信息化背景下加強高校檔案管理的對策探析

文/天津科技大學 朱少禹

高校檔案對于一個學校來說至關重要，檔案可以如實記錄學校黨政、教學、科研、學生學籍等各方面信息，為學校學生及教職工提供服務，為領導決策提供依據，可以反映出一個學校數十年的發展變遷，是衡量一個學校發展的重要材料。

一、信息化背景下高校檔案管理的問題

（一）服務意識較低。目前高校檔案的服務還是以被動式服務為主，一般是師生自身產生某些查閱檔案的需求，主動前往檔案室進行查閱，檔案室工作人員依據師生需求，提供查詢服務。在信息化不斷發展的今天，人民群眾對于信息的獲取時限要求已經大大壓縮，高校檔案這種被動式的服務已經不能滿足師生的需求。

（二）領導不重視。就木桶原理，我們可以擴展到一個學校的管理，學校想要提升自己的水平，應該注重發展自身的短板，而不是將本身的優勢進行無限擴大。檔案工作作為歷來不受重視的一塊短板，其發展水平的低下會嚴重制約高校的發展。

（三）檔案工作人員水平不高。工作人員作為檔案管理的主要參與者，其水平的高低對檔案工作的發展起到至關重要的作用，但是目前高校的檔案管理人員，年紀較大的很多都是非專業人員，而是依據工作中不斷積累下來的經驗；年紀較輕的雖然有檔案學專業人員，但是在信息化背景下，檔案管理領域的計算機專業人才鳳毛麟角。

二、信息化背景下加強高校檔案管理的對策

（一）學校應加強對檔案管理的重視。首先，學校領導應從根本上認識到檔案的重要性，從而在意識上及策略上向檔案管理傾斜。其次，信息化背景下，檔案管理應該依托先進的設備，因此，高校應該劃撥專項資金用于檔案館（室）建設，采購先進設備，并組織檔案工作人員進行學習。最后，領導應關心檔案工作人員的工作狀態，眾所周知，檔案工作屬于較枯燥的工作類型，且接觸他人機會較少，因此，長時間工作可能會產生一些倦怠心理，對于這些情緒，領導還應及時掌握，及時溝通，同時，檔案工作人員晉升機會較少，學校還應對檔案工作人員的職稱評定及提拔進行重視。

（二）提升檔案管理人員工作能力。目前，各開設檔案學專業的學校大多數課程設置都比較偏向理論，實踐機會較少，而且對于計算機的學習也相對較少，這就導致即使高校引進檔案學專業人才，也大多僅限于課本知識，真正實踐起來還需要一些過程，同時，依托傳統紙質文檔管理的模式已經跟不上時代需求，對先進設備及技術的掌握成為檔案管理人員新的挑戰，這就需要不斷提升檔案管理人員的工作能力。這些可以通過參加檔案局培訓，聽取專家講座，加強校際交流等方式實現。

（三）建立健全高校檔案管理規范，依法治檔。目前，高校檔案管理所能依據的法律法規包括《中華人民共和國檔案法》，這是對所有的檔案管理進行總體指導，對高校檔案來說并無具體指導意義，此外還有較為具體的《普通高等學校檔案管理辦法》，對于檔案人員、檔案庫房設備、收集、移交、管理、利用等都作了較為具體的規定。但是，高校檔案管理還需依據本校實際情況，制定適合本校的管理規范，這些規范和標準應包括檔案收集、移交、管理、查借閱、銷毀、提供利用等。同時，檔案管理要嚴格依法治檔，可設置監督部門，制定獎懲機制，定期對檔案依法管理進行監督與檢查，加強高校檔案依法治檔的意識與水平。

（四）數字化建設。一所高校的發展至少也已經歷了幾十年，還有很多百年高校，學校在發展中都產生了數量龐雜的文件資料，按傳統方式管理，比較耗費人力和時間，因此，需要對高校檔案進行數字化建設。高校可以先組織一部分人員對檔案進行鑒定及劃分，先進行重點檔案的數字化，然后再依次對剩余檔案進行數字化。由于高校專業人才較少，且數字化是一項長期工作，高校可將這項工作進行外包，同時可委托外包公司依據本校實際情況開發軟件，這樣不僅有利于檔案的管理，對于檔案的提供利用也大有助益，能夠更好地滿足師生的需求。

（五）開發微信公眾號，提供服務。目前，中國已有超一半人次開通了微信，且微信的利用率越來越高，很多公司及單位也通過微信公眾號實現與用戶的交流，高校也應緊跟這一趨勢。微信公眾號的開發并不難，檔案管理人員即可完成，較難的是日后的維護和管理。在公眾號設置上，應進行全面考慮，設置哪些功能，并且要以用戶滿意為宗旨，制定特色服務項目。在推文的發布上，要注重視頻、音頻、圖片及文字的結合，同時要注重每篇推文的發布時間，不可太過頻繁，也不可長時間不更新。微信公眾號應更加注重與用戶的交流，專門設置互動功能，這樣能及時獲取用戶的建議及意見，以及更了解用戶需求，從而針對用戶需求提供不同的服務，對公眾號進行不斷完善。