淺析事業單位文書檔案的管理及使用

文/上海市長寧區教育局基建管理站 王炯

事業單位文書檔案管理和使用在我國的社會穩定和經濟發展中起著重要的作用，事業單位的文書檔案記錄著本單位的發展歷程，因此如何做好檔案管理和使用顯得尤為重要。尤其是近年來隨著信息化的發展，為事業單位文書檔案管理和合理使用提供了機遇，需要改變原來的不規范、無序化的管理狀態，本文在新的技術背景下提出了文書檔案管理和使用的要點，以期提高事業單位文書檔案管理的效率和準確率。

一、事業單位進行文書檔案管理的意義

事業單位文書檔案管理記錄著本單位的發展歷程，做好文書檔案管理有利于為國家事務的管理提供依據。例如事業單位在進行重大活動時都會進行記錄，部分人員調動也會進行記錄，這些檔案記錄有利于為后期的工作提供參考，另外上級監督部門也會對這些內容進行檢查。作為事業單位文書檔案管理人員有責任定期對文書檔案進行整理、維護，保證不會出現遺漏和殘缺。其次，事業單位文書檔案管理為社會人民提供相關服務，文書檔案清楚完整地將事業單位的工作業務等活動記錄了下來，這些事件的詳盡記錄在以后的事業單位工作中會被借鑒和參考，為其他活動提供重要的信息，也方便對相關工作記錄的查詢，提高事業單位的工作效率。

二、事業單位文書檔案管理的物質條件

近幾年，事業單位文書檔案的管理，逐漸出現了聯機網絡化管理，部分檔案管理人員也著手開發一些客戶端進行檔案管理。盡管事業單位文書檔案管理采用了計算機，但由于人力和經費不足，管理并未達到真正的信息化，事業單位對文書檔案管理系統開發的投入差異很大，領導重視的單位就重視檔案管理的質量和管理效率，一些經費欠缺的單位則不太重視檔案管理，導致了系統模塊功能跟不上實踐工作的需要，文書檔案管理人員的業務知識不夠等。

三、事業單位文書檔案管理的問題分析

（一）對檔案重要性認識不足。很多事業單位從領導到中層都不重視文書檔案管理，認為檔案管理不需要什么技術，都是重復性的工作，未建立專門機構負責文書檔案管理，很少有事業單位宣傳檔案的重要性，經費劃撥以及人員調配上都吝于出錢出力，甚至部分事業單位檔案的庫房年久失修。部分檔案管理人員也不能從思想上提高重視，有些檔案連時間都漏填，甚至出現密封不嚴的情況。

（二）檔案管理不夠規范。首先表現在收集的范圍不合理，文書檔案需要首先進行前期的整理，文書檔案管理和使用中應該有個人的獎懲情況，但是有些事業單位不注重平時數據和信息的收集，對員工的綜合評價過于模糊，對其道德素質方面更是很少提及。其次是整理中存在的問題，鑒定是檔案管理重要的一環，但是部分管理人員對數據不辨別真偽，再加上對檔案缺乏統一的標準，不注重對檔案的分類。再次是檔案利用中存在的問題，表現為利用程序不規范，檔案有一部分是具有隱私性的，但是調查發現部分事業單位甚至出現將檔案隨便外借的現象，一旦丟失，將對個人和單位造成重大的損失。最后是檔案保管不規范，具體表現在基礎設施不夠完善、制度制定與執行不到位、存在著分散多頭管理以及檔案保管人員素質過低的問題。

（三）檔案管理信息化水平偏低。當今社會，隨著互聯網的迅速發展，各行各業都開始利用互聯網實現信息化，對于文書檔案管理和使用，信息化可以為檔案管理和使用提供便利條件。但是部分事業單位對檔案信息化建設的重視性不高，有些還目光停留在復印查閱等，加上吝于在信息化建設中投入經費，檔案的信息化建設失去了基本的保障。其次部分事業單位購置了信息化設備，但是大部分時間都是用來聊天、游戲、購物等，對檔案的管理使用傳統的手工方法，這樣對財力和物力造成了極大浪費。再次是信息安全得不到有效保障，由于事業單位不重視文書檔案管理，因此在黑客的攻擊下，檔案信息容易遭到攻擊，造成損失。

（四）檔案管理法制建設不夠完善。檔案管理法制不健全是最根本的原因，首先表現在立法問題，現行很多的制度缺乏標準性和針對性，盡管部分人事檔案管理機構也紛紛制定了一系列相關的制度，但是均存在著不全面、不系統的問題，缺乏具體、詳盡的規定，再加上缺乏有效的監督，使得制度成為一張空文。其次是執法問題，主要表現在執法人員素質不高，例如大部分的執法者執法意識不強、檔案執法人員的自身素質不夠高。另外是執法內容不明確，缺乏健全的執法監督機制，使得檔案執法對象的權益得不到合理的保障。

四、事業單位文書檔案管理工作的要點

（一）加大宣傳，提高對文書檔案管理合理使用重要性的認識。單位內部必須建立檔案室來負責文書檔案管理，重視宣傳工作，運用舉辦講座、展覽等方法宣傳文書檔案的重要性，另外要在經費上給予足夠的支持。同時事業單位文書檔案管理合理使用要創新宣傳方式，不能只是舉辦一個講座或者簡單的會議，而要通過某些網絡資源提高對檔案重要性的認識，文書檔案管理人員要轉變心態，更好地為檔案利用者服務。

（二）加強管理人員隊伍建設。管理人員是檔案管理的關鍵，因此要通過宣傳增強管理工作人員對自身工作的認識，提高其職業道德和檔案管理法律意識，通過對典型人物事跡的學習，增強管理人員的榮譽感。另外是優化管理隊伍結構，多方面地培養創新型文書檔案管理人才，通過合理的考核機制提升檔案管理隊伍質量，有效地優化管理隊伍結構。還要加大培訓力度，例如組織相關管理人員進一步了解《檔案管理信息系統》，及時解決軟件操作中出現的問題，動態地進行業務培訓創新，使檔案工作步入規范化軌道。同時建立激勵機制，充分發揮他們的積極性，提高工作效率。

（三）加強文書檔案管理的規范管理。無規矩不成方圓，首先要加強檔案基礎設施建設，使用多節柜分批封存檔案原件，改善檔案館設施，在建設中要注意防水防火等方面的剛性需求，日常工作中制定科學合理的檔案庫房，做到監控不留死角，減少檔案損失。其次是建立收集、整理、歸檔制度，建立一定的檔案收集規章制度，暢通檔案收集渠道，同時建立追蹤收集制度，保證檔案材料的完整和翔實。另外要建立完善的借閱、利用、登記、轉遞制度，確保個人檔案和單位檔案的安全。

（四）提高文書檔案管理信息化水平。隨著網絡技術的發展，為文書檔案管理合理使用信息化提供了可能，作為事業單位要采用先進的科學技術手段應用于文書檔案管理過程中，提高利用率。要提高檔案管理信息化水平首先增強檔案管理現代化意識，主動適應事業單位文書信息化的發展要求，加強檔案信息化建設的宣傳力度，設立網上辦公等便捷方式，轉變人們的思想觀念，提高對檔案信息化的認識。