淺析信息化時代衛生監督辦公室文書檔案的收集和歸檔

文/山西省忻州市衛生計生委衛生監督所 蘇東冬

文書檔案是單位歷史發展的回音壁，辦公室文書檔案是一個單位的歷史資源和信息資源。它關系著整個單位各項工作的順利進行。所以有必要利用大數據采用先進技術，對現有的文書檔案進行收集和歸檔。通過大數據分析來分享海量豐富的檔案信息，有層次推進檔案工作的改變，從而提升檔案工作效率。

一、衛生監督辦公室文書檔案收集和歸檔的現狀

（一）檔案意識淡薄。在單位諸多科室中，檔案室屬于二類科室，是屬于基礎管理工作，無法產生相應的經濟效益，對單位的發展產生不了過多的影響力。特別是由于領導缺乏信息化檔案建設意識，對人員的配置，資金的投入都有所欠缺。有的檔案管理人員并不是出自檔案管理專業或者相近專業，不僅專業知識缺乏，而且檔案管理的意識淡薄。另外對檔案室的資金投入較少。總認為買幾組檔案柜能夠放下檔案盒就可以了。這些都會導致文書檔案資料收集不齊全，整理也不夠規范化，從而影響辦公室甚至是整個單位的工作效率。

（二）信息化檔案管理機制不健全。辦公室檔案管理信息化建設中，存在建設標準不完善，不統一的問題。現階段國家缺乏相關的政策與法規來引導文書檔案信息管理，導致各部門難以實現文書檔案的共享。雖然衛生監督系統大部分地市都建設了數字檔案平臺，但由于缺乏數字檔案管理的意識以及管理機制不健全，所以帶來好多問題。數字檔案管理同紙質檔案比較，在管理思路和方法上都有不同。數字檔案管理采用電子文件的方式進行檔案的收集和歸檔。需要更為嚴格的技術手段和管理措施。有些部門并沒有認識到電子文件管理數字檔案給檔案管理工作帶來的便捷。往往還繼續沿用以往檔案管理的方法。加上機制不健全，執行標準不嚴和內部組織無法滿足檔案管理的要求，這些都成為檔案信息化建設推進的障礙。

（三）檔案管理人員專業知識不足。信息化時代，檔案管理要求管理人員要有一定的專業素質。數字檔案室包括軟件和硬件部分，檔案人員不僅要掌握計算機和相關網絡知識，熟練操作檔案管理系統，還需要配備軟件和硬件的維護人員。目前衛生監督系統的檔案管理人員年齡結構、知識結構偏老偏少，對于檔案管理知識基本上還是沿用過去的知識體系，對計算機知識只是一知半解，甚至有的連最起碼的電腦打字都不會，更不用說高端的檔案目錄和檔案全文的掛接問題。特別是在面對海量的辦公室文書檔案的收集歸檔問題時，在紙質檔案向數字檔案轉換的過程中，工作量十分龐大，急需要考驗檔案人員是否有過硬的計算機業務素質及責任心。尤其是在檔案的掃描轉換階段，更需要檔案人員謹慎認真嚴格控制，保證檔案目錄和檔案內容的正確掛接。當下山西省衛生監督系統除了部分大的地市，如像太原市、晉中市等數字檔案室建設的比較成熟以外，其他地市仍以紙質檔案的管理為主。對于數字檔案系統的使用管理和維護方面還需要進一步加強。

（四）檔案信息安全隱患問題。文書檔案在收集和歸檔時，要應用計算機網絡系統。網絡是大數據時代檔案信息活動的基礎，也是風險源頭和傳播媒介。檔案信息安全的風險集群性使傳統網絡安全難以應對驟增的安全風險。其次是數據安全風險，數據安全涉及檔案信息的保密性、真實性、完整性等方面。在大數據環境下由于檔案數據的多源特點。采集的數據可能不夠完整。或是人為偽造的不真實數據，這會破壞其可信性。第三當檔案管理方式發展到數據平臺階段，平臺安全風險也會產生，以及后續的檔案管理還存在服務安全風險。由于服務方式轉變會促使檔案數據平臺上產生大量的用戶數據。

（五）資金投入問題。數字檔案室的建設，在硬件設備庫館藏資源庫和電子檔案接收、數據線上線下傳輸平臺建設等方面，都需要大量的資金投入，如果沒有充足的投入，后續的建設都是空談。就目前情況來看，衛生監督系統在數字檔案室建設的業務經費投入上非常有限，通常這些經費只能夠維持最基本的檔案室日常的開展。想要在硬件投入方面開展工作有著很大的困難。

