一）硬件設備建設不到位。要想實現企業檔案的數字化管理離不開最基礎的硬件設施建設。就企業當前的現狀來看，雖然實現了檔案的數字化管理，但是硬件基礎設備比較落后，沒有及時進行更新換代，運行速度和效率跟不上企業發展的需求。有的企業網絡建設比較落后，機房的網絡基礎設施以及安全防護設施都不夠完善，存在著諸多問題，阻礙了企業檔案管理工作的數字化進程，對企業的穩定健康持續發展也有一定的影響。

（二）企業檔案管理系統與自動化辦公系統之間無法實現無縫對接。企業數字化檔案管理工作所使用的檔案管理軟件是由專業的軟件開發技術人員開發的，而以網絡技術和計算機技術為基礎的辦公自動化系統一般是由上級主管部門以及本單位自行設計開發的軟件，這樣就很難實現企業的檔案管理系統和自動化管理系統的無縫對接，也就意味著這兩套軟件之間缺乏適當的統一管理規范，要實現無縫對接可能性不大，而且檔案管理系統和自動化辦公系統的兼容性也較差。

三、加強企業數字化檔案管理的對策

（一）加強基礎設施建設，提高人員綜合素質。要想實現鋼鐵企業數字化檔案管理工作的科學化和規范化，必須首先加強基礎設施建設，將企業中已經過時的、不能夠滿足數字化管理要求的基礎設施設備及時更換，對于數字化檔案管理的重要部件要盡快著手采購添置，對于存在問題的硬件設備可采取維修與更換并舉的措施，盡可能在達到現代數字化檔案管理要求的基礎上降低預算成本。其次是強化企業工作人員綜合素質建設，包括強化人員的專業化水平、技術技能、責任意識、創新意識以及安全意識等。

（二）做好數字化檔案的精細化管理工作。數字化檔案管理較傳統的檔案管理更加方便、快捷，但是必須注重細節，如果數字化檔案文件處理不好，很有可能造成文件的丟失或者損壞，比如上面提到到檔案管理系統和自動化辦公系統之間無法實現無縫對接就是處理不當的后果。因此，在實施檔案數字化管理過程中，要抓好重點環節，具體包括書面化、全面化、同步化、專業化等環節。文件的形成、收集、整理、審核、歸檔、移交等每一個環節都要進行精心處理，要設立專職的檔案員，通過專業培訓促進檔案員對相關專業知識進一步掌握，提高工作效率。

（三）采用現代化的數字檔案管理手段。所謂現代化的數字化管理手段主要是指當前應用比較廣泛的數字虛擬技術、高微縮技術以及現代化的智能技術等。隨著科學技術的不斷發展和進步，密碼技術、語音識別技術和指紋識別技術等的應用得到發展和加強，文件管理的安全系數也大大提高，并在語音識別技術的基礎上實現歸類存檔的自動化，提高了工作效率。檔案管理實現市場化，可以實現檔案的“共存共享”，促進檔案開發利用和檔案事業的健康發展。

四、結語

綜述所述，在當今這個科學技術迅速發展的數字化時代，企業之間的競爭日益激烈，企業發展的節奏也在明顯加快，企業的檔案管理工作必須與時俱進、不斷創新，才能跟上時代發展的腳步，才能夠滿足企業生產運營管理的要求，才能夠更好地推動鋼鐵企業穩定健康持續發展。因此，積極踐行并強化企業檔案的數字化管理工作，創新檔案管理工作模式和方法，是企業檔案管理工作者的重要責任和義務。每一位檔案工作者要有緊迫感，樹立創新意識，提高自身能力，全面提高企業的數字化檔案管理水平。