淺談檔案管理在輸血事業中的應用

文/深圳市寶安區中心血站 王艷萍

我國在1998年開始實施《中華人民共和國獻血法》，規定了無償獻血的制度，很多血站的工作量越來越大，工作的復雜度也在增加，這都對輸血事業造成了很大的挑戰。為了保障血液安全，促進血站的規范化管理，有必要改進原有的檔案管理方式，保障各種采供血的檔案資料安全保存，準確記錄血站日常工作的內容。

一、紙質檔案的管理

紙質檔案是傳統的檔案保存形式，能夠比其他檔案記錄形式更具有法律效力。血站在采血和供血過程中，會產生很多的記錄資料，這些記錄資料包括獻血者的基本情況登記，還有獻血者所獻出血液的檢測報告單等表格數據，在紙質檔案管理中由專人填寫并且簽名，這些業務資料都十分重要，不能丟失。要加強對血站工作人員對紙質檔案管理的重視力度，相關領導就要充分強調對于檔案管理的考核，使得所有人都能夠合理保存檔案。但是目前我國還沒有出臺對于血站檔案管理的規定文件，所以很多管理標準也不是很明確。

由于制度的不健全，很多血站在處理檔案時會出現一些問題，出現檔案文件缺失，或者記錄存在錯誤。在一些由于輸血引發的訴訟中，由于檔案管理工作出現了問題，就會導致血站無法有效舉證，進而直接敗訴。因此單位的領導要充分強調檔案管理的重要性，做好檔案的收集、整理和歸檔工作，確保每個環節都安全有序進行。在輸血事業中應該制定關于檔案管理的行業標準，明確各個需要進行歸檔的項目。血站由于采供血工作的特殊性，就必須做好檔案管理工作，不能出現任何失誤。并且每個血站要因地制宜，確定好適合自己情況的業務檔案管理標準，制定嚴格的規章制度。將采供血檔案的收集、整理、分類和立卷歸檔都納入血站管理范圍之中，并且還要對每個檔案的整理時間作出規定，避免每個檔案從形成到歸檔的時間過長。血站要做好業務指導和監督工作，加強對工作人員的培訓力度，確保每一個具體的操作都達到規范的標準，提升檔案管理人員的業務素質。

二、電子檔案的管理

（一）電子檔案的應用。現在國內很多血站的系統都是唐山現代管理系統，這個系統已經在應用中越來越成熟。為了更真實安全地保護檔案數據安全，應當在管理觀念上做出改變。首先，在檔案數據采集階段，就必須做到真實可靠，不允許絲毫誤差，在條件允許的狀況下，多次采集，選取最優數據進行保存。其次，在檔案的管理中，應當及時了解每個采血項目的進度，以及下一階段的工作安排，及時做好記錄工作。并且在應用時還要充分注意數據安全，要加強對于意外情況的預防。有時候計算機可能會出問題，要避免這種情況帶來數據的流失，首先就應該按照軟件開發商對計算機的硬件做好配置，選用質量比較好的電腦。其次就是要安排工作人員每天對日常數據進行備份，在多臺計算機上進行儲存，還可以考慮購入大容量的移動硬盤進行歸檔工作，并做好意外故障應急預案。

（二）提高檔案管理人員管理水平。為了方便檔案管理人員與血站負責人進行溝通，要對管理人員進行培訓。所有人員應當要按照《檔案管理網絡圖》進行歸檔和查詢，這樣會大大提高效率，不至于在歸檔時隨意儲存，在讀取檔案時，盲目在數據庫中進行尋找，這樣工作量和時間都花費比較大，效率也會比較低下。要形成網絡化管理，做到標準化、規范化。在我國各個血站的辦公室都已經配備計算機進行檔案管理工作，因此，管理人員要懂得如何操作計算機，提升打字速度，對于檔案管理這些專業軟件要會熟練操作，會操作各個功能。因為時代是發展的，計算機技術和電子存儲技術也在發展，應當建立長期有效的培訓制度，所有人員都要參加培訓，并且要通過單位專業技能考核才能上崗工作。國家要從法律上給予制度保障，保障數據安全，根據各地實際情況制定采供血項目歸檔工作制度，對所涉及到的電子文件采集、存儲、讀取、交換數據等過程具體規定，同時對每步操作時間上也給與一個范圍，避免歸檔時間拖得太長，不利于其他工作過程進行數據調用。定期對數據進行檢查和備份，相關部門要嚴厲打擊黑客行為，將犯罪行為扼殺在搖籃之中。

三、結語

輸血事業的檔案管理工作十分重要，需要不斷加大對其檔案管理工作的投入，不斷學習新技術，新知識，采取高效又安全的存檔方式。國家要制定相關的管理標準，對每一個檔案的處理過程做出詳細的規定。在輸血事業中，血站要制定嚴格的行業規范行為準則，因地制宜確定適合自身的檔案處理方式，以檔案管理來保障血液質量并確保采供血過程的安全規范。