二、信息化時代衛生監督辦公室文書檔案收集與歸檔的新探索

（一）更新工作理念，加強檔案管理工作意義。相關領導對數字檔案室的重視程度，直接關系著數字檔案室的進度。通過宣傳讓其認識到檔案信息數字化管理的重要意義。加大對數字檔案室資金設備人員的投入。同時還需要得到全體干部職工的支持，以多種形式開展《檔案法》《保密法》等法律法規的宣傳教育活動。轉變思想，所有人員自覺及時地向辦公室移交在執法過程中形成的檔案資料，不斷規范工作流程與制度，提升文書檔案信息化管理水平。

（二）完善信息化檔案室管理的相關制度。規范檔案管理流程和行為的重要內容就是要用制度建設來保證數字的建設。建立和健全各數字檔案管理制度，使數字檔案管理和建設更加標準和規范。制定數字檔案室建設方案，對檔案室的內涵、標準、技術要求、信息安全給出明確規定，制定檔案信息保密制度，檔案查詢使用說明，檔案利用權限設置，利用流程等。同時規范檔案的網絡使用，實現全部過程的數字檔案管理。

（三）提高檔案人員綜合素質，強化檔案管理隊伍。信息化時代，要求檔案管理人員除了掌握其管理的基本知識之外，還需要具備計算機知識和網絡知識，熟練使用數字檔案系統，熟練運用業務技能，提升文書檔案管理工作水平。還要有良好的創造能力和創新的管理方式，滿足檔案數字管理的工作要求。由于數字檔案管理不同于傳統的管理方式，在傳統檔案管理中，檔案管理人員主要負責檔案的存取和保存，而數字檔案管理，需要了解數字檔案的形成過程，了解電子文件具有的價值，利用相應的技術，對電子文件信息進行管理，完成信息收集篩選建檔和歸檔等操作技術。為適應信息化時代，要求檔案人員不斷地學習，以自學為主，培訓為輔，樹立終身學習的觀念，同時落實激勵機制，激發工作熱情，加大工作考核力度。檔案人員也要加強主動交流與分享經驗能夠充分利用網絡現代通信等高科技手段，逐步增加檔案部門與檔案人員的信息來源。從整體上提升檔案管理人員的素質更加高效地開展工作，不斷提升文書檔案信息化管理水平。

（四）建立健全檔案信息安全保障體系。大數據應用使檔案信息安全面臨更多的技術和管理風險，在檔案信息資源共享之前面臨的安全問題主要是檔案實體的安全，檔案數字化后，檔案資源共享就會面臨網絡信息安全問題，所以在互連互通的過程中必須從多方面著手。首先法規標準的建立是風險防范的基礎，有助于從頂層厘清各方權責利關系。從制度方面管理制定系統的操作性強的信息安全管理制度，明確安全責任，完善共享省查制度。其次，數據驅動是風險防范的動力，可以由機器根據數據直接決策。檔案部門應視數據為資產，以數據流動帶動人流、物流、技術流、資金流等各方資源的合理配置和科學運轉。確保檔案信息安全管理的可視可控精準高效。

（五）加強辦公室文書檔案數據的管理和質量控制。檔案數字化需要將紙質檔案轉化為數字檔案。數字檔案室最基本的設備儀器有：計算機、服務器、局域網、掃描儀。這些設備準備齊全，安裝正常后，就可以進行檔案管理軟件的安裝，軟件安裝完成后，經軟件安裝技術人員培訓后即可上崗操作。首先是電子文檔的收集，通過掃描儀和數碼相機等介質物將紙質文檔轉換成電子文檔。文檔格式一般為pdf文件或圖片jpg格式。其次電子文檔的整理也就是分類和歸檔，分類時，按照門類設置增加電子文檔，填制案卷目錄。自動生成檔號上傳原文，然后對文檔進行歸檔保管，根據文檔內容設置密級等級。在此過程中，做好檔案數據的管理和質量控制，降低檔案數據的差錯率，保證檔案數據的有效利用。確保檔案鑒定、掃描目錄錄入、質量檢查、目錄與內容掛接的安全性。設置系統權限，安裝網絡防火墻，并做好檔案信息的備份，保證檔案數據的安全，也有利于檔案信息的資源共享。

總之在這信息化時代，衛生監督辦公室文書檔案的收集與歸檔，首先要建設數字化檔案室。通過利用電子計算機對電子檔案進行收集、整理、保管、利用。達到信息數據資源共享。其次，檔案作為最真實最原始最可靠的信息資源，數字檔案館的建設與發展為其傳播與共享提供了現代化的可靠平臺。對于促進衛生監督各項事業的發展，維護人民群眾的根本利益具有重要意義。