新形勢下做好檔案管理工作探討

文/惠州城市職業學院 王敏儀

檔案是在活動開展之后將相關信息以文字、圖表、聲像等形式保存下來的一種方式，做好檔案管理工作，對于多個方面的發展具有積極的促進作用。新的發展形勢之下，社會經濟得到快速發展，與之伴隨的一系列改革活動也不斷推進，在這一背景之下，對于檔案管理工作而言，如何在新形勢下做好檔案管理工作，是取得進一步發展的關鍵。需要注意的是，現階段的檔案管理還存在著不少的問題，這些問題的存在，進一步阻礙了檔案管理工作的落實，因此，必須采取合理的措施解決這些存在的問題，從而做好檔案管理工作。

一、檔案管理工作中存在的問題分析

受到多個方面因素的影響，在檔案管理工作中還存在著不少的問題，為此，在提出有效的解決對策之前，首先對這些存在的問題予以明確，從而為后續的探討奠定基礎。

（一）未結合信息技術發展，管理理念落后。在以往的檔案管理中，一般是采用紙質的形式進行保存，這樣的保存有著明顯的缺點，不僅操作繁瑣，而且很多紙張容易受到時間因素的影響而發黃、破舊，甚至于出現丟失的情況，在很大程度上影響著檔案管理工作的開展質量。與此同時，對檔案管理的理念處于落后狀態，認為檔案管理工作并不能夠帶來實際的利益，缺乏對檔案管理技術改進的意識和內在動力，從而影響了整體的進步與發展。

（二）管理人員能力不夠，素質不高。從事檔案管理工作的人員，對于檔案管理工作的有效落實發揮著關鍵性的作用，但是在實際的檔案管理工作中，工作人員存在著工作能力不強、素質不高等方面的問題，這些問題的存在，在很大程度上影響檔案管理工作的有效落實。除此之外，檔案管理工作人員，還具有一定的流動性，其原因在于檔案管理工作人員在薪酬、福利等方面無法達到令人滿意的效果，無法拴住專業人才，從而影響檔案管理工作的開展。

三、新形勢下做好檔案管理工作的措施探討

新的發展時代帶來新的發展機遇，在檔案管理工作中如何抓住時代給予的機遇并且克服其中的困難，是檔案管理工作能否得到進一步發展的關鍵。為此，在明確檔案管理工作存在的問題之后，本章節提出以下幾個方面的措施：

（一）結合信息技術發展，實現檔案信息化管理。新形勢下做好檔案管理工作，首先要結合信息技術的發展，實現檔案管理信息化，從而有效落實這一目標。受到科技因素的影響，無論是人們的日常生活還是社會各個行業的發展，都發生了不小的變化，而在檔案管理領域，信息技術的發展給傳統的檔案管理帶來不小的沖擊，同時也給檔案管理方式帶來一定的改變，因此，檔案管理工作要采用“云計算”這一技術來對檔案進行有效的管理，具體來講，就是通過應用軟件，連接各個數據庫的接口，并且設置檢索功能，在云端建立一個統一的信息處理平臺，促使云端連接各個數據庫，在平臺上進行有效的檔案管理，從而推動檔案管理工作得以順利開展。

（二）定期開展培訓活動，提高管理人員的工作能力與素質。新形勢下做好檔案管理工作，需要從工作人員入手，采取合理的措施解決檔案管理工作中人員存在工作能力不強、素質不高等方面的問題，以此來有效落實檔案管理工作。而在工作人員方面能夠采取的措施，主要分為兩個方面：一方面是在對外的人才招聘環節中，不僅要拓寬人才招聘渠道，而且也要提高人才準入門檻，爭取在這一環節中招聘到能夠勝任工作的人員，從而為新形勢下做好檔案管理工作奠定基礎；另一方面是對內的人員管理環節中，要定期開展培訓活動，而培訓活動的內容不但要包括檔案管理知識的學習與技能的操作，還要融入思想政治教育，在培訓的作用下促進檔案管理工作人員的工作能力得到提高，以及工作素質得到全面提升。

（三）從實際發生情況出發，建立健全完善的檔案管理制度。新形勢下做好檔案管理工作，需要從管理層面入手，完善與檔案管理的制度，有利于促進整體的進步與發展。正所謂沒有規矩不成方圓，一個良好的檔案管理制度與一個不健全的檔案管理制度相比較而言，自然是前者勝出，因此，在檔案管理工作開展的過程中，要從實際發展情況出發，建立健全完善的檔案管理制度，在制度的作用下明確責任和義務，從而促進檔案管理工作得到有效開展。與此同時，在完善檔案管理制度的過程中，還需要健全檔案管理工作人員的績效制度，績效制度簡單講，就是表現優異的人給予一定的獎勵，而表現不合格的人給予一定的懲罰，以此來調動檔案管理工作人員的積極性，從而做好檔案管理工作。

四、結束語

檔案管理工作的有效開展對任何一個單位而言都具有重要的意義，為此，在新的發展形勢之下做好檔案管理工作，有利于促進整體的進步與發展。而本文就從檔案管理工作中存在的問題出發，在此基礎上提出了上述對策，希望可以促進檔案管理工作得以有效開展。