論紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

文/河南鄭州中國石油化工股份有限公司華北油氣分公司 譚婧

在信息化時代背景下，對于我國檔案管理中傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理來說，電子檔案管理方式的出現(xiàn)使檔案管理工作更進(jìn)了一步，但是同時，檔案管理工作中也出現(xiàn)了一個很大的難題，那就是怎么樣才能更好地將電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種管理方式進(jìn)行更好地融合。只有將二者進(jìn)行充分的融合，相輔相成，互相取長補短，充分合作發(fā)揮各自的優(yōu)勢，才能更好更高效地加強檔案管理工作。

一、紙質(zhì)檔案管理工作的概述

在當(dāng)代信息化極速發(fā)展的社會中，紙質(zhì)檔案管理的方式所起到的作用仍然不容小覷，當(dāng)然它在檔案管理工作中的地位也是舉足輕重的。這里我們也先說說紙質(zhì)檔案管理所具有的特點。

（一）信息明了。紙質(zhì)檔案存儲和檢索的信息都很明了，這樣便于工作人員管理和查找。紙質(zhì)檔案管理中不需要借助任何現(xiàn)代化智能設(shè)備就可以展示相關(guān)信息，在很長一段時間的檔案管理工作中，大多數(shù)相關(guān)檔案管理工作者很容易接受并很快上手紙質(zhì)檔案管理工作，在這過程中，它所受到的外部因素也較小。

（二）存放時間長。存放時間長也是紙質(zhì)檔案最大的一個特點。造紙術(shù)是我國發(fā)明的，自從紙的出現(xiàn)，它就一直被作為檔案的載體而被廣泛使用。紙張的耐久性很強，雖然會出現(xiàn)某些特殊的情況，但只要精心管理，紙質(zhì)檔案一般都能保存很長時間。

（三）同步歸檔。當(dāng)一線城市的房產(chǎn)吸引了國內(nèi)外投資，然后運用這些資本進(jìn)行不動產(chǎn)投資以求資金翻倍，同時，產(chǎn)權(quán)利用資金進(jìn)行運作，發(fā)生了上一次買賣的相關(guān)信息未完成時繼續(xù)進(jìn)行下一次買賣轉(zhuǎn)移的現(xiàn)象。在這整個過程中，同步歸檔的方式便應(yīng)運而生，它能有效提高相關(guān)工作效率。同時，同步歸檔既是一個城市快速發(fā)展的必然要求，也是一個城市進(jìn)行國際化進(jìn)程的相關(guān)配套措施。這里的同步歸檔是指：在接收檔案的24小時內(nèi)完成整理和檔案上架。大大提高相關(guān)工作的效率，高效的工作能夠更方便地服務(wù)人民群眾。同時，檔案的數(shù)字化加工是一個比較繁瑣的流水作業(yè)，這需要幾個工作小組合作完成。大量的檔案經(jīng)過多個環(huán)節(jié)，這期間怎么做到零失誤，也是需要注意的地方。我們也給出相關(guān)措施供相關(guān)工作者進(jìn)行參考。首先，接收檔案的工作人員收到檔案的時候，同時必須從數(shù)據(jù)庫中調(diào)取出電子檔案表格，清點數(shù)目，確認(rèn)無誤再進(jìn)行下一步的工作。然后每件檔案按照表格內(nèi)容清點內(nèi)容等相關(guān)信息，確認(rèn)沒有出現(xiàn)錯誤進(jìn)行手工和電子的簽署，如果發(fā)現(xiàn)問題檔案，在簽署前進(jìn)行檔案退檔處理。接下來，把檔案的手工簽署和電子簽署結(jié)合到組內(nèi)并移交庫房。這一系列做完才算是真正完成檔案數(shù)字化加工的工作。

二、電子檔案管理工作的概述

在信息時代的推動下，電子檔案管理也被當(dāng)作是一種新型的、更加高效的檔案管理方式。同時它也存在某些不可替代的特點。

（一）可以進(jìn)行多樣化管理。這里的多樣化管理是指存儲內(nèi)容的多樣化。電子檔案管理不僅僅是對文字信息進(jìn)行管理，它也可以對圖片、聲音等信息進(jìn)行管理。這種存儲方法是紙質(zhì)檔案管理所無法做到的，改變了紙質(zhì)檔案管理中只能對文字信息進(jìn)行管理的狀況，它同時也讓檔案管理方式變得更加豐富多樣。

