計劃生育檔案管理的數字化建設

文/濱州市鄒平縣魏橋鎮人民政府 楊玉江

一、計劃生育檔案管理數字化建設問題

人口控制工作對我國計劃生育有重要意義，而計劃生育檔案管理的文字資料則對計劃生育基本國策的貫徹提供重要參考。當前計劃生育檔案管理工作正在進行數字化建設，工作推進中出現了以下問題：

（一）沒有設置計劃生育檔案管理機構進行統一管理。計劃生育工作崗位人員頻繁調動，沒有專門的檔案管理機構對計劃生育檔案管理工作進行統一協調和指導，檔案管理工作缺乏績效考核，管理工作效率低下。很多基層的計劃生育檔案管理人員在數字化建設過程中沒有經過專業培訓直接上崗，一方面操作技能不熟練導致業務水平不高，影響計劃生育工作的順利開展。另一方面，對計劃生育數字化管理的重要性認識不足，利用信息技術進行檔案管理的意識差，很難適應數字化管理。

（二）數字化建設管理工作缺乏統一標準和檔案管理制度。計劃生育檔案管理標準還沒有統一的規范，尤其在數字化建設過程中對檔案管理缺乏系統要求和標準，導致各地的計劃生育數字化檔案管理工作各自為政，沒有統一的協調和管理。計劃生育單位管理制度不完善，沒有明確的職責規定和職能要求，且外調的工作人員責任意識不強，權責不明的情況下，對檔案管理的數量、存儲、使用、保密意識不到位，發生問題時一般難以找出負責人。

（三）基層檔案管理數字化建設缺乏資金支持，數據庫建設落后。長期以來，我國對檔案管理工作重視不足，政府的資金支持有限，這也是計劃生育檔案管理工作的最大制約瓶頸。數字化建設需要技術支持、軟硬件設備、專業人才等要素的投入，經費投入不足直接導致設備采購出現困難，難以為規范化、科學化的數字管理提供支持。且很多地區計劃生育檔案數字化管理中對數據庫的建設滯后，一些部門根據要求建立起了不同規模的數據庫，但與檔案軟件的結合不夠緊密，很多時候數據庫成為信息孤島，無法建立不同區域、不同層級數據資源共享的平臺，檔案資源的利用率較低，很多時候，檔案管理人員仍需繁雜操作，整體檔案管理水平不高。

二、計劃生育檔案管理數字化建設工作思路

（一）數字化建設要服務于計劃生育現代化發展。計劃生育管工作也應該適應無紙化辦公，實現信息化、自動化，借助國家獎勵扶助信息平臺、人口信息核查系統、人口宏觀管理和決策信息系統等信息平臺，提高計劃生育檔案工作的科學性、規范性和管理效率。數字化管理與現代化結合，通過檔案管理部門的統一籌劃，協調運作，推進檔案數字化建設平穩有序進行。

（二）數字化建設要朝著網絡化管理體系方向推進。目前，計劃生育檔案管理工作形成了以人口和計劃生育檔案管理領導小組、人口計生局以及鄉鎮新政村工作小組的多級管理工作體系，分別從事計劃生育的主持、籌劃和落實工作。在計劃生育數字化管理的過程中構建網絡化系統，將實現最優的工作效果。對應各工作體系形成計生檔案管理網路體系，提供管理效率，使檔案管理工作更加便捷、多樣。

（三）高素質專業人才為數字化檔案管理工作提供支撐。數字化檔案管理工作的實施和創新對檔案管理人員具有一定的要求，高素質專業人才是建設和實施管理工作質量高低的關鍵影響因素。形成以數字專業人才為支撐的檔案管理，開展內部培訓，以優化檔案管理人員的知識結構，不斷提高其業務水平。也可以通過聘用高素質管理人才為數字化檔案工作提供人才保障。

三、計劃生育檔案管理數字化建設創新策略

（一）提高數字化創新意識。很多時候管理工作推行和實施效果受人員意識水平的制約，認識到意識創新的重要性，能夠調動計劃生育檔案管理數字化建設的效果。且能夠激發工作人員對計生檔案管理工作的創新思考，增進理解和認識。數字化創新意識的提高要通過大力度的宣傳，營造計劃生育管理工作的文化環境，通過在工作人員群體中宣傳、會議動員、講座等活動，提高人員對檔案管理數字化建設重要性的認同感，確保數字化創新工作的順利開展。

（二）建設規范的檔案管理制度，為數字化建設提供制度保障。檔案管理部門對計劃生育檔案管理工作制度應該加強審視，對以往工作中導致檔案管理工作落實不到位的、存在疏漏的制度進行規范，并結合數字化建設工作，制定信息化檔案管理的制度，規范不同崗位人員的管理行為，確保檔案資源的真實性，提高工作效率，為數字化建設打下重要基礎。

（三）培養數字化檔案管理專業隊伍。內部培訓是提升計劃生育檔案管理部門工作人員服務技能的最直接路徑。長期從事計劃生育檔案管理工作的內部人員要配合部門培訓工作，主動適應數字化管理的需求，提高自身知識和技能水平，與時俱進。檔案管理部門通過專家講座、座談會等方式為內部人員提供知識結構優化升級并使技能得到提升的平臺，確保數字化建設工作順利開展。

（四）檔案資源虛擬化，做好情報管理。計劃生育檔案作為一種重要的情報資源，應通過數字化建設提高資源虛擬化。虛擬化便于實施服務器對檔案資源的集中處理，提高服務器的管理效率，降低管理成本。此外，通過虛擬檔案資源可以將圖書館公共平臺進行連接，便于檔案資源的有效利用，實現資源共享，并提升計劃生育管理實施、管理系統創新和管理模式的創新。此外，數字化建設為檔案資源的高效情報管理提供基礎，借助先進的數碼技術或其他高科技技術提升檔案管理的通用性、安全性、可視性，便于檔案資源及時更新、互聯共享。