淺談新形勢下的文書檔案保密工作

文/國網浙江省電力有限公司溫州供電公司 何虹

信息化和網絡化的趨勢使得很多文書檔案的保存開始網絡化，通過網絡進行保存趨勢化明顯。無論是紙張人力的保存，還是通過網絡手段進行保存，都要對文書檔案進行保密工作，采取保密措施是很重要的。但是在進行文書檔案保密工作時還存在著一些安全問題，因此，本文主要就文書檔案保密工作存在的問題及解決措施進行闡述。

一、新形勢下對文書檔案采取保密工作的重要意義

文書檔案對于企業、國家具有重要的意義，因為文書檔案是有關企業運作、國家重要事件的記錄，是對發生過的事情的記錄以及對未來的計劃，它涉及企業或者是國家的保密事項，因此，對文書檔案采取保密工作是很有必要的，對文書檔案采取保密工作可以便于后來查閱、了解之前的工作成果，并可以取精華去糟粕，在以后的發展過程中，可以有據可循，以更好地發展。在企事業單位經營運作的過程中，相關的重要文書檔案是以往經營的記載，應該做好相應的記錄工作以及后續的保密工作，因為它涉及相關企事業的內部重要事項，無論是紙質的還是通過網絡記錄的文書檔案都要通過一定的硬件設備、借助一定的人力物力進行保密工作。

二、目前文書檔案保密工作存在的問題

（一）對于網絡運行的維護力度不強?，F在，信息化、網絡化趨勢發展強勁，很多涉及企業秘密的文件檔案都開始通過網絡途徑進行收集和保存，雖然保管和處理文書檔案的計算機是嚴格保密處理的，但是依然存在許許多多的問題，通過網絡途徑收集和保管信息存在文書檔案信息泄露問題，因為在文書檔案保存的過程中對網絡運行的維護力度不強，對網絡中很多不安全因素監管力度不夠，沒有對網絡信息進行及時監管，沒有對一些不安全的網站進行禁止。保密管理工作缺乏相應的制度依據。很多部門并沒有制定和完善內部的文書相關保密制度，導致很多的電腦和局域網因為疏于管理，處于放任的狀態。雖然有些部門制定了相應的制度，但是因為落實不到位，致使其執行不到位。

（二）工作人員的保密意識不強。很多單位對文書檔案的保密重視程度不夠，并且很多單位對文書檔案的保密工作認識程度不夠。因為工作中很多工作人員認為很多機要的文書檔案不需要進行保密，所以對重要文件的保密意識不夠，在平常的管理工作中落實不到位，沒有全面地管理好機要的文書檔案。并且，文書檔案的管理人員由于保密意識不強，在看了相關的資料之后，可能會有隨口泄密的現象。

（三）硬件設備方面。在對檔案文書進行管理方面，需要相關的設備進行保管，紙質的需要檔案庫或者是配備一定的人員進行管理，這就需要很大的資源騰出和大量的人力來對文書檔案進行整理，但是進行管理的硬件設備還沒有很健全，并且很多都是老式的，需要耗費大量的人力、物力進行管理，許多單位在配備設備的時候，會考慮到經費的問題，就出現有很多單位因為經費不足或者是經費過高而用一些廉價的設備，忽視了設備的性能問題和配備需求問題，從而很容易出現安全隱患。另外，網上管理設備參差不齊，沒有對網絡設備布置嚴密的安全防控，導致有些文書檔案的管理文庫很容易被黑客進入。

三、文書檔案保密工作的改善建議及新趨勢

（一）甄別文件的價值，確定是否需要歸檔處理。對文書檔案進行保管的前提是甄別什么樣的文件需要進行保密處理并進一步進行歸檔。文書檔案是企事業單位的重要信息，很多企事業單位在沒有歸類確定什么樣的文書檔案需要歸檔的時候，將不重要的重要的都通過紙質或是計算機的保存方式進行了保存，在日后的再查、使用過程中，出現了查找麻煩、分類不明確的問題。因此，在文書檔案的保管方面首先要知曉什么樣的文件需要進行保密處理，根據相應的文書檔案對企事業單位的價值進行保管，不能一味地都進行保密處理。對于那些企事業單位認為比較重要但是沒有歸檔必要的文書檔案，要規范銷毀處理程序，采用合規的手段進行摧毀，嚴禁流傳到企事業單位之外的其他單位或者人員手中。只有首先做好歸檔與不歸檔文件的甄別，才能更有效地進行下一步的文書檔案保密工作。

（二）加強保密工作的培訓，加強人員的保密意識。文書檔案的保密工作必須做好，因為這些文件關系到相關企業和國家秘密，因此，相關部門一定要做好保密工作。做好保密工作的第一步就是加強對保密工作的認知，使得從事相關保密工作的部門和人員充分認識到保密工作的重要性，改變對保密工作的錯誤認識。因此，相關部門在相關人員的管理方面必須做好事前的培訓工作，消除消極怠工的思想。要使得保密工作更加嚴謹，工作人員一定要區分好什么樣的文書檔案需要保密處置，并且了解泄露的嚴重后果。

（三）適當加大對硬件、人才方面的投入成本。硬件設備是文書檔案信息化管理工作的開展基礎。因此，相關的單位和企業必須引入相應的硬件設備，從而對相應的文書檔案進行管理，包括對紙質文書檔案和網上文書檔案的管理。在紙質文書檔案的管理方面，要分配相應的區域和人員進行整理，需要投入大量的人力和物力，因此，一定要根據管理工作的實際情況引入硬件設備，不能一味地把價格昂貴的作為好的，而是要考慮設備的性能和對設備的需求，綜合考量設備的引入問題。在對網上文書檔案進行管理方面，要加大電腦系統、軟件管理系統的引入力度。因此，相關的工作人員要進行定期的培訓，包括對計算機操作的培訓和整理資料的能力，相應的文書檔案保密工作。要積極引入一些高素質的計算機人才，提升檔案管理團隊人員的計算機知識。在新員工到崗之前，需要做好人員的保密培訓工作，定期實施計算機引入與應用方面的培訓活動等，使保密工作相關工作人員對文書檔案管理中信息化技術的應用價值有明確的認識，積極對信息技術進行學習與應用，從而為檔案信息化提供支持。

四、結語

在網絡發達的今天，相關企事業單位的文書檔案保密工作也要跟上時代發展的潮流，配備相應的具有資料信息整理能力和計算機操作能力的人才對文書檔案進行整理和進一步的管理，并且相關管理人員的保密意識一定要加強，提高對文書檔案保密工作的重視程度。另外，相關的企事業單位要加強對相關管理人員的培訓，增強他們的保密意識，增加對文書檔案保密工作的認識，還要加強網絡維護工作，設置防火墻并安裝相應的軟件以防止黑客的侵入、病毒的攻擊。文書檔案的保密工作還有很長的路要走，要從每個細小的細節做起，加強監管。