試論醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及對策

文/廣西醫(yī)科大學第一附屬醫(yī)院 羅梓元

隨著信息化水平的不斷提高，新理念、新思維的逐步引進以及醫(yī)療衛(wèi)生管理機構的不斷改革，醫(yī)院人事檔案管理也緊隨其后，逐步邁向了信息化、科學化、規(guī)范化，促進了醫(yī)院人事管理水平的不斷提高。醫(yī)院人事檔案管理問題的有效解決，徹底打破了傳統(tǒng)的人事檔案管理的側重點，大大發(fā)揮了人事管理在醫(yī)院管理中的實際作用，從而為醫(yī)院進一步優(yōu)化人力資源，促進醫(yī)院人才持續(xù)健康發(fā)展提供重要的指導思想和發(fā)展方向。

一、醫(yī)院人事檔案管理目前存在的問題

（一）管理制度不健全。專業(yè)性、保密性、真實性是醫(yī)院人事檔案管理的重要特點，需要專業(yè)人員負責存放、歸納、整理。部分醫(yī)院對檔案管理工作意識不到位，認知存在誤區(qū)，還存在“檔案管理是保證檔案不丟失、不泄密”的僥幸思維，不配備專業(yè)人員，未形成完善的人事管理制度，讓人事部門兼任代管，致使檔案管理工作處于被動將就的疲軟狀態(tài)。

（二）信息化程度不高。醫(yī)院是涉及諸多學科的綜合型場所，其人員基數(shù)龐大，種類繁多。前期由于科技化水平不足，紙質文件造成人事檔案管理工作在存貯、調閱、整理上有一定的復雜性。隨著醫(yī)改的不斷推進，檔案信息化已成趨勢。但由于醫(yī)院重視程度和投入經(jīng)費的影響，尚不能實現(xiàn)查詢的快捷性，直接影響效率的提升。

（三）人員素質專業(yè)性不強。人事檔案管理工作復雜程度高、繁瑣性較強，相關管理人員不僅要有信心、耐心，更要有一定的專業(yè)技術水平。目前，醫(yī)院對人事檔案管理欠重視，為了節(jié)省成本，往往實行個別在崗人員兼任的方式。由于人員配備上素質不高、責任意識不足特別是專業(yè)性不強，對人事檔案管理不僅談不上改革和創(chuàng)新，而且使管理工作面較大風險。

二、加強醫(yī)院人事檔案管理的具體途徑

（一）加強監(jiān)督，建立和完善管理制度。完善的管理制度是實現(xiàn)人事檔案管理規(guī)范化的基礎。不僅可以避免管理工作雜亂無章的狀態(tài)，而且可以實現(xiàn)監(jiān)督體系的建立，充分保證檔案的真實性，為管理者掌握人員的調配提供重要依據(jù)。吸收國外優(yōu)秀的管理制度，結合醫(yī)院本身制定完善一套行之有效的管理制度，實現(xiàn)人事檔案從采集、錄入、歸納、檢索等規(guī)范化操作，真正做到有章可循，有規(guī)可依，同時部署監(jiān)督體系，嚴格核查被錄入人員的真實性、合法性，確認無誤后納入歸檔，從而促使醫(yī)院人事檔案管理進入科學有效的發(fā)展軌道。

（二）完善硬件設施，普及信息化管理。信息技術是提辦公效率和辦公水平的必然方式。依托現(xiàn)代化信息技術，醫(yī)院要逐步加強檔案管理信息化建設，配置硬件基礎，加大技術投入，建立一套功能完善的檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)，同時加強系統(tǒng)防護，利用先進防護技術及硬件，做好備份工作，確保檔案信息的完整、保密，防止出現(xiàn)因病毒或入侵等原因造成的信息丟失和篡改。信息化時代的到來，醫(yī)院只有加大現(xiàn)代化人事檔案管理的投入，逐步增加配備相應的硬件基礎和技術投入，才能從根本上優(yōu)化醫(yī)院人才配置，推進醫(yī)院人力資源管理工作順利進行。

（三）提高管理人員的綜合素質。近年來，隨著社會的不斷發(fā)展，醫(yī)院的人事檔案管理工作在對人員的選擇上提出新的要求。首先，檔案管理工作需要有相關專業(yè)的人才上崗操作，按其專業(yè)對檔案進行錄入和分類整理。其次，加強培訓指導工作，通過引進國內(nèi)外相關行業(yè)的高級人才來授課指導，以便提高現(xiàn)崗人員的業(yè)務水平，以適應電子化信息技術的需要。最后，不定期開展相關專業(yè)或者檔案管理工作的學術交流活動，及時和同行業(yè)交流溝通，掌握新型管理知識和經(jīng)驗技巧，在提高自身專業(yè)水平的同時，不斷提高自身素質，適應新形式下醫(yī)改的進行，提高管理工作水平。

三、總結

綜上所述，隨著市場競爭機制的不斷引入，醫(yī)院醫(yī)療服務水平的不斷提升。人事檔案管理工作對于醫(yī)院的地位愈加明顯。通過對目前醫(yī)院人事管理工作存在的問題進行分析提出相應措施：一是加強監(jiān)督，建立和完善管理制度。二是完善硬件設施，普及信息化管理。三是提高管理人員的綜合素質。進一步為醫(yī)院選拔人才、優(yōu)化人力資源、深化醫(yī)療改革調動工作人員的積極性，促進醫(yī)院各項工作信息化、規(guī)范化進行。