信息化背景下高校檔案服務方式分析

文/西安航空職業(yè)技術學院 張歡

一、高校檔案信息服務的特點

（一）多樣化的信息服務內容。在網絡信息時代到來的今天，高校檔案的服務方式發(fā)生了巨大的轉變，從原本的單一化，逐步發(fā)展為線上、線下的多元化方式。高校檔案信息服務的多元化還體現在用戶對檔案信息的使用需求、技術手段等方面，由此使得服務方式也隨之呈現出多樣性的特點。如利用多媒體技術進行宣傳、網上在線服務等等。信息化背景下，用戶對檔案信息的需求變得越來越豐富，高校檔案為滿足不同用戶的使用需求，服務方式向多樣化轉變是必然趨勢。

（二）服務方式更加快捷。在信息化的背景下，要求高校檔案信息服務的速度應當盡可能地快，打破傳統(tǒng)方式的限制，滿足不同用戶對檔案信息的需要，通過對計算機網絡、信息技術的應用，可以使高校檔案信息服務變得更加快捷，無論任何時間地點，只要網絡暢通，都可以提供服務，用戶不需要親自到高校的檔案館中也能獲得所需的檔案信息。

（三）現代化的服務手段。在相當長的一段時期，高校的檔案服務采用的是單一的形式，實體的紙質資料是為用戶提供檔案信息的主要方式，從整個服務過程上看，具有被動性的特點。隨著信息化時代的到來，這種服務方式顯然無法滿足用戶的需要，正因如此，高校在檔案服務方面，引入了多種現代化的技術手段，由此不但使檔案信息的檢索速度獲得大幅度提升，而且服務過程也變得更加安全、高效。

（四）服務的專業(yè)性更強。在信息化的背景下，高校檔案可借助網絡對外發(fā)布與科研有關的信息以及各種教育動態(tài)，由此可使用戶及時獲取到高校的最新消息，并從中獲取前沿的科研趨勢，為教科研活動的開展提供服務，由此充分體現出了高校檔案服務的專業(yè)性特點。

二、信息化背景下高校檔案服務方式

在信息化的背景下，高校的檔案服務方式發(fā)生了巨大轉變，為使高校檔案信息的服務性得到充分體現，可采取如下策略：

（一）建立專屬網站。傳統(tǒng)的檔案資料主要是以紙質文字為用戶提供相關的信息，如對此類檔案信息進行整理或是深入挖掘時，需要由檔案管理人員耗費大量的時間和精力來完成，整個過程不但費時費力，而且工作效率也不是很高，并且還可能因為疏忽而出現差錯。而在信息化的背景下，紙質檔案逐步轉變?yōu)閿底只瘷n案，從而使檔案的整理、查詢、分析、挖掘等工作變得更加簡便，不但能夠大幅度提升工作效率，而且還能針對不同用戶對檔案信息的需求，構建專屬的數據庫系統(tǒng)，檔案信息的服務作用隨之得到全面體現。

（二）及時進行檔案收集。想要在信息化的背景下，使高校檔案服務作用得到最大限度的發(fā)揮，就必須對檔案信息進行及時收集，在此項工作的開展中，可以對互聯(lián)網技術進行合理應用，高校檔案管理人員可將網上實時更新的各種信息進行過濾，再經過整理之后，使這部分信息變?yōu)轲^藏信息，由于網上的信息量較大，并且其中有很多利用并不是很多的信息，所以在對信息進行整理時，需要對其中的信息進行辨識，這樣才能確保館藏信息的精準性。同時從網上獲取的信息基本上都是未經過分類的信息，這些信息的內容比較雜亂，對此，檔案管理人員可借助關鍵詞檢索技術，對信息進行分類，然后再進行精細化加工，處理好的信息可以補充到相關的數據庫當中，對數據庫的內容進行豐富，以此來滿足更多使用者對檔案信息的需要。從本質上講，這是一種綜合型的檔案信息服務方式，其中既有先進的計算機網絡技術，也有后續(xù)的人為處理，通過這種方式，除了能夠進一步節(jié)約檔案收集整理的成本之外，還能使管理人員的工作效率獲得提升，并且彌補了計算機系統(tǒng)分類精確度不夠的缺陷。

（三）擴大檔案館規(guī)模。在信息化背景下，對高校檔案服務工作提出了全新的要求，為此，在條件允許的情況下，高校應當對檔案館的規(guī)模進行擴大，以便更好地為用戶提供優(yōu)質的檔案信息服務。現如今，信息全球化已經成為一種必然趨勢，所以高校應加快推進檔案信息的一體化，從而使檔案館成為一個具有獨立性且又與社會各界密切聯(lián)系的公共服務機構，這樣能夠使高校檔案信息的作用和價值得到進一步體現。

（四）采取多樣化的服務方式。社會大眾是高校檔案信息的主要服務對象，由于社會大眾在很多方面都存在差異，如文化素養(yǎng)、受教育水平等等，這就要求高校在提供檔案信息服務時，不能采用統(tǒng)一的形式，否則可能無法達到預期的服務效果。通常情況下，對高校檔案信息有需求的人士基本上都是一些對知識感興趣，并且學習和接受能力較強且能夠熟練使用計算機的用戶，他們的文化素養(yǎng)相對較高，對于此類用戶，高校檔案可為其提供網絡化及數字化的服務，引導他們對高校檔案館的門戶網站進行應用，查詢所需的信息。除了學習能力較強的人群會對檔案信息進行使用之外，也有一些接受能力較差的人群會對高校的檔案信息進行使用，針對此類人群，高校檔案管可為他們提供相應的咨詢及引導服務。

（五）建立健全服務制度。隨著高校檔案使用群體的轉變，對檔案的安全性帶來了一定程度的威脅，為確保高校檔案信息的安全性，應當建立健全相關的服務制度。在實現高校檔案信息適度開放的過程中，做好檔案的分類工作，將各種不同類型的檔案進行分類，對其中一些重要的信息進行隱藏或是修改，以免檔案信息外泄，造成無法彌補的損失。高校檔案館在為用戶提供檔案服務時，通常都會收取一定的費用，在信息化背景下，高校檔案服務對象變?yōu)樯鐣姡蚀耍谛畔⒎召M用的收取上，應當接受社會公眾的監(jiān)督，對收費依據應當進行公示，保證收費標準合理。

（六）提高檔案人員的綜合素質。信息化背景下，高校檔案工作的性質發(fā)生了根本轉變，這對檔案人員的素質和專業(yè)能力提出新的要求，為此，高校應當采取合理可行的方法和措施，不斷提升檔案人員的綜合素質，以此來確保高校檔案服務工作的有序開展。在計算機網絡快速發(fā)展的推動下，高校檔案服務實現了一體化的模式，對此，檔案人人員必須更新觀念，做到與時俱進，積極主動地學習與計算機網絡相關的技術，并將之運用到檔案信息服務工作當中。而高校方面，則應為檔案人員提供一些培訓和學習的機會，豐富檔案人員的知識結構體系，使他們掌握更多的信息化技術，為檔案服務工作的開展打下基礎。

三、結論

綜上所述，在信息化背景下，高校應當對檔案服務方式進行轉變，利用先進的技術手段，提升檔案服務的效率和質量，為檔案的使用者提供更加滿意的服務，充分發(fā)揮出檔案的價值。