大數據背景下檔案管理模式變革的必要性及對策研究

文/貴州省都勻市檔案史志局 羅沚憶含

隨著科技的不斷進步，近年來我們經常聽到的一個流行詞語便是“大數據”，大數據是一輪新的網絡技術革命，無論是國家還是個人，在這個時代每天都會產生大量的數據，而且數據類型也在發生大變化，以令人震驚的速度不斷影響著我們的世界，可以毫不含糊地說，未來的世界將是由數據而非是石油驅動的。大數據時代也會對我們的檔案管理工作產生極大的影響，無論是數據的規模還是革新速度，要想進行有效的管理顯然是存在著很大的難度的。在上一次的信息數字化革命之后，檔案管理模式有了極大的變化，各種管理設備、管理方式都有了較大的變化，但是相比于此，大數據時代帶來的各種巨量資源、創新思維都是更具挑戰性的，高效化、個性化的信息需求開始出現，如何有效地為國守史，更好地進行檔案管理是每一個從業者都需要認真考慮的。

一、大數據背景下檔案管理模式變革的必要性

（一）大數據時代做好管理模式的革新工作能夠更好地保護檔案資源的完整性，豐富各類資源。我們檔案管理部門的各種資源和數據都是人類文化和社會變遷的重要記錄，保持這些資源的完整性和全面性，無論對于國家還是社會都有著重要價值，從某種意義上說，檔案就是我們的“國家記憶”和社會活化石。在以往紙媒的時代，我們檔案的管理收集是存在著很多障礙的，無論是對檔案價值的判定還是一般的保護處理都可能會受到各種外在條件的限制。但是大數據到來之后，隨著各種“全數據”等概念的提出，檔案收集的來源、可供利用的保護方式、檔案的共享查閱都變得皆有可能，保證“檔案全數據”的完整已經不再是夢想。

（二）從具體的業務流程來看，大數據時代也能夠起到優化和革新的作用。在傳統的檔案管理模式下，更多的是靠人工進行處理，無論是一般的索要，還是具體的服務都是非常被動的，21世紀以來的信息化革命在這方面做了很大的提升，實現檔案“收”“管”“用”效率的大幅提升。而到了大數據時代之后隨著各種遠程服務、云計算、云存儲以及全智能服務，檔案的業務流程有可能實現高效的智能化，全流程控制中對人的勞動需求開始降低，能夠再次減輕從業者的業務負擔，提高檔案管理工作水平。

（三）大數據時代也能夠督促檔案管理部門強化自身的責任意識，促成自身良好的管理體系。在當下快速發展的信息社會，傳統的檔案管理方式是不可能滿足人們的信息需求的，而且隨著時間的推移，二者之間的不協調性越來越明顯。大數據到來之后十分有助于我們的檔案管理模式的創新，對一些內部之間的部門分工進行重新設定，對一些部門的職能進行新的規劃，也有助于實現不同部門之間有效合作，充分建立適應時代的現代化檔案管理模式。當下隨著企事業單位的改革，檔案行政管理部門的業務工作性質也在發生變化，檔案服務中介機構隊伍迅速發展壯大，未來也會對檔案管理產生沖擊，大數據時代的到來，檔案管理部門不可能壟斷所有的信息，檔案管理部門需要各種的互聯網、數據技術公司、信息化工作部門的配合。

二、大數據對檔案管理模式的影響

（一）對檔案管理理論基礎的沖擊。我們目前的檔案管理模式都是奠定在一定的理論基礎之上的，有什么樣的理論基礎才會產生什么樣的檔案管理方式。大數據推動檔案管理理論不斷擴展，在以往我們傳統管理方法講究去粗取精，造成了相當一部分檔案數據未歸檔，到了大數據時代，我們的觀念就需要進行改變了，“一切歸檔”成為可能，我們必須抱持一切數據皆有用的思想，檔案存在于日常生活的方方面面，一切具有保存和利用價值的信息是無處不在的。此外我們還需要樹立大服務觀和大平臺觀，技術的進步是為了提供更好的服務，新的時代到來之后，大眾成為數據的最大接受者，不受時空限制的海量數據是每個人都需要的，因此我們應該把檔案管理重心向服務傾斜，改變過去的檔案只是服務幾個人的守舊狀態，關注用戶的習慣和興趣，改變檔案利用服務方式，實現檔案的大服務意識。在服務中我們應該建設好平臺，現有的檔案管理模式和平臺是不適合的，很多單位如廣州、青島等都開始嘗試新的檔案數據大平臺建設，資源富集、操作便捷、便于查閱，克服“信息孤島”問題，實現檔案的隨時收錄歸檔，完善全國檔案管理系統平臺的建設或許是大數據能夠給我們帶來的契機。

（二）對檔案數據資源的影響。可觀的館藏資源是每個檔案管理部門都渴望的，在大數據時代檔案不再稀缺，數據的來源更廣，網絡化、社會化等各種資源不斷出現，尤其是“全民皆檔”的出現，這些都會使得網上信息成為檔案數據的重要來源。從內容上看檔案資源也會更加豐富，檔案數據類型開始不斷增多，這是時代發展的必然，檔案數據總量只會逐年驟增，不再像過去一樣移交進館后就處于休眠狀態，而且很多單位都不主動向檔案館移交檔案，在檔案管理中不僅僅是一些紙質、聲像、實物等原始資料，還有一些用戶信息、瀏覽查詢痕跡等都是比較有價值的資料，這些以后也會成為檔案館藏的重要組成部分。檔案數據處理速度加快，在十年前，各級檔案部門共保存檔案1.93億卷，而到2020年這個數字可能會達到6億，這些檔案無論是管理還是查閱都是比較費勁的，只有依靠大數據平臺和工具，用一些高科技手段才能夠提升檔案資源的處理速度。以前檔案部門強制執行檔案收集主要是相關人員感覺麻煩，大數據之后這種方式也會被淘汰，采用收集信息的新方法，借助于各種的媒介實現最快的傳輸。

