基層工會(huì)檔案管理之探討

文/長春吉勘環(huán)境工程技術(shù)有限公司 楊毅

一、工會(huì)檔案管理的意義

（一）凝聚與傳承。基層工會(huì)檔案管理是一個(gè)巨大的黏合劑，它的意義在于將全體員工，或者說工會(huì)會(huì)員，在認(rèn)同工會(huì)組織形象的前提下，產(chǎn)生一種企業(yè)主人翁精神的凝聚力和向心力，激勵(lì)員工更加努力地去工作。同時(shí)，工會(huì)檔案中保存的許多工會(huì)組織的優(yōu)秀傳統(tǒng)、光輝榮譽(yù)、歷年工作經(jīng)歷等，都是寶貴的財(cái)富，發(fā)揮著承上啟下的作用，在工會(huì)組織自身形象以及對(duì)員工的思想價(jià)值觀建設(shè)中都具有傳承的意義。

（二）激勵(lì)與創(chuàng)造。工會(huì)檔案管理所保存和記錄的資料，為員工指出了努力的方向，使全體員工從內(nèi)心產(chǎn)生一種昂揚(yáng)向上的進(jìn)取精神，極大地調(diào)動(dòng)了員工的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。工會(huì)檔案中的奮斗目標(biāo)、發(fā)展藍(lán)圖都是寶貴的精神財(cái)富，員工們因此不僅能踏實(shí)工作，以企業(yè)為榮，并且還能主動(dòng)創(chuàng)造，對(duì)企業(yè)未來充滿美好的憧憬，更加增添了為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量的無限動(dòng)力。

（三）輻射與制約。工會(huì)組織建設(shè)成果，是企業(yè)物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富的總和，對(duì)整個(gè)員工來說，是全面輻射的一個(gè)狀態(tài)。同時(shí)，工會(huì)檔案中對(duì)每一位員工的行為、成績、道德規(guī)范等，也起到很好的制約作用。在這個(gè)意義上講，工會(huì)檔案在潛移默化地影響和制約著員工的個(gè)人行為，對(duì)員工的心理和群體氛圍能夠產(chǎn)生強(qiáng)大的感召力。

二、基層工會(huì)檔案管理面臨的問題

（一）對(duì)工會(huì)檔案管理認(rèn)識(shí)不夠，重視程度不高。在計(jì)算機(jī)技術(shù)日益發(fā)展的今天，一些企業(yè)對(duì)工會(huì)檔案管理的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，因?yàn)榛鶎庸?huì)工作性質(zhì)的原因，有些人對(duì)工會(huì)檔案管理存在誤區(qū)。有人認(rèn)為，基層工會(huì)所做的工作，不過是逢年過節(jié)的一些慰問，或者是舉辦一些文體活動(dòng)等，跟企業(yè)的效益關(guān)系不大，甚至認(rèn)為工會(huì)檔案與企業(yè)其他檔案管理相比，更是可有可無，微不足道。

（二）工會(huì)檔案資料收集難度較大。基層工會(huì)檔案資料的覆蓋面很廣，涉及企業(yè)的各個(gè)部門，各個(gè)作業(yè)層面，例如基層工會(huì)檔案涵蓋了勞動(dòng)競賽、技術(shù)創(chuàng)新、信訪資料、女工工作等等，然而因?yàn)閷?duì)基層檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，造成一些檔案資料在收集中難度較大，有的資料收集不完整、不連貫，還有的資料存在缺失的現(xiàn)象。

（三）基層工會(huì)檔案管理專業(yè)性不強(qiáng)。基層工會(huì)檔案管理大多數(shù)沒有專業(yè)的管理人員，通常是個(gè)別工會(huì)工作人員兼職檔案管理工作。這種現(xiàn)象一是造成檔案管理缺乏規(guī)范化和科學(xué)化。二是無法保證工會(huì)檔案資料的收集及時(shí)和準(zhǔn)確，三是因工會(huì)工作人員崗位的調(diào)動(dòng)，造成檔案資料的歸集整理出現(xiàn)斷檔的情況。

三、對(duì)基層工會(huì)檔案管理的幾點(diǎn)建議

（一）提高基層工會(huì)檔案管理意識(shí)，為可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。要成立相應(yīng)的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，重視對(duì)基層工會(huì)檔案的管理，強(qiáng)化責(zé)任分工，明確責(zé)任目標(biāo)，推進(jìn)基層檔案管理工作的有序發(fā)展。企業(yè)管理者不僅重視起工會(huì)檔案的方方面面，還要努力為檔案管理提供必要的設(shè)施，如配備專門的工會(huì)檔案室，配齊資料柜、檔案盒，做好紙質(zhì)檔案的防火、防潮、防蟲、防盜工作。在有條件的情況下，盡量安排具有良好職業(yè)道德的檔案管理專業(yè)人才進(jìn)行檔案的管理，充分調(diào)動(dòng)基層檔案管理人員的工作積極性，推進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（二）提倡全員參與理念，深層次開發(fā)信息資源。基層工會(huì)檔案管理要始終提倡全員參與意識(shí)，因?yàn)楣?huì)檔案涉及多個(gè)部門，涉及企業(yè)的每一位員工，例如會(huì)員檔案、員工教育、班子民主政治建設(shè)、先進(jìn)班組及先進(jìn)個(gè)人事跡等。所以，當(dāng)全體動(dòng)員起來，更深層次地開發(fā)信息資源時(shí)，工會(huì)檔案管理的信息采集工作、檔案利用價(jià)值才能更加充分地體現(xiàn)出來。基層檔案管理人員要不斷地學(xué)習(xí)和吸收先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和技能，使自己不斷學(xué)習(xí)和進(jìn)步，融入檔案管理中，更好地呈現(xiàn)給員工一個(gè)相互交流和促進(jìn)的工會(huì)檔案管理模式。基層工會(huì)檔案管理要進(jìn)一步拓寬運(yùn)用范圍，為員工提供全方位的信息服務(wù)，確保檔案管理在工會(huì)工作中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（三）適應(yīng)現(xiàn)代化管理需求，加快數(shù)字檔案管理的開發(fā)。在當(dāng)前的信息科技時(shí)代，很多檔案已經(jīng)不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，例如音頻、視頻、光盤、圖像照片等檔案資料的管理，就需要工會(huì)檔案管理工作緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)技術(shù)為手段，加快對(duì)數(shù)字檔案管理的開發(fā)和利用。要采用規(guī)范的應(yīng)用軟件，建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)基層工會(huì)檔案在可允許范圍內(nèi)的信息共享，使工會(huì)檔案更好地為企業(yè)服務(wù)，為職工服務(wù)。