高校檔案微信服務模式的新探索

文/晉中師范高等專科學校 尹麗萍

隨著信息時代的發展，高校檔案室信息服務范圍在不斷擴大，增強了服務質量，模式實現了發展與創新。受信息技術的影響，提高高校檔案服務的整體水平至關重要，特別是微信服務模式的出現，讓資料需求者可通過更多渠道獲取信息，呈現多元化發展趨勢。因此，對微信服務模式進行探索具有實用價值。

一、運用微信服務模式的優勢

微信服務模式，與傳統服務模式比較，具有科學和時代賦予的優勢。自然，高校檔案運用微信服務模式具有獨特的優勢。主要體現在如下幾個方面：

（一）應用具有廣泛性。隨著智能手機與數據通信網絡的不斷普及，微信逐漸被人們接受且廣泛使用，微信開發出多個版本，應用到各種手機系統，用戶可通過安裝插件、掃描二維碼等模式應用到電腦上，從而打破了存儲路徑、顯示載體及傳播信息的局限性，實現智能手機與電腦的實時互動。高校檔案運用微信服務模式，為擴大用戶奠定了技術基礎。

（二）信息傳播迅速。微信是一種眾多網絡聯動平臺，支持視頻、圖片、文字及語言，可與多種平臺綁定與實現資源共享。因此運用微信平臺為傳播信息的渠道，連接其他渠道實現輻射型傳播，讓傳播更快速。這項優勢為高校檔案信息服務奠定信息聯動與更新的基礎。

（三）經濟適用，易推廣。微信平臺屬于開放性平臺和公眾性平臺，通過公眾可隨意關注，然后可自主選擇性服務，還可實現有效反饋與及時互動。而且利用微信平臺推廣信息時，用戶只需支付極少的流量費用就可享受信息服務，為高校檔案服務提供更經濟、更廣泛的服務奠定基礎。

二、高校檔案微信服務模式的應用

從前面分析來看，高校檔案運用微信服務模式具有各種優勢。但是應該怎樣運用微信服務呢？筆者結合自身業務工作談談微信服務模式的運用。

（一）實現在線咨詢服務。首先檔案室應該開通微信且注冊公眾平臺；只要擁有微信賬號的用戶可通過二維碼掃描或搜索方式，查找到檔案館微信賬號且加為好友。當用戶對檔案館信息有需求時，可通過檔案館微信賬號實時咨詢。檔案管理工作人員收到請求后，可立即在工作崗位上搜索資源，實時反饋信息。例如用戶需要查閱學校合并之前周年校慶專題活動資料，檔案工作者利用反饋信息可以用文字、語音、圖片及視頻等方式單獨或者混合組成，展現每個階段學校歷史文化內涵，如果需要具體指導或者用戶所給需求比較模式，可讓用戶將問題采用畫面形式截圖發回，經過雙方互動解決問題。因微信具有直觀性和即時性特征，能有效降低解答問題的響應時間，實現解答問題的直觀性，能更好滿足用戶的需求。

（二）FAQ虛擬參考咨詢服務。近年來，虛擬參考資料是高校檔案提供的基于局域網或互聯網的幫助服務機制。傳統服務FAQ服務模式就是把一些用戶常常咨詢與可能咨詢的問題答案編輯成網頁，在檔案室Web站點頁面顯眼位置建立連接，便于提供給用戶查詢。而通過微信平臺，可通過設置網頁端實現自動回復等各種功能。檔案用戶可通過后臺加入問題關鍵詞，及解決問題答案的模塊，有利于自動處理常見的查詢。將FAQ虛擬咨詢，從傳統網頁端轉化成手持客戶端。用戶通過手持設備打開微信，在微信對話框中輸入關鍵詞就能查詢相關答案。采用微信服務模式能縮小網絡終端對用戶查詢的時間和空間限制，可降低檔案室FAQ查詢對網絡終端的依賴性。而且微信服務模式為一對一問答，這種服務模式能避免用戶從大量文字中查詢所需的問題。還能對用戶提出的各種問題展開聯想，提供類似問題作為參考，最大程度實現主動服務。而且采用微信服務模式，能讓檢索結果更具針對性，準確性能夠接近100%，為用戶查詢問題節省大量時間，極大提高用戶查詢效率。

（三）主動推送信息。在實際運用中，除了服務用戶解答各種問題外，還可通過微信平臺，主動、便利及快捷給用戶推動檔案信息，通過搜索功能搜索使用微信人群，主動添加檔案讀者群等各種手段，建立有效的社交網絡，聚集用戶。同時用戶網絡不斷擴張，好友關系網呈幾何數量增長，發布新進數據庫、最新新聞及重要通知等各種信息，可及時推動到各用戶微信客戶端，短時間內就能通知給大量人群。其次，可依據用戶在檔案數據庫中查閱歷史記錄，分析用戶對哪種檔案信息具有濃厚的興趣。運用微信平臺還能給讀者實行點對點的推送服務、專業導讀等，還能得到用戶的實時反饋，便于有針對性調整策略，不僅能提高檔案管理的服務水平，還能有效拉近與用戶間的距離，讓檔案室工作得到極大提高。

（四）通過微信實現信息共享。通過利用微信服務模式，除了能對用戶主動、交互及被動服務外，還可建立信息共享機制。在搜集整理檔案信息的同時，不斷引導用戶對檔案信息搜集整理及發布。而且通過觀看其他用戶的建議，可實現用戶間的資源信息共享，從而縮小用戶間的距離，有利于拉近學生間的距離，提高社交能力。而且用戶還可將使用檔案信息的感想及體會發布出來，供大家時刻分享，用戶互相學習；而檔案管理人員可依據自身優點參與到討論中，對用戶進行指導。

三、結語

無論以哪種形式體現的檔案，最終目的都是為師生提供服務。采用微信服務是高校檔案的良好選擇，通過打造優質的微信服務模式，讓檔案信息進入發聲渠道，擴大檔案信息在社會公眾中的影響力。