醫院檔案管理在促進醫院持續發展中的作用探討

文/唐山市豐潤區第二人民醫院 劉大永

一、加強醫院檔案管理上的創新，推進現代化建設

首先，醫院若要提高醫院檔案的利用率，應加快建設電子檔案管理系統的硬件系統和軟件系統，雙管齊下才能保證電子檔案的有效利用。硬件系統方面，醫院應該隨著時代的發展逐漸更新硬件設備，增加內存量以存放越來越多的醫院檔案材料，形成一整套完整的醫院檔案管理體系。軟件系統則包括了查詢端軟件和管理端軟件，一個是供用戶使用，另一個是供管理人員使用，只有做好兩個軟件之間的聯系才可以形成綜合服務模式。

其次，網絡安全問題目前困擾著眾多醫院，加強醫院網絡安全的防范已經刻不容緩。醫院網絡安全部門要對服務器和終端計算器建立起防火墻，保護內部網絡不受外界的非法訪問和侵入；還可以通過對服務器的訪問控制去掉不必要的網絡訪問，從根源上防止被入侵。另一方面要安裝有效的網絡殺毒軟件，對網絡進行監控，了解新型電腦病毒的類型并做好安全防范措施，防患于未然。

最后一點，也是最重要的一點，每份檔案我們可以為其專門制作一個條碼，這樣不僅能在一定程度上節約時間、節省人力，還能降低錯誤的產生，保證醫院檔案信息的真實可靠性，我們要將電子檔案管理與紙質檔案管理的優勢互相結合，雙向利用。為此，我們可以在紙質檔案上印上為醫院人員一對一制作的二維碼。

二、加強醫院檔案的靈活運用，充分發揮其價值

共享壁壘是目前檔案管理工作創新中所面臨的一個問題。檔案的開發與利用，是檔案科學管理的基本出發點，醫院醫院檔案的價值就是在開發與利用的矛盾運動中，以其參與社會和教育科研等各種活動，并在其中發揮參考、借鑒、憑證作用而慢慢體現出來的。醫院檔案在醫院期間，為了更好地讓醫院掌握醫院人員的實際情況，就必須嚴格管理醫院檔案，推動醫院檔案向服務化方向發展。

（一）醫院檔案編研角度。醫院檔案要做到靈活運用就要從檔案的編研著手，在發展日新月異的當代，一成不變的編研形式已經阻礙檔案編研向更深層次發展。醫院檔案的編研需要大量真實有效的檔案材料，檔案工作人員應當將分散、殘缺、雜亂無章的檔案材料進行整理和提煉，但絕不是簡單的堆砌和羅列。首先我們要事先確定一個中心思想，后續圍繞著這個中心思想進行一系列的選材，凡是圍繞中心思想的材料，都可以留下，如果有些材料偏離了中心思想，即使再優秀，也要舍棄。其次，選材一定要注重真實性。只有真實的檔案材料才會在編研結果中展現說服力，同時，編研結果要想吸引人，讓更多的人有興趣看、有耐心看，選材一定要注重新穎性。我們可以將網絡技術與檔案編研結合起來進行網絡編研，即以網絡為媒介，來實現醫院檔案的編研，這樣的話，不僅會有全新的編研的載體形式，還用新的傳播媒介創造了全新的傳播方式，可以讓更多的人了解醫院檔案，知道醫院檔案。

（二）醫院檔案利用空間角度。要注意多方位、多角度拓寬醫院檔案的利用空間。醫院檔案對醫院人員職業生涯將產生較重要的作用。醫院檔案的作用不僅僅體現在醫院內，還體現在醫院外，當醫院人員離職的時候，有部分考上公務員或其他事業單位的人員，他們在報到時就要求帶上自己的醫院檔案，所以對于這部分人員來說，提前對醫院檔案做一下了解是十分必要的，這樣在離職之后才能真正意識到醫院檔案的作用。對于檔案工作人員來說，要培養主動服務的意識，除了向提出具體要求的需求者提供具體服務之外，還應當主動向檔案利用者提供咨詢服務，進一步了解和掌握他們的需求。另外，還得加強相應配套服務軟硬件設備的升級和完善，可以在醫院檔案館中專門成立咨詢室，并建立起一套完整的查詢系統和檢索系統，建立起醫院人員數據庫，定義任一檢索條件，使用戶在使用時能快速而準確地獲取到從不同角度篩選出由檢索系統提供的檔案信息。

（三）醫院檔案的作用角度。讓不法分子無計可施就要充分發揮醫院檔案的作用，利用醫院檔案進行嚴格的打擊假履歷行動。第一步就是要加強對醫院檔案形成過程的監控，檔案部門應與各醫院密切聯系，了解并掌握醫院人員從入學到離職這段時間內檔案材料的錄入情況，從根源防止不法分子有機可乘。第二步，由于履歷證書的注冊會與計算機中原有的掃描照片對應起來，這對于廣大師生和管理者來說無意是一大福音。另外，相關人員還應將醫院人員證書號碼與他在醫院內產生的信息等聯系起來，一起放進一個專門的檔號，以便查詢，所以，用人單位可以根據醫院人員所提供的證書號碼來查詢信息的真假，這在一定程度上給予了真履歷擁有者極大的保障，也有助于徹底根除制假行為。第三步，在《檔案法》的法律保障之下，違法制作假履歷會被處以警告并罰款，所以，大家可以采取法律武器維護自己的權益，不能給造假者和用假履歷的人留下一點機會。