關于紙質檔案管理與電子檔案管理融合的思考

文/四川省攀枝花市攀鋼集團有限公司綜合服務中心檔案館 張杰

電子檔案最鮮明的特點即是能夠存儲大量的信息，這一特點剛好填補了傳統紙質檔案在這一方面的不足，在紙質檔案管理中引入電子檔案的管理模式，使兩者相互融合和相互促進，衍生了更為科學有效的管理模式。對于信息的大量、快速存儲和信息保存的安全性都具有重要的意義。

一、紙質檔案管理

（一）紙質檔案管理的優點。隨著信息化時代的不斷發展，紙質檔案在檔案管理中依然保有一席之地，說明其自身存在著優勢。這與其原始性、直觀性、安全性等特點息息相關。首先，紙質檔案采用人工手寫的記錄方式，長年以來形成了完善的保存管理制度，使用者看到的是直觀的第一手資料，具有原始性、真實性的特點。其次，紙質檔案一旦歸檔入庫，就能夠保證其安全性。如果有人私自修改檔案，就會留下修改痕跡，有利于使用者迅速辨別檔案的真偽。另外，紙質檔案保護技術成熟、歷史悠久，能實現長時間存放，基本不會出現紙張損壞至無法辨別和修復的情況。

（二）紙質檔案管理的缺點。紙質檔案管理的缺點，首當其沖就是需要占據大量的空間。紙質檔案經過長期的累積，數量繁多，體積龐大，對儲存空間具有較高的要求，無形之中增加了存儲成本。與此同時，也會增加管理難度。盡管目前傳統紙質檔案歸檔采取的方法已經有所改進，但仍然存在著文件分類難、工作量大等問題。另外，紙質檔案的歸檔時間是固定的，只能在檔案完成后第二年的上半年進行移交，在檔案完成后但并未歸檔的這段時間，存儲和管理容易出現疏漏。

二、電子檔案管理

（一）電子檔案的優點。電子檔案管理越來越受到歡迎，除了順應時代發展之外，其自身也存在許多優勢：第一，電子檔案能夠利用多媒體的形式，將檔案的圖片、聲音等形象地展現出來，也更方便搜索和查詢所需內容。第二，電子檔案所需要的空間較小，但卻能夠存儲大量的信息。第三，電子檔案可以隨時歸檔。隨時歸檔的好處是可以避免檔案的丟失和破壞。

（二）電子檔案的缺點。電子檔案雖然能夠存儲大量的信息，但是存儲信息的載體卻存在不穩定性，如果在存放過程中，受到外界環境影響而導致載體損壞，那么檔案信息將一并損毀。此外，電子檔案的安全性不如紙質檔案，如果計算機遭到病毒或者黑客入侵，可能會出現檔案信息被修改或者刪除，并且很容易消除修改痕跡，檔案信息的真實性受到考驗。

三、紙質檔案管理與電子檔案管理的融合

（一）紙質檔案管理與電子檔案管理的共存。電子檔案的應用越來越廣泛，但紙質檔案在很長時間內也不會退出歷史舞臺，兩者需要相互融合，共同存在。但是兩種管理方式之間存在著一定的差異，存儲方式、保護手段以及利用條件都各不相同。因此，要想實現紙質檔案管理與電子檔案管理的融合，需要根據各自特點建立兩套不同的管理系統。雖然兩套管理系統都是獨立管理，但是又需要建立兩個系統之間的聯系，實現兩個系統之間的信息共享。電子檔案是順應信息化時代的發展，在紙質檔案的基礎上形成的，具有便于記錄和存儲的特點。與電子檔案相比，紙質檔案在信息錄入上存在劣勢，在這種背景下，建議將新的檔案信息以電子檔案的方式進行儲存，保證信息錄入的時效性。但是由于電子檔案存在存儲不穩定性的缺點，需要對一些重要檔案以及需要永久保存的檔案進行紙質化保存，通過紙質檔案的形式確保檔案的原始性和安全性。同時，日常工作中需要將原有的紙質檔案進行信息化處理，尤其是內容繁瑣的紙質檔案信息可以優先制作成電子檔案，便于使用者對檔案信息的閱讀和查考，從而實現檔案信息的高效利用。這樣不但解決了紙質檔案效率低下的問題，也同時解決了電子檔案不易儲存的問題，實現了兩種管理方式的相互融合。

（二）紙質檔案管理與電子檔案管理的相互促進。電子檔案管理與紙質檔案管理的相互促進是基于兩者共存的基礎之上的。兩個管理系統需要各自獨立發展，同時又是相互依賴、缺一不可的。因此，兩者之間需要相互磨合，起到相互促進的作用。電子檔案管理與紙質檔案管理的相互促進主要表現在以下方面：第一，電子檔案管理模式促進了紙質檔案管理的改進。電子檔案管理依托網絡的優勢和快速檢索的功能，能夠更加便利地檢索到需要的信息，紙質檔案通過與電子檔案建立聯系，通過在電子檔案管理系統中的檢索，而迅速地找到所對應的紙質檔案。紙質檔案管理受到電子檔案模式的積極影響，直接加速了檔案管理流程的進化，對于檔案管理相互融合具有重要的意義。第二，紙質檔案管理模式也促進了電子檔案管理的完善。在紙質檔案管理的積極影響下，電子檔案管理也可以更加完善。兩種管理方式在相互影響下取長補短，共同實現進一步發展，最終形成一種相互融合的完整的管理系統。

四、結論

信息數據規模的不斷擴大，對傳統紙質檔案的信息承載力提出了嚴峻考驗，而電子檔案的出現則剛好能夠滿足當前環境下的存儲大量信息的需求。然而傳統紙質檔案仍然具有一定優勢，因此，需要實現兩種管理方式的融合來最大限度地發揮檔案管理的優勢。