房地產企業工程合同檔案管理的強化方式分析

文/山東省濱州市鄒平縣集祥房地產開發有限公司 董艷萍

對于我國房地產企業發展來講，加強工程合同檔案管理十分重要，其是提高房地產企業經濟效益的有利要素，還是加強房地產企業市場競爭力的關鍵點?；诖耍康禺a企業內部相關部門需給予工作合同檔案管理高度重視，促使其存在的價值與效用在房地產企業發展中充分地發揮出來，為推動房地產企業持續穩定發展提供有利條件。

一、房地產企業工程合同檔案管理現狀

（一）工程合同法律體系不健全。當前我國房地產企業工程合同法律體系還不健全，一些法律條例欠缺較強的嚴謹性，有很多紕漏，導致部分房地產企業出現有法不依、執法不嚴的現象，進而影響工程合同檔案管理效率。

（二）業主行為缺失。當前房地產行業競爭十分劇烈，業主時常會提一些相對較苛刻的問題，而企業為了生存發展不得不接受。有的企業希望展開嚴格的合同管理工作，但在具體工作中時常因業主行為缺失而無法落實。

（三）合同檔案管理意識淡薄。不依據合同辦事， 出現問題也不找合同，而是找領導協商，盡管是正當的索賠也切勿理所當然。沒有設立專門的合同管理部門。諸多房地產企業都未構建合同管理組織，欠缺行之有效的合同管理制度與實際操作流程，無法對工程合同進行動態管理。

二、房地產企業工程合同檔案管理的強化方式

（一）布設合同管理組織。想要加強房地產企業工程合同檔案管理，首先需要布設合同管理組織，創建房地產企業工程合同檔案管理部門。配合房地產企業工程合同檔案管理工作人員，把工程合同管理的工作納入房地產企業行政管理部門的管理內容中。此外，簽訂工程合同的當事人內部也需要創建一個工程合同管理部門，還需要為其配備一個工程合同管理工作人員，創建工程合同臺賬和統計以及檢查報告制度，從而確保工程合同管理的質量。

（二）確定合同管理流程。在房地產企工中，針對一些經常性的工作，例如圖紙批準的程序和工程變更程序以及分包商的賬單查詢程序等等，都需要進行嚴格的規范，在進行相關程序的時候可以有章可循。這樣可以有助于工程合同檔案管理工作人員的工作，為工程合同檔案管理工作人員減少了一些不必要的麻煩。

（三）構建合同管理機制。第一，實施合同交底制度。在簽訂工程合同以后，合同管理工作人員需要對各個級別的項目負責人和各個工作小組負責人進行合同交底，把大家組織在一起對合同進行學習，對工程合同中主要的內容進行解釋說明，使各個負責人可以熟悉工程合同中的主要內容和規定以及管理程序，深入了解承包人員的合同責任與工程的范圍。第二，實施責任分解制度。房地產企業工程合同檔案管理工作人員需要把簽訂的工程合同中的責任分解到每個工作小組和分包商的身上，使其可以明確自己的工作范圍和責任，在其對工程合同中的責任有了深入的了解以后，再把相應的責任分解到每個人的身上，使每個人都可以盡職盡責，一起實施工程合同。第三，實施每日工作報送制度。想要有效地對房地產企業工程合同檔案進行管理，需要在合同管理機制中實施每日工作報送制度，需要工程項目中的各個部門把本部門的實際工作情況和未來一周的工作計劃，報送給工程合同檔案管理部門，使工程合同檔案管理部門可以及時掌握工程信息，并且可以及時對已經發生和即將要發生的問題進行解決。

（四）制定合同示范文本制。房地產企業想要有效地強化工程合同檔案管理，可以實施合同示范文本的制度。通過合同示范文本制度，可以使簽訂工程合同的當事人加深對法律和法規的理解，使工程合同符合法律法規，防止出現缺款少項和顯失公平條款的出現，并且也可以幫助當事人熟悉工程合同的運行。此外實施合同示范文本制度，有助于房地產企業的行政管理部門對工程合同進行監督，還有助于在發生糾紛的時候，有效維護當事人的經濟利益。在簽訂工程合同的時候使用標準化的合同，有助于完善工程合同檔案管理制度，利于工作人員進行檔案管理。

（五）提高合同管理人員綜合素養。隨著我國市場經濟的不斷發展，房地產工程領域的工作人員需要加強合同觀念與意識。因此房地產企業需要對工程部門的工作人員進行相關法律知識的普及和培訓。此外，還需要對工程合同檔案管理工作人員進行定期培訓，提升其管理水平和專業素養。目前，我國的技術人員較多，但是在合同管理方面的人才較少，因此房地產管理層可以從技術人員中挑選出一些有潛力的年輕人，把其送到高校進行專業培訓，使其可以成為優秀的合同管理工作人員，并且努力地開展工程合同管理工作。

三、結束語

綜上所述，如今，我國房地產企業工程合同檔案管理工作依然存在些許問題，如合同法律環境不好、業主行為不規范、合同管理意識淡薄，為了保證我國房地產企業持續穩定發展，優化上述幾點問題勢在必行，只有將所存的問題切實地解決掉，才能確保工程合同檔案存在的效用在房地產企業發展中充分地發揮出來。