淺析搭建檔案數字化與檔案修復的“快速通道”

文/中山職業(yè)技術學院 張志華

現(xiàn)如今，人類進入了信息時代。檔案資料實現(xiàn)信息化管理已逐漸成為我國檔案部門開拓信息共享服務的重要途徑。在2016年9月5日第十八屆國際檔案大會上，國家檔案局局長李明華提出了“中國將打造數字檔案資源建設的戰(zhàn)略目標”，我國的檔案數字化建設正式開啟。相關工作人員應當以檔案實體為根本，認真做好檔案的維護與修復工作。這也是檔案數字化建設的前提。以往的檔案維護通常由庫管對檔案的破損狀況做好查詢與登記處理，并按照實際程度制定合理的修復規(guī)劃，把即將被修復的檔案資料送入修復室搶救。某檔案館在進行紙質檔案向電子化轉變的期間，建立了“快速通道”，使得檔案數字化和檔案修復工作有效銜接。

一、當前我國檔案數字化和檔案修復中存在的問題

近兩年來，各檔案部門正式開啟了檔案的數字化工程。但在實施的過程中，數字化機構的工作人員發(fā)現(xiàn)了檔案中存在諸多問題：第一，由于受到各地區(qū)氣候、檔案年代久遠及保管不利等原因影響，很多檔案紙質資料發(fā)生了破損、炭化、蟲蝕等現(xiàn)象，有些單位歷史較長的也在陸續(xù)進行修復與補救工作，可是，由于數量眾多，修復量大，造成修復任務難以在短期內完成。第二，在進行檔案數字化建設的過程中，常會碰到資料的嚴重破損，進而難以正常錄入，或者當前急需改進的檔案處于修復中的現(xiàn)象。實際上，檔案數字化及其修復工作分別歸國家維護技術部門與信息部門管理。依據以往的管理模式，檔案受損嚴重的一定要進行歸庫處理，然后通過相應的修復程序，再進行電子化轉變。就是指：由采集保管部門向維護技術部門的修復室提交需要修復的文件。將已經修復的檔案歸庫，再由信息部進行調卷審核，方可進入數字化處理環(huán)節(jié)。這樣，經歷了繁雜的工作程序，消耗了大量的時間，同時，可能存在案卷的反復拆裝與歸卷的問題。第三，由于檔案破損修復使數字化建設進度遲緩，無法盡快在相應的數字平臺上發(fā)布有效信息供客戶利用。

二、搭建檔案數字化與檔案修復“快速通道”的相關策略

（一）最大化精簡檔案管理環(huán)節(jié)。實際上，在進行檔案數字化建設期間，整卷資料嚴重壞損的現(xiàn)象還是較少的，一般都是幾頁破損的問題。然而，這幾頁的資料若沒有經過專門的修復，不應當由非專業(yè)人員進行檔案的拆裝以及數字化處理。不但會增加資料的破損性，還可以造成可修復的紙張碎片發(fā)生缺失。一般情況下，少許嚴重壞損的檔案無須太長的修復時間，修復室可從數字化機構直接接手修復的任務，簡化了檔案修復的流轉程序，保證了檔案數字化的順利推行。考慮到安全方面，無論檔案數字化，還是修復工作，皆需通過拆、裝程序，因此，需要怎樣把二者有機融合，以防多次拆裝導致檔案的損壞。所以，可以簡化檔案管理的環(huán)節(jié)，處理案卷反復調歸與拆裝的難題。建立檔案數字化與修復的“快速通道”是一種有效的方法。注意搭建通道需要堅持以下原則：其一，數字化優(yōu)先。指修復室人員優(yōu)先對數字化機構提交的壞損資料進行修復，同時，數字化機構優(yōu)先對已修復檔案進行數字化處理。其二，一次性拆裝。指的是檔案經過拆裝、修復以后，皆交于數字化機構進行數字化處理，再進行裝訂。其三，借歸一致。檔案資料由于數字化建設或者修復，需要暫時從庫房調出，必須由調度室向保管部歸還，工作人員需要認真遵循出入庫相關規(guī)定。同時，需要另行建立登記冊，確保數字化機構和修復室人員順利進行檔案交接。

（二）效率優(yōu)先，協(xié)調合作。由于構建了檔案數字化及其修復的“快速通道”，受到破損的資料可以盡快得以修復，極大地提升了檔案數字化的效率；而采用一次裝訂的方法，不但精簡了工作的程序，而且削弱了檔案的損壞程度。當“快速通道”運行進入常態(tài)化以后，為了進一步提升效率，將收集保管部門也加入“快速通道”模式。經過檔案數字化建設，對相應的檔案展開檢查、處理，數字化機構沒有影響數字化建設的進程情況下，可以對達到修復標準的檔案進行專門登記，并認真記錄所需修復的檔案頁碼與紙張損壞的問題，還可以包含傳真紙不便于信息長期保存的內容。收集保管部門依據數字化機構提供的登記冊，合理制定檔案修復的計劃，實現(xiàn)分批處理的形式展開修復。這一方法極大地緩解了以往需要庫管工作者逐一檢查、登記的任務量。同時，提供需要修復的檔案的詳細信息，對檔案維護工作也極為有利。

三、結束語

隨著時代的迅速發(fā)展，以往的檔案管理模式存在許多缺陷與不足。為此，需要進行檔案數字化建設，這需要有效解決已壞損檔案的修復工作。經過建立工作“快速通道”，可以有效形成相關部門之間良好的互動銜接，優(yōu)化了傳統(tǒng)檔案管理的工作程序，取消了反復拆裝環(huán)節(jié)，提升了工作的效率，有利于更好地推動檔案數字化建設與檔案修復工作。