中專學校轉型期檔案管理特點及管理模式探討

文/上海民航職業技術學院 馮雪

由教育部和國家檔案局聯合簽署，以教育部27號令形式發布的《高等學校檔案管理辦法》，深化了高校檔案管理的內涵，拓展高校檔案工作，保證高校檔案工作按照法律程序進行，同時突出了高校檔案管理的時代性，彰顯了以人為本、注重民生檔案的法規內涵，27號令賦予了高校檔案管理的新含義，闡釋了高校檔案管理的重要性，以及高校檔案管理在學校日常管理中的地位。

“通常我們所說的學校檔案是指法人、其他組織以及個人從事教育教學及其有關的學校建設、財務等活動直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”高校檔案主要內容包括黨政檔案、教學檔案、科研檔案、教師檔案、學生檔案等。其中教學管理、教學實踐活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像和其他各方面的文字材料及影像材料是高校檔案管理中的基礎，是高校檔案的重中之重。

一、轉型期學校檔案管理概述

所謂轉型期即某所學校從較低級別升級為較高級別的過程，如中等職業學校升格為大專院校；在此過程中學校的管理、教學、科研方向等等都將受到改變，作為學校管理一部分的檔案工作，需要根據學院的整體發展改變原有的檔案保管模式，依據學院的未來發展需要，及時為學院的教學、科研做好資料儲備工作。

（一）轉型期學校檔案的特點。1.規律性是學校檔案具備的基本特征。學校因從事教學活動致使其保管的檔案具有明顯的規律性，其規律性必然促使學校在管理檔案方面必須具有針對性。轉型后的學校檔案，其行政職能、教學職能更加明顯和突出。如學校從中專轉型成為大專，其教學特征將從“單方面的輸出”教學模式向“開放研究型”教學模式轉變，轉型后的學校檔案管理將更加注重應用與創新等教學活動。2.轉型后的學校在教學研究領域更加專業化，具有一定的學術性。每個高校都設有不同的專業，每個專業會產生大量的專業性文章或課題研究，所以高校檔案管理又凸顯出了高校的專業性與學術性，轉型后的檔案管理應該將重心轉移到教學科研，凸顯學校的教學特點；例如我院屬于行業辦學，學校致力于培養航空領域的人才，中專時期檔案的管理主要傾向于保管文書黨政文書，對于科研及教學材料的保管較少，轉型后學院檔案工作應更加注重科研類、創新類檔案的管理，突出學院在培養技術性人才方面的成果。我院的飛機維修專業在2017年獲得上海市教委舉辦的技能比武大賽第三名，學院檔案室將重點收集及保存有關飛機維修專業的獲獎材料及科研成就。3.轉型后的學校檔案工作具有一定的連續性。我院屬于行業辦學的學校，2012年升級成為大專院校，雖然學院體制改變，但管理和教學在某些方面還是繼承了中專的模式，檔案工作也不例外，在原有管理模式上既要集成中專時期檔案管理的優點，又要擯棄落后的管理理念，尋求適應轉型期大專院校檔案管理模式。學校的檔案管理部門應修改檔案收集制度，豐富檔案收集類目，確定檔案保管期限。轉型后的檔案管理是體現學校歷史文化與特點的關鍵，所以在管理高校檔案的時候，必須結合學校教育教學及專業設置的特點，實現高校檔案管理的針對性。

（二）轉型期學校檔案管理工作的特點。轉型致使學校的整體工作得到調整，學校的各項工作向更高一級靠近，各項工作的要求也更加詳細、明確。檔案作為學院管理工作的一部分，也要隨著學院的變革而作出相應改變。1.轉型后的學校檔案管理工作應符合高校檔案管理的流程。向更高級轉型是學校發展史上的重大轉折，在各項工作對口更高階級管理的同時，不能忽視檔案工作的對口。在轉型后應該及時找準管理口徑，仔細了解教委、行業、行政部門對下屬高校檔案管理工作的要求及規定，摸清高校檔案管理的流程與管理模式，依據學校自身特點制定適應轉型期學校檔案發展的管理方式。2.轉型后的學校檔案工作更加注重未來發展要求。以中專轉型成大專為例，中專時期學校所產生的檔案主要以教學類檔案、行政管理類檔案、學生檔案等為主，從庫藏內容上看中專時期的檔案分類較少，專業特色并不突出；在管理模式上更趨向于基礎學校的管理模式；總體來說檔案管理的對象較為單一，保管方式粗礦、陳舊。轉型之后學校的辦學方向更為寬大，學校將更加注重教育科研，學校的辦學特色更加明顯，所以轉型后的檔案管理工作應該注重對教學、科研檔案的收集，這不僅是辦學特色的體現，更是學校歷史發展的脈絡所在。3.轉型后學校的檔案管理應注重制度的修訂。無規矩不成方圓，檔案管理離不開制度的建立。轉型期中的學校由于各個工作環節的變更，制度管理也需要相應的變化，檔案管理制度應符合國家及地方教育部門對學校檔案管理的要求，結合學校發展的特點，形成相應的檔案管理規定。

（三）轉型期學校檔案在學校行政管理工作中的地位。學校檔案工作是學校在教學及行政管理等活動直接形成的歷史記錄，沒有形成完整齊全的檔案及相關材料，教學、科研等活動就沒有完結。國家檔案局在《關于加強高等學校檔案工作幾點意見》中也明確指出：“高等學校檔案工作是高等學校工作的組成部分”，是“學校管理工作中不可缺少的重要環節”。“高校工作從橫向上劃分，教學工作處于全局的中心；高校工作縱向上也可以分為基礎性工作和非基礎性工作。高校檔案工作屬于管理工作范疇。”所謂的基礎性工作即指學校的基礎建設、師資結構、設備基礎等能夠支撐學校發展的基礎要素。高校的管理工作是建立在高校基礎工作之上并為基礎工作服務的工作。轉型期的學校檔案工作與普通高校的檔案工作一樣，應服從和服務于教學工作。轉型期的學校檔案工作延續著過往的歷史文化，同時啟發轉型為高等院校后的管理工作，既是過往歷史的見證者也是未來成就的開拓者。轉型期的檔案工作既有困難，也有機遇，通過轉型學校的檔案工作將更加貼合高校檔案工作的要求，更能抓住機遇，做好基礎管理工作。