（三）檔案服務體系的變化。檔案工作的根本目的便是服務于人，新的時代必然誕生新的服務方式。過去檔案部門主要是為黨、政府、企事業單位服務的目的比較明顯，大數據時代網絡用戶開始進入，他們會無意之間成為檔案用戶和檔案潛在客戶，館外資源顯現出了價高的價值，不再像過去一樣成為被篩選和淘汰的對象，從而被納入檔案服務內容的范圍。這些也會讓檔案管理部門以用戶需求為出發點，向用戶傳遞相關知識，得到用戶的利用需求和利用習慣，更有助于展開有針對性的服務。從具體的服務方式上也會有較大的革新，改變了過去必須親自到訪，需要各種介紹和身份驗證的方式，一些用戶可以通過互動信息欄與檔案館取得聯系，用戶表達訴求，而檔案管理部門也可以分析、跟蹤用戶的需求，推送出用戶感興趣的知識服務，開啟了檔案人性化定制的服務時代。

三、大數據背景下檔案管理模式變革的策略

（一）加強信息資源聚集。大數據時代的檔案管理工作必然要發生調整，而首要做的便是建立覆蓋廣泛的檔案資源體系，實現檔案資源從結構化到半結構化、非結構化，雖然當前紙質資源還是比較多，但是我們必須有意識地向“大檔案觀”轉變，檔案部門將把責任向社會轉移，積極地完善多維建設主體，通過自主管理、協商合作等方式借助社會力量優化自己的建設，與文化館、圖書館等互助，收集更多的“社會記憶”。大數據時代檔案部門要善于與檔案整理者合作，當下很多民間的檔案收集者的資源擁有能力不比政府部門差，一些檔案收集的方式和途徑也是非常多元化和便捷的，檔案管理部門在一些比較棘手或者不方便自己出面的情況下可以通過合同、委托等方式向社會購買檔案服務，這樣也是一種更方便快捷高效的模式，能夠充分調動起隱藏在民眾中的信息資源，還有一些其他的互聯網公司、數據分析公司也有重要的資源，比如阿里巴巴便保存著眾多的社會信息資源，都有可以進行合作的。在信息收集中，我們也要注意改變檔案資源采集方式，對于一些網絡資源要學會主動抓取，改變被動收集檔案資源的方式，實時地歸檔，不要像過去那樣依法定期按時歸檔，這樣能夠分散工作任務，降低風險，進一步提高檔案資源優化整合能力。

（二）創新檔案服務內容。“數據本身是沒有價值的，通過數據提供服務才具有真正的價值，數據即服務。”檔案存放的目的還是為了提供服務，大數據時代檔案資源加速流動與開放成為必然結果，為社會奉獻豐富多彩的信息，改變檔案資源服務方式顯得非常必要，我們必須在檔案服務中體現“以人為本”思想，尤其是大數據時代要對用戶的利用需求、行為進行集中和跟蹤關注，以知識管理理念為指導。在具體的落實中要充分拓展檔案服務途徑，關注微博微信等新媒體為載體，利用這些提供信息、咨詢和服務的平臺，拓寬檔案信息服務的范圍，關注方便快捷、節約成本的信息遠程服務和云服務，以云存儲資源為保障，將分散的檔案信息通過云平臺組織構建起來形成服務云，這樣能夠提供一站式全方位服務，最終有效地實現信息資源系統的共享利用。

（三）確保檔案安全保密。檔案資源安全是檔案管理工作的重中之重，檔案管理部門是國家寶藏的儲存場所，必須做好安全問題。首先要做的物理防護，把建筑的安全擺在首位，避開自然災害多發的地段，定年進行維護，消除“危房館”現象，檔案館內要達到安全測評標準，自動滅火、溫濕度自控系統是必須裝備的，定期對檔案進行檢查。其次完善檔案安全制度，尤其是責任到人制度，用責任和行動捍衛檔案的安全，完善與之相對應的檔案安全應急管理制度。依據國家秘密的信息系統分級保護要求，對接收的電子檔案進行嚴格審查，注重系統、計算機安全等級，建立檔案資源備份中心，建立重要檔案異地異質備份制度。第三是最重要的，在大數據時代必須做好檔案機密信息保護，防范檔案安全風險，聘任有真才實學的檔案學專業的人才，學習跨學科領域的如大數據知識、產權保護知識等綜合知識，鼓勵一般的檔案人員變身“數據科學家”，提升綜合技能。

四、總結

大數據時代的到來，檔案管理工作必然要受到沖擊，我們必須樹立大數據觀、大檔案觀、大服務觀和大平臺理念，檔案部門積極踐行和有所作為，尋求大數據時代檔案管理的有效路徑，接受時代的沖擊，更好地為大眾服務。