新時期如何創新高校學生檔案管理工作

文/西京學院 王海燕

創新高校學生檔案管理工作能夠順應時代要求，提高工作效率，為學生建立更準確更全面的檔案資料，真實反映學生在校期間的學習與生活過程，同時也能為用人單位提供方便快捷的獲取人才信息的途徑。因此，在新時期，創新高校學生檔案管理工作應得到重視。

一、高校學生檔案管理工作現狀

（一）學生資料過于片面，信息貯備不足。很多高校的檔案管理工作以學生的基本信息為主，并對學生每學期的獎懲情況進行簡單記錄。但隨著時代的發展與教育觀念的轉變，學生檔案內更應該準確記錄學生的信用度、品行與作風、各時期學生心理變化情況以及學生各項綜合能力強化程度等多方面數據。但由于很多高校的檔案管理工作由學生負責管理收集與整理，很難全面展開工作，導致學生檔案涉及到的資料不夠完善，很難通過檔案數據分析學生的情況。

（二）高校學生檔案管理人員專業素質有待提升。高校人員眾多，除了要進行學生檔案的管理，還要進行其他教職工的檔案收集與管理工作。很多管理者同時負責多個部門的檔案，專門管理學生檔案的人少之又少。很多管理人員缺乏專業的學生檔案管理工作知識與經驗，將學生檔案管理工作等同于其他管理工作，忽視了學生檔案資料的特殊性質。同時由于缺乏專業素質，導致學生檔案管理人員的責任意識過低，檔案丟失、加蓋公章不規范等缺失對學生產生嚴重影響的問題時有發生。

（三）高校學生檔案管理技術不完善。很多高校在工作中能夠利用互聯網技術的發展與數據庫的應用，將學生檔案采用信息化、數字化、電子化的方式進行存儲，并通過數據工具與網絡技術對學生的成長變化進行分析與預測。但是，很多高校的學生檔案仍以紙質版形式存在，沒有進行電子化的信息錄入，未能實現對學生檔案的高效管理。

二、創新高校學生檔案管理工作的方式

（一）全面收集學生資料，體現學生綜合能力。目前學生檔案收集到的信息，很難全面反映出學生的綜合能力與心理素質，學生很難通過檔案發現自己的變化，用人單位也無法深入了解畢業生的真實情況。創新高校學生檔案管理工作，首先要做的就是全面、多角度收集學生的信息。要將學生在校期間的行為習慣、道德觀念、心理素質、實習或兼職經歷等信息記錄歸檔，及時針對學生的變化情況更新學生檔案中的數據資料，保證學生檔案能夠準確反映學生成長情況，為老師、學生和用人單位提供借鑒。

（二）運用現代化技術進行管理。科學技術的發展，為我們提供了更高效的管理手段。高校學生檔案管理工作要結合時代特點，用現代化的手段創新管理方式，提高管理效率，建立電子檔案管理系統，學生可以通過網絡將本人的信息分類提交到數據庫中，將圖片、聲音等新形式融入學生資料中，并通過數據分析技術形成學生發展變化情況的對比圖，有利于實現網絡化管理，提高高校學生檔案管理的工作效率，可以通過網絡數據掌握不同專業、不同年級甚至是其他學校學生的發展情況，實現學生及學校發展的可視化。

（三）積極研究并引進大數據分析工具。運用大數據分析工具能夠準確實現學生信息的自動歸類與預測。高校要積極與大數據開發公司取得聯系，并與之進行合作。通過引進先進的分析工具，不斷創新檔案管理工作。同時，要廣泛吸納人才，能夠完成校內基礎數據分析工具的研究。可以通過大數據分析，掌握學生心理變化，及時對學生提供必要的心理咨詢服務；分析學生在校期間的實習情況，為學生提供正確的就業指導等。要在新時期，充分發揮數據資料分析的作用，利用先進的技術管理學生檔案，幫助學生發展的同時也提高了工作效率與質量。

（四）注重數據收集的雙向性。以往的學生信息收集，多以學校了解學生情況為目的，很少考慮用人單位關注的重點。新時期，高校檔案管理工作要更加重視用人單位對學生檔案的關注角度，通過收集用人單位的人才需求與反饋，及時豐富學生資料的收集內容，使學生檔案既能反映學生的情況，又能滿足用人單位的需求，實現學生檔案的雙向性，提高學生檔案對學生發展的促進作用。

三、結論

學生檔案是記錄學生成長經歷的關鍵。在新時期，各高校要順應社會環境的變化，不斷創新檔案管理手段，提高管理工作效率，讓檔案能夠更好地體現學生的變化，為學生提供更好的服務。