鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理從紙質(zhì)到電子化的必要性探討

文/山西省文水縣南安鎮(zhèn)人民政府 李文強(qiáng)

隨著信息技術(shù)的持續(xù)更新和進(jìn)步，計算機(jī)在人們?nèi)粘Ｉa(chǎn)生活中的應(yīng)用程度不斷提升。檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)和地區(qū)黨政工作過程中發(fā)揮了極大的參考作用，其作為一種潛在的、無形的生產(chǎn)力，能為地區(qū)的發(fā)展提供必要的參考，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理機(jī)構(gòu)提升自身的工作效率。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的基本情況分析

（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的內(nèi)涵。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案，主要是指鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委和政府在日常的公務(wù)活動中所直接形成的歷史記錄，包括文字、聲像以及圖表等不同的表現(xiàn)形式，其對于國家、社會具有較高的利用和保存價值。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案和當(dāng)?shù)厝罕姷那猩砝姹３种芮械穆?lián)系，對于積極開展群眾管理工作，解決一些基層矛盾和問題具有積極意義和作用。

（二）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的作用。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，是國家檔案工作體系的最基層，其能夠針對我國社會主義基層政權(quán)的歷史面貌進(jìn)行全面深刻的反映，為積極開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作提供良好的借鑒和參考。積極開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，需要針對檔案館館藏進(jìn)行全面細(xì)致的分析，采用科學(xué)有效的管理手段，這樣才能更好地落實黨和政府的各項政策，成為解決民事糾紛的重要憑證，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)開展相應(yīng)的農(nóng)業(yè)科研工作和農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，提供良好的前提條件。通過管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案，能夠在較短時間內(nèi)及時發(fā)現(xiàn)所需要的檔案內(nèi)容，為各項管理工作、生產(chǎn)活動提供必要的前提準(zhǔn)備。

（三）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理朝著電子化發(fā)展的必要性。電子檔案充分應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)，通過硬盤、光盤等載體開展存儲工作，其符合檔案管理的要求和使用習(xí)慣，能夠針對各項檔案資料進(jìn)行科學(xué)有效的保存。現(xiàn)代信息化和計算機(jī)科學(xué)技術(shù)的持續(xù)更新和進(jìn)步，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案電子化發(fā)展提供了良好的前提條件，同時鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案涉及到的各項信息資料種類和數(shù)量都較多，大量的紙質(zhì)檔案在保存和利用方面存在較大難度，需要積極采用科學(xué)合理的管理手段，充分提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的利用水平。

二、檔案管理從紙質(zhì)到電子化發(fā)展的方式和手段

（一）建立健全電子化檔案管理系統(tǒng)。積極建立起科學(xué)的電子化檔案管理系統(tǒng)，能針對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案進(jìn)行分類和管理，有效提升檔案管理、利用的實際效果，并針對檔案查閱的訪問權(quán)限和密級進(jìn)行確定，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理工作提供良好的前提條件。在建立電子化檔案管理系統(tǒng)的過程中，首先，需要充分利用多種信息化技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)等手段，搭建起數(shù)字化檔案館、智能庫房管理系統(tǒng)、電子化檔案查詢平臺等系統(tǒng)，推進(jìn)電子化檔案管理工作順利開展。其次，需要加強(qiáng)定期的系統(tǒng)更新和維護(hù)工作，及時尋找到電子化檔案管理平臺中存在著的問題，并予以有效解決和控制。加強(qiáng)系統(tǒng)安全性，設(shè)置明確的訪問權(quán)限，減少信息泄露的情況出現(xiàn)。

（二）加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員隊伍建設(shè)工作。積極開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，需要有大量的高素質(zhì)優(yōu)秀人才作為支撐。開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員隊伍建設(shè)工作，首先，針對編制內(nèi)人員和編外人員積極開展思想政治教育工作，切實有效地提升聘用人員的責(zé)任感和職業(yè)道德感，促進(jìn)聘用人員全身心投入到相應(yīng)管理工作之中。其次，可以積極引進(jìn)一些專業(yè)人才，加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化平臺建設(shè)工作，為積極開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化發(fā)展工作，設(shè)立完善合理的規(guī)章制度，設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，減少工作中的一些不合理問題。再次，需要多開展一些團(tuán)體活動，比如說知識競賽和趣味競賽等方面，讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員能夠在參與活動的過程中不斷增強(qiáng)自身的責(zé)任心和歸屬感。最后，提升資金專款專用的效果。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理朝著電子化方向發(fā)展，需要有大量的資金和資源作為重要前提支撐，保證專款專用，不僅能夠保證檔案管理工作有著充足的資金，同時還能夠通過正規(guī)財政核算，保證檔案管理人員的基本生活需求。

（三）全面提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。推進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理從紙質(zhì)化向著電子化的方向發(fā)展，需要增強(qiáng)管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性，積極采用現(xiàn)代管理手段，針對各項檔案進(jìn)行集中管理。將各項鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案進(jìn)行分類，按照影像檔案、實物檔案和科技檔案進(jìn)行細(xì)化劃分，并分別放置在不同的地方，采用不同的管理和保存手段，促進(jìn)檔案管理工作有序有效進(jìn)行。選派專門人員針對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理進(jìn)行全面負(fù)責(zé)，劃分每個管理人員的具體職責(zé)，保證每項管理工作都能夠落到實處。

（四）建設(shè)統(tǒng)一化的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理機(jī)構(gòu)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)開展檔案管理工作的過程中，所擁有的現(xiàn)代化技術(shù)水平不一致，想要充分實現(xiàn)良好的電子化發(fā)展效果，需要建立起統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)，針對檔案管理工作過程中的各方面情況進(jìn)行全面控制，設(shè)立出規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，便于各個管理機(jī)構(gòu)都能夠針對電子化信息技術(shù)進(jìn)行共享，集中化管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案。

三、結(jié)束語

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理從紙質(zhì)到電子化發(fā)展，需要建立健全電子化檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員隊伍建設(shè)工作，同時還要全面提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化，并建設(shè)統(tǒng)一化的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理機(jī)構(gòu)，這樣將能夠有效推進(jìn)各項管理工作順利開展，增強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化效果。