大數據時代背景下的檔案利用服務探究

文/石家莊信息工程職業學院 王福辰

大數據背景下，檔案服務將實現多樣化、便捷化、高效化的數據利用。以信息化為基礎，大數據運用到檔案工作中，在檔案利用服務中，實現檔案工作和大數據常態化發展，有利于促進檔案服務又好又快地開展。因此，深挖大數據的內涵，促進檔案服務工作是信息化時代的必然趨勢。

一、大數據給檔案利用服務工作帶來的機遇

（一）有利于信息化時代社會檔案觀的普及。將大數據和檔案工作有效聯系起來進一步深挖檔案工作的價值。從宏觀來講，檔案的利用者是固定的，但是人們在實際的利用過程中只是關心自己所需要的檔案部分，而其他的有關零散的檔案信息利用價值卻被人們所忽視了。這是在檔案服務利用中的缺失，但是在大數據背景下，能夠對檔案的利用服務工作帶來更直接、更有效的方法，新技術和新方法的使用造成技術上的革新，通過大數據分析，能夠強化檔案分析，挖掘檔案中必要的數據信息，避免傳統檔案中尋找信息的結果。增強公眾對大數據的實際利用效率，根據自己的需求精確找到檔案中的信息，在檔案的利用中發現檔案的價值。對于檔案觀在社會中的推廣具有積極的促進作用。

（二）有利于處理多種載體類型的檔案。大數據背景下，檔案的服務和利用相比傳統檔案工作有了革命性的進步。依托信息化的電子檔案出現以后，實現了傳統檔案數字化歸檔，不僅將各類檔案統一到信息化的處理中，實現了檔案保存優勢和利用優勢。規避了傳統檔案利用服務中的弊端。

（三）有利于檔案的管理。通過傳統檔案信息化進程，可以實現檔案管理的及時性。由于信息時代數字化的傳輸速度增長，想及時處理來自于服務中的各種海量數據，保證檔案利用的及時性，在傳統檔案的服務利用中是絕對不現實的，但是有效利用大數據傳輸和管理，促進檔案管理工作的及時性；大數據技術能夠有效處理檔案利用服務中的海量數據，實現數據的有效分析，確保檔案利用的效率。大數據可以有效實現檔案管理結構化的特征，準確實現多數據的結構兼容，進而提高傳統的電子文件管理效率。

二、大數據背景下檔案利用服務發展的策略

（一）采取先進的技術，不斷提升檔案利用服務的效率。大數據為檔案的利用服務帶來了形式多樣、精準明確的檔案數據庫。因此在具體工作中要及時更新現有技術，堅持與時俱進，保證檔案數據庫的構建，確保在檔案利用服務中能夠準確、及時地查閱到客戶所需要的信息。因此，要不斷強化大數據先進技術帶來的獲取、分析和挖掘信息的能力，加強數據庫的整體構建；同時利用大數據分析來不斷挖掘有用的信息技術。數據的挖掘是為了有效幫助檔案的使用者能夠從大量的信息資源中精確獲取與自身實際相匹配的信息。通過大數據分析可以對檔案中的具體信息進行有效的數據統計，從復雜的檔案信息中尋找出所需要的信息資源。這個過程是一個極其復雜的過程，需要經過精確的統計學分析，在分析檔案信息的時候縮小數據庫范圍，精確高效地找出數據中隱含的信息。

（二）建立有效的機制，提高檔案服務運作保障。大數據在檔案利用中是通過數據的聚集、分析來獲取用戶所需要的信息。但是目前各個企業、單位間的信息數據并不是共享的，為了實現數據共享、信息公開，建立和完善有效的信息管理機制是必不可少的。通過固定的機制加強檔案信息的聯系，實現信息完整。與此同時，數據信息的失真一直是大數據建設的短板，這就需要通過相關規范來不斷加強檔案管理者的素質，強化檔案管理理念，建立健全大數據檔案服務利用體系。另外，傳統的電子檔案管理檔案膨脹的問題嚴重影響了檔案提供的有用信息。在傳統的電子文件管理中出現檔案管理膨脹的原因在于儲存計算機資源的分配形式不合理，直接導致了在系統中的分析運用不靈活。然而數據技術框架下能夠有效的處理好電子文件管理的靈活性的問題。大數據技術能夠快速處理好資源內部膨脹的問題，能夠準確配置信息化背景下數字檔案管理的需要，提升檔案服務利用的效率。

（三）數字化的檔案管理能夠更好地提供檔案服務。傳統文件、電子文件、數字檔案是檔案發展的階段，其中數字化的檔案是在大數據背景下出現的新型檔案管理模式。其中與傳統文件的最大區別在于：依賴網絡系統性強、信息的可變性多樣，但是也具有明顯的優勢，多種數據信息高度集成和信息利用的高度密集靈活等，能夠更好地為人們服務。因此，在大數據背景下，必須保證網絡系統的穩定，增強數字檔案開發的能力，實現檔案的高度歸集，把傳統的紙質檔案數字化，建立利用服務數據庫，只有在豐富的大數據庫中，才能充分展示大數據檔案利用的優勢。同時要培養專業的人才，實現檔案服務利用中的數據分析，把大數據的優勢充分展示出來。

三、結語

在信息化高度發展的時代，幾乎所有的競爭都逐漸轉化為資源和數據的競爭。只有充分掌握先進的資源，實現數據開發，才能實現更大的價值。大數據的使用不斷為檔案管理提供了新的方法，而且能夠推動檔案利用服務的升級，實現檔案利用服務又好又快地發展。