PDCA循環在醫院文書檔案管理中的運用和體會

文/華中科技大學同濟醫學院附屬同濟醫院 高倩 曾瑞清

PDCA循環是美國學者戴明提出的管理學理論，又被稱為戴明環，包括計劃、執行、檢查和行動四個環節。計劃（Plan）：根據任務的目標和要求，制定科學的計劃；執行（Do）：進行具體運作，實施計劃；檢查（Check）：對管理的結果進行系統的總結和評價：行動（Action）：對檢查階段發現的問題進行改進。四個環節環環相扣，互相制約，互為補充，呈螺旋式上升運轉；每一次的循環過程，舊的內容都會被新的所替代，以解決所發現的問題，促進管理水平的提高。綜合性醫院的檔案管理，作為醫院管理工作中的重要組成部分，其最基本的功能是記載醫院的發展歷程，為醫院制定醫療改革的決策提供必要參考。隨著當前醫療體制改革的不斷深入，醫院管理正由以往的邊緣化管理逐漸向管理的內核靠近，更需要對醫院檔案進行規范化管理并促進其更有效地利用，為醫院管理服務。為力求檔案管理工作的規范化和高效應用，我們在查閱大量文獻和借鑒同行先進經驗的基礎上，將PDCA循環運用到綜合性醫院的檔案管理工作中，經過近4年的運行，現將運用經驗、成效和體會總結如下。

一、PDCA循環在文書檔案管理中的探索應用

（一）整體檔案管理工作中的PCDA大循環。綜合性醫院的文書檔案管理，非常強調工作的持續性、檔案管理的程序化及易于獲取和利用。每個年度或一個約定階段，會有新的文件或資料需要歸檔入庫。因此，既要對原有檔案進行規范化管理和利用，也要建立規范化程序將新的資料和文件歸檔。為實現上述目標，我們將PDCA循環應用到文書檔案的管理。P：建立完善的檔案分類管理辦法和制度，制定年度工作計劃，明確人員的崗位職責和分工；根據檔案管理對電子化的要求，適時調整歸檔方案和要求，同時根據發展要求，增配相應專用設備。D：依據檔案管理制度和本單位具體要求，開展文件和的資料的收集、歸檔、管理、利用和開發工作。C：針對檔案管理、利用和開發中發現的不足，以及醫院深化管理中提出的新要求，運用魚骨圖等檢查工具，對現有工作進行梳理，及時進行深入學習和討論，引進和完善工作程序和方法。A：將上一個循環中發現的問題加以總結，及時改進現有工作，并將經過論證的改進措施列入下一循環的運行計劃中，實現整個檔案管理工作的上升循環。

（二）具體工作流程中的PDCA小循環。文書檔案的電子化管理和歸檔過程，包括檔案的收集、整理、建檔、錄入等步驟，另外，對檔案的利用、開發工作也融合其中，這構成PDCA管理的小循環。P：根據對上一年度文書檔案歸檔情況的總結和分析，列出本年度進程規劃和注意事項；同時針對上一年度文書本身或移交環節出現的問題，和相關部門進行溝通，以期在本年度避免。D：執行新一年度的檔案收集、整理、建檔、錄入等程序。需要指出的是，每項具體程序中，均再包含計劃—執行—檢查—處理的循環操作模式。如：文檔的錄入環節，從文檔錄入的計劃方案、具體錄入過程、錄入后的進一步檢查及檢查后的總結和處理等，這又是一個PDCA的循環（檔案的整理、建檔過程等亦如此）。可見，大循環中的一環又可分解為小循環來操作，環環有序運行。C：對于本年度新歸檔的檔案資料進行復核檢查，尤其是錄入環節。由于信息量較大，難免出現錄入誤差，因此檢查環節的落實尤為必要。只有錄入信息完善準確，才能保證查閱、利用和開發工作的順利進行。A：對于復核檢查出的疏漏和錯誤，及時改進，并進一步找出原因，做好總結，為下一批文書歸檔即新一輪PDCA循環提供指導和借鑒。

二、PDCA循環應用在文書檔案管理中的成效分析

近4年來，我們將PDCA循環運行到文書檔案管理中，成效初顯，主要體現在以下方面：

（一）檔案管理的各環節節奏趨于緊密，工作流程更為清晰。PDCA循環本身是一個逐步推進的管理流程，每個環節的指令性非常清晰，這使得操作者在具體操作環節中節奏也趨于緊密。以2016年度的歸檔過程為例，針對2015年度檔案管理中的問題（如相同資料幾個部門重復移交入檔等），制定2016年度歸檔計劃和注意事項，進一步和相關部門進行溝通和完善；在執行階段，檔案的收集進程和質量就有了更好地把控；歸檔過程中的每一步環節又均以PDCA的循環路線為指引，工作流程更為清晰，錯誤率明顯降低；檢查環節和執行環節進一步跟進，大大提高了歸檔工作的質量和效率。年度歸檔工作呈現及時性、準確性和規范性穩步提高的趨勢。

（二）利于及時發現問題、找出針對性解決方案。大循環和小循環的每一步環節均以PDCA的循環路線為指引，呈現出“大環套小環”的模式，有利于及時發現不同環節中存在的問題，第一時間得到改進和解決。當小環運行流暢后，大環中發現的問題也會順利得到解決，有效地避免了問題的積壓和“中梗阻”現象的出現。

（三）各環節的相互關聯和反饋，為后續工作提供明晰的指導和借鑒。經過上一個循環的檢查和執行環節，發現疏漏、解決問題、總結經驗，對下一個循環有明晰的、具有針對性的指導和借鑒。例如：在2015年的歸檔過程中，發現某部門文件中標注的附件標題和實際歸檔附件不符，在下一步的文檔利用上出現障礙，在和相關部門溝通解決后，我們及時將此項問題列入到2016年度的歸檔要求中。2016年度以后移交的文件資料，附件準確清晰，不僅提高了歸檔工作的效率，也為后來的醫院評審工作提供了全面準確的資料。

三、PDCA循環在檔案管理運行中的體會

經過4年的工作實踐，在受益于PDCA管理模式的同時，也總結出了PDCA循環運用在檔案管理中的如下注意事項：

（一）在運行過程中應避免只著眼于簡單的過程性大循環，而須把握“大環套小環”的原則。在查閱文獻的過程中發現，很多文獻中只將PDCA循環運用于檔案管理的大過程之中，經過筆者深入學習和實踐，認為PDCA管理循環必須把握“大環套小環”的原則，才能實現管理工作從局部到整體，從片面到全面的宏觀循環上升趨勢。

（二）對于小循環中發現的問題，須及時進行改進和總結。因為此時的問題較為明確和具體，具有針對性，易于解決；問題解決后及時總結，才能在下一循環中有效避免，從而保證大循環的流暢運行。

（三）應將持續性學習和實踐貫穿到PDCA循環的運行中。在PDCA的管理循環中，發現問題、解決問題是必經環節。對于發現的問題，有的是具體操作層面的，可以和相關部門溝通解決；有的則需引進更科學和先進的管理理念和方法才能得以改進。例如：在電子化歸檔要求下，對于部分涉及保密的文書資料，如何在局域網環境中既方便索引，又實現相關內容的保密要求等問題，需要檔案管理工作者不斷深入學習和鉆研，以及定期接受新技術的培訓，才能使檔案管理工作實現實質性的改進和提高。