（二）載體小、儲存量大。電子檔案的管理是將需要保存的資料通過現(xiàn)代科技轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行存儲管理。這大大改變了紙質(zhì)檔案管理中以紙張作為信息載體的傳統(tǒng)管理方式。同時，電子檔案管理所占據(jù)的空間非常小，儲存量很大，往往一個普通U盤就能存儲大量檔案信息，這些都是紙質(zhì)檔案所無法做到的。

三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

（一）二者之間的共存。紙質(zhì)檔案和電子檔案在未來很長一段時間內(nèi)都要通力合作，一起進(jìn)行檔案管理工作，兩者共存的原因也大致包括以下幾種：首先，第一種，電子檔案的形成是在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上出現(xiàn)的，它就等同于是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化的表現(xiàn)形式，相關(guān)檔案管理部門剛接收檔案時，就要求改為電子檔案，這時電子檔案和紙質(zhì)檔案是共存的。還有一種，是按照要求將以前的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，這也算是紙質(zhì)檔案與電子檔案的共存。其次，先有電子檔案再將其改為紙質(zhì)檔案。隨著當(dāng)前我國社會信息化進(jìn)程的發(fā)展，人們的日常生活節(jié)奏也逐漸加快，而電子檔案在功能上超越了紙質(zhì)檔案，它能夠快速記錄一些相關(guān)工作內(nèi)容，但是電子檔案也有一些缺點，比如它在管理過程中易遭到損壞，基于此，相關(guān)工作者常常把某些重要的電子檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)檔案。這種情況也分為兩種形式：一種是已經(jīng)歸檔的電子檔案根據(jù)相關(guān)行業(yè)要求和需要而轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)檔案，這時電子和紙質(zhì)實現(xiàn)共存。另一種是電子檔案完成后以信息傳輸?shù)男问竭M(jìn)行傳送，在這過程中進(jìn)行電子檔案紙質(zhì)化，這也能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)和電子的檔案共存。

（二）紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的互動。紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理之間的互動是基于兩者間的共存而進(jìn)行的。兩者共同合作相輔相成、相互依賴，但同時每個檔案管理的系統(tǒng)內(nèi)部也獨立發(fā)展。紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理這兩者既要完成自己本管理系統(tǒng)內(nèi)的工作，也要發(fā)揮自身的特點互相配合，共同進(jìn)行工作的推進(jìn)。兩者之間在工作過程中互相影響能夠有效地提高工作效率，對檔案管理工作來說也具有一定的積極意義。紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理之間互相影響主要表現(xiàn)為以下幾個方面：其中一方面是在紙質(zhì)檔案管理的影響下，電子檔案管理可以根據(jù)其不斷完善自身的管理工作方式。兩者相互影響、共同進(jìn)步，從而在檔案管理領(lǐng)域形成一個系統(tǒng)的綜合的管理體系。還有一方面是電子檔案管理對紙質(zhì)檔案管理所帶來的影響，其中之一，紙質(zhì)檔案管理受到電子檔案管理的影響能夠在一定程度上加速檔案管理進(jìn)程，有效推進(jìn)檔案一體化管理。從另一個角度來講，電子檔案管理的實體管理模式或多或少地促進(jìn)了紙質(zhì)檔案的管理，實體系統(tǒng)性管理也是紙質(zhì)檔案管理的基本，這兩者只有更好地融合才能更加高效地進(jìn)行工作。同時，電子檔案管理也具有快速檢索的功能，這個功能能夠更加方便快捷地進(jìn)行信息的搜索，當(dāng)電子檔案和紙質(zhì)檔案合作工作時，紙質(zhì)檔案也能夠借助電子檔案的管理模式通過信息檢索更快更準(zhǔn)確地查找到檔案。

四、結(jié)束語

綜上所述，在紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理進(jìn)行互動融合的過程中，電子檔案管理的方式隨著當(dāng)代信息化時代的發(fā)展其應(yīng)用范圍日益擴(kuò)大，相應(yīng)的，紙質(zhì)檔案管理的范圍規(guī)模則逐漸縮小。但是當(dāng)今我國的檔案管理工作中仍存在著很多問題，檔案管理中的相關(guān)工作人員要多利用科學(xué)的手段對電子檔案進(jìn)行管理保護(hù)，以推進(jìn)電子檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展，與此同時，也要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行必要的保留和保護(hù)。只有電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理之間二者完美結(jié)合，互相取長補短，加強檔案管理工作，才能促進(jìn)我國的檔案管理工作更上一層樓。