核電企業文檔一體化管理策略探討

文/山東核電有限公司 魏志成

文檔一體化就是結合文件、檔案管理的需要，對文件的生成、辦理、歸檔等進行全過程的管理。近些年來，信息科技水平不斷推進，社會已經進入大數據時代，文檔工作也逐步實現信息化、數據化管理，從而滿足核電企業的發展需要。

一、核電企業文檔管理的特點

在核電企業中，相關信息以文檔管理為紐帶，順利形成核電檔案，文檔管理的特點主要表現在以下方面：

（一）文件材料分散。在核電企業建設中，首先需要對項目的可行性進行論證，對建設地址的地質災害情況進行評估，其對核電事業的進步、國家政策等產生重要的影響。對于核電項目而言，其立項工作有分散性，因此相關文件分布在零散的人手中，使得核電項目立項之后，相關文檔材料的歸檔工作等也會遇到困難。

（二）文檔管理難度大。核電企業的項目工程需要長時間的建設，并且項目建設過程中涉及很多建設單位，供貨單位數量多，簽訂的合同也有數百個。但是核電企業的文檔部門管理人員數量不足，要使核電工程項目建設中施工、設備供應、安裝、調試等環節的文檔工作全面的處理，其難度是比較大的。當前核電企業項目建設一般都是總包管理的方法，將項目進行分包，從而使核電企業的文檔管理壓力得到緩解。

（三）文檔數量多，技術保密性強。核電的技術含量是比較高的，核電項目建設需要積極創新。核電項目建設之后，涉及的檔案文件材料數量巨大，文檔材料中包含的材料信息也是高度保密的。

（四）檔案文件長期利用。在核電企業項目建設中，項目從立項開始到竣工完成的過程中包含大量的材料信息，這些檔案文件材料是核電檔案的基礎性內容，能夠為核電站的運行、檢修等工作提供科學的依據，并逐步形成新的檔案文件資料。

二、核電企業文檔一體化管理策略

為使核電企業文檔實現一體化管理，需要做好文件產生到保存銷毀全過程的工作，通過做好人方面的工作，全面提高核電企業文檔一體化管理效果。

首先，做好文件產生到保存銷毀全過程的工作。要建設良好的文檔管理平臺，核電項目建設中涉及很多參建單位，因此要建立辦公自動化、網絡系統平臺，文件辦理結束后將其歸檔到文檔管理系統中。建立文檔管理平臺時，需要將檔案管理的要求融入辦公自動化系統中，使文件的辦理、歸檔管理能夠有效結合，從而使文件的產生、保存、銷毀全過程管理有好的條件。與此同時，文件形成主要涉及文件的有效性、編碼管理。如今信息技術發展，辦公逐步實現無紙化，通過電子簽名技術實現電子文件管理。為提高文檔管理的效果，需要有效地控制電子文件的審批，從而使電子文件更加有效。在核電企業管理中，文件編碼體系是重要的內容，文件編碼就是從電子文件形成開始對文檔進行管理。此外，核電企業工程項目建設的時間是比較長的，參建單位多，檔案數量也比較龐大，因此給文檔管理工作帶來了極大的難度。核電企業的文檔工作需要轉變歸檔方法，要提前做好規劃和計劃，收集工作需要前后交叉進行。

其次，做好人的方面的工作。核電企業文檔管理與傳統企業檔案管理人員素質薄弱不同，其人才隊伍比較專業，并且團隊之間能夠有效地配合，其優勢是比較明顯的。

核電企業的檔案管理部門要有專業的信息團隊和文檔管理隊伍，更好地促進電子文件進步。建立信息化平臺與管理模板，保證滿足用戶二次開發需要，其人才隊伍中主要涉及專業的信息技術人員。文檔管理團隊中主要包括多樣化的人才，如情報、檔案、圖書等人才，同時強化其英語知識能力。

由于核電工程項目的建設單位比較多，建設周期長，產生的文檔數量也比較多，單靠一兩個人是無法對文檔進行管理的，所以需要在隊伍配備上實行“文控+檔案員”的模式。建設核電項目前期文件工作比較多，在文檔一體化管理過程中，文控人員處于主導地位，檔案人員輔助，由文控人員落實檔案工作的前端管理，檔案人員負責文件的歸檔與收集。核電項目建設后期，文件歸檔工作也達到最高峰，在一體化管理中，檔案人員處于主導地位，文控人員輔助，二者共同配合使檔案科學的整理并有效的專項驗收。

對于核電企業文檔管理而言，其是有特殊性的，“文控+檔案員”的管理方法能夠在執行中分割文檔一體化。提高工作人員的素質與專業化水平，強化其檔案專業以及文檔管理系統平臺的應用能力，并加強文控人員與檔案人員之間的溝通交流，使其能夠順利實現角色轉換，并強化其技能水平。

三、結束語

總而言之，在核電企業中，文檔工作管理是極為重要的，檔案的管理工作要注重其專項驗收與日常的查閱。當前網絡信息技術水平不斷提高，文檔一體化管理也注重對電子文件的管理和前期控制，要做好文件產生到保存銷毀全過程的管理工作，還需要強化人員水平，通過這些方面的努力順利實現文檔一體化管理效果，更好地為核電企業發展服務。