二、轉型期高校檔案管理的現狀分析

依據所在工作單位的實際工作情況，對轉型期前的檔案管理進行分析：

1.在轉型前檔案管理非常落后，管理人員缺失，檔案主要以堆放的方式保管，除了一些基建類檔案經過整理、立卷外，其余大部分的文件未經過整理與鑒定；有些檔案已到保管期限，但未對其進行再鑒定。

2.在制度修訂方面也較為欠缺，沒有完備的檔案收集、整理、保管期限、立卷等方面的相關規定，許多檔案還存于原有的形成部門，未及時收集至檔案室。

3.在檔案管理人員的設置方面也存在問題，由于學校并不重視檔案工作，且國家行政部門對此沒有具體的管理要求，加之學校對于檔案管理崗位設置的缺陷、職責不明確等原因導致檔案管理缺少人手，沒有做到專人專管。

4.檔案管理意識低，并沒有將檔案集中管理的意識。庫房內只有2008年之前的黨政、會計、基建類檔案，2008年之后的檔案并未放入庫房內，如何尋找此類文件也成為轉型后的難點。

5.庫房不達標。由于檔案管理較為落后，檔案庫房成為堆放雜物的儲物間，防蟲、防霉、清潔工作都沒按要求完成，庫房管理存在隱患。

6.并無檔案信息化管理，也無手工檢索材料。

7.檔案工作缺乏制度化的管理程序。一是檔案收集不規范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集范圍不明確。二是檔案整理不規范。由于沒有規范的收集制度，很多部門只是按照自己的方式處理收文，所以造成收集上來的文件還要進行再整理，無形中浪費了資源。三是雖設有檔案管理崗位，但管理力度不夠，收集檔案相當困難。四是檔案利用不規范，借出的檔案沒有按期歸還，利用檢索方式較為落后，全部采用手工檢索，學校成立至今并無檔案管理軟件，電子文件管理落后。

三、轉型后重建學校檔案管理模式

（一）統一集中，歸口管理。轉型后相關負責部門按照高校檔案管理規定，重建符合標準的檔案室，并招收1名專業人員負責管理檔案工作，實現檔案專人專管，并要求各部門將形成的檔案集中到學校檔案室進行統一管理。統一的管理模式將會最大限度地延長文件的使用壽命，保證檔案的真實性、準確性、安全性。集中管理的文件將會做統一的歸檔處理，為今后學校查檔、閱檔提供了必要的通道。集中管理將檔案管理、利用資源集中在一起，最大限度地節省了人、財、物的使用，保證檔案管理的專業化。

（二）建立健全規章制度。制度建設是支撐學校檔案事業的基礎，使學校檔案管理走向制度化、規范化。轉型后我校意識到檔案工作的重要性，在學習、參考其他高校檔案工作的同時，依據學院的辦學特色及強項專業，制定符合學院未來發展的檔案收集目錄、保管期限等相關檔案管理規定。

（三）做好前端控制工作是檔案管理工作的基石。所謂的前端控制工作就是將檔案收集、歸檔工作滲透到平時的文書工作中，對具有參考及查閱價值的文件在收文之初就應該做好歸檔工作，如登記收文、編號、分類、掃描等等，將這些后期工作分散到平時的文件處理上，不僅便利了后期的歸檔工作，同時也加強了各部門的檔案收集意識。同時我校還要求各部門設置一名兼職檔案人員，要求按時按要求完成檔案工作的收集、整理工作，并在規定時間內移交檔案室。對于兼職檔案員的業務操作能力，我校檔案室會定期組織培訓，提高兼職檔案員的業務水平。

（四）購買檔案管理軟件，從源頭做好檔案信息化工作。

隨著時代變遷，檔案管理走向信息化，檔案利用不再停留在手工檢索時代。我校購買檔案管理軟件，在檔案管理初期做好檔案信息的錄入工作，做好檔案的信息化工作，盡可能地做到檔案利用電子化。

（五）做好收集工作是我校檔案管理走向特色化的基礎。收集到的檔案必須具有價值性，并對今后的工作具有一定的參考作用。高校檔案是最能夠體現學校發展特色、展現學校氛圍的文字記錄。學校的專業特色、理論研究、技術創新等等都來源于平時的文書工作，只有做好我校檔案的收集工作，才能促使學校的科研、理論研究長久、可持續地發展。

四、總結

我校屬于民航類的大專院校，培養航空領域的人才，學校的強項專業是空乘空保專業。近幾年我校的學生在全國大學生技能大賽上屢獲佳績，與此同時形成的相關文字材料也成為我校重要的文字記錄。我校根據具體的獲獎情況，特要求各系部著重收集學生的參賽材料，并在獲獎后盡快將材料歸檔至檔案室。

轉型對于學校檔案管理工作是一種積極的促進，也是一種挑戰，促使我校在檔案工作中建立完善的管理模式。我校在參考各大高校檔案管理模式的同時，結合高校檔案管理規定建立自己的管理模式。在轉型的過程中必須厘清思路，樹立目標，探索合適的管理方式，以機遇為跳板，以創新為手段，大力發展我校的檔案工作。