文書檔案管理中存在的問題及對策研究

文/菏澤市人力資源和社會保障局 劉冬華

一、文書檔案管理工作的現狀

文書檔案管理本身具有一定的繁瑣性，而且在進行管理的時候，需要確保對各種文件的等級和流轉記錄，整個過程比較復雜。我國以往的文書檔案都是以紙質的模式進行流轉，目前隨著我國經濟水平的不斷提升，文書檔案的內容逐漸變得更加豐富，而且載體更加多樣。通過對文書檔案工作的研究發現，文書檔案管理工作比較耗費人力和物力，這主要是由于文書檔案管理本身具有一定的標準和規范。管理人員在進行文書檔案整理的時候，需要確保具有相應的統一標準，必須要滿足相應的要求，因此文書檔案管理工作需要確保嚴謹認真，具有一定的耐心。

二、文書檔案管理中存在的主要問題

（一）文書檔案管理工作比較復雜，沒有針對性的管理制度。文書檔案管理工作所包含的內容很多，其中不但有文書資料，還有行政管理和黨群工作等，所包含的內容很多。而且在進行文書檔案管理的時候，需要遵從相應的標準，整個整理的過程比較復雜，整理起來十分耗費人力。我國目前的文書檔案管理并沒有較為完善的管理制度，所以在進行登記、流轉和整理的時候，往往出現各種各樣的版本，導致后期的歸檔無法達到相應的要求。管理制度不完善，是我國目前文書檔案管理相對復雜、控制比較困難的重要影響因素。

（二）文書檔案管理人員隊伍老化，技術水平偏低。隨著大數據時代的到來，文書檔案管理中所使用的技術在逐漸更新。但是我國的很多文書檔案管理工作人員年齡比較大，而且自身對于先進技術的學習十分欠缺。很多文書檔案管理人員只是兼職工作，導致工作起來十分敷衍，無法達到較高的要求。再加上文書檔案管理人員隊伍建設力度不夠，很多年輕的工作人員被調往其他的部門，導致整個文書檔案管理工作隊伍年齡偏大，對于新技術的學習無法達到熟練使用的目標。

（三）文書檔案管理中相應部門的合作部協調。文書檔案管理并不僅僅是文書檔案管理工作部門自身的工作，還是整個單位的工作。但是我國的文書檔案管理存在獨立的特點，很多單位領導對此并不重視。在進行文書檔案管理的時候，容易受到其他相應部門的影響，無法做到快速地整理和歸檔，導致出現文檔歸檔的延誤。另外在進行文檔整理的時候，由于文檔有的具有較為專業的知識，單純的文檔管理人員無法弄清檔案的具體情況，容易出現遺漏的問題。文書檔案管理屬于整個單位的集體工作，需要多個部門的相互協調才能夠及時完成。

三、文書檔案管理中存在問題的針對性解決對策

（一）建立文書檔案管理的針對性管理制度。管理制度的建立和完善，是確保文書檔案工作順利開展和進行的基礎保障。通過對以往陳舊的管理制度進行積極的整改和修訂，將新的管理制度條款加入其中，提升管理制度的針對性。目前我國的很多單位都在積極進行文書檔案管理制度的修訂和調整，確保以此促進文書檔案管理的標準化發展。對于以往存在漏洞的管理條款，需要進行及時的更改，提升措施的針對性。

（二）全面加強文書檔案管理人員隊伍的建設。人員隊伍的建設，技術水平的提升，是確保文書檔案管理工作水平全面提升的途徑。對于我國的文書檔案管理工作人員來說，一般都存在人員老齡化嚴重，專職人員較少的問題。為了全面加強文書檔案管理工作的水平，必須要做好管理人員隊伍的建設，不斷加入具有高新技術的先進年輕人才，通過提升文書檔案管理技術，做好全面的日常文書檔案管理工作。對于現有的文書檔案管理工作人員，需要進行全面的針對性培訓，確保掌握相應的信息技術，提升檔案管理新技術的使用水平。

（三）做好相應部門的協調配合。為了出色地完成文書檔案管理工作，需要做好各個部門之間的協調和配合，提升對文書檔案管理工作的重視。對于單位中各位領導，一定要端正態度，認清文書檔案管理工作的重要性，通過各個部門的相互協調，做好不同部門文書檔案管理工作水平的提升。對于檔案中比較專業的內容，需要本部門具有專業技術的人員進行檔案的整理和歸檔，確保檔案的完整性。做好相應部門的協調配合，是確保文書檔案管理工作順利進行的保障。

四、結束語

文書檔案管理對于任何單位都是十分重要的，而且直接關系到整個單位的和諧發展與穩定。在進行文書檔案管理的時候，必須要確保檔案相關文件的規范和完整。通過全面提升對文書檔案管理的重視，做好文書檔案管理中的相應工作。作為文書檔案管理人員，需要全面樹立積極工作的態度，提升日常工作的水平。目前我國正在快速地發展，很多新技術逐漸出現，必須要做好文書檔案管理新技術的學習，提升自身的工作水平，確保文書檔案管理工作的符合國家的要求。