淺析事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理及優(yōu)化策略

文/佛山市第一人民醫(yī)院 張育文

事業(yè)單位的檔案儲(chǔ)存了本單位真實(shí)的歷史資料，真實(shí)記載了工作人員在工作時(shí)產(chǎn)生的所有資料，是工作執(zhí)行的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。為了有效提高檔案的使用幾率，可以在工作過(guò)程中加強(qiáng)使用規(guī)范性檔案管理。本文重點(diǎn)探討了事業(yè)單位檔案管理的特征和規(guī)范性管理的重要性，并提出相應(yīng)的建議。

一、事業(yè)單位檔案管理的特征

事業(yè)單位檔案管理是具有公共服務(wù)性和保密性的。事業(yè)單位是公益性的一種機(jī)構(gòu)，其公益性就是無(wú)條件為社會(huì)提供檔案信息查詢和借閱的服務(wù)，保存的檔案都是各行各業(yè)的信息。事業(yè)單位通過(guò)檔案管理無(wú)法自動(dòng)參與市場(chǎng)資源調(diào)配的社會(huì)信息，遵守為國(guó)家和人民服務(wù)的宗旨。事業(yè)單位是我國(guó)非常重要的信息管理組織，主要是服務(wù)國(guó)家機(jī)關(guān)，為國(guó)家機(jī)關(guān)提供信息和管理，因此存放的檔案都是保密的。

二、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容

（一）事業(yè)單位檔案收集工作的規(guī)范化管理。檔案管理工作最基礎(chǔ)的就是收集工作，收集工作主要是為檔案管理提供管理對(duì)象，收集工作的質(zhì)量對(duì)下一環(huán)節(jié)的檔案管理工作十分重要。最基礎(chǔ)的工作就是收集工作，為了給檔案管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，應(yīng)該及時(shí)收集材料，保障收集材料的完整性。為了做好事業(yè)單位的收集工作，應(yīng)該避免出現(xiàn)檔案收集過(guò)少或者收集的材料不真實(shí)的情況發(fā)生，如果發(fā)生這種情況，會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，帶來(lái)不必要的麻煩，非常不利于檔案管理工作的開(kāi)展。應(yīng)該事先與各部門(mén)溝通清楚，確認(rèn)檔案收集工作的工作步驟和詳細(xì)的收集內(nèi)容。在工作過(guò)程中產(chǎn)生的各種文件都要經(jīng)過(guò)相關(guān)人員的處理，及時(shí)整理入卷，定期交由檔案室進(jìn)行儲(chǔ)存。

（二）事業(yè)單位檔案整理工作的規(guī)范化管理。檔案管理工作的收集工作下一個(gè)工作環(huán)節(jié)就是檔案的整理工作，其內(nèi)容主要是對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放，把收集的資料進(jìn)行組合并且編制成文檔等，把檔案內(nèi)容管理的有條理。檔案整理工作對(duì)事業(yè)單位的檔案管理非常重要，在事業(yè)單位檔案管理工作時(shí)，如果缺少整理工作，就會(huì)使檔案毫無(wú)章法，給檔案的使用造成巨大影響。為了使檔案清晰地表現(xiàn)主題，應(yīng)該合理進(jìn)行整理，提高檔案的使用率。在進(jìn)行事業(yè)單位檔案整理工作時(shí)，為了有助于順利開(kāi)展后續(xù)工作，首先需要保障收集工作的良好質(zhì)量，然后才能對(duì)檔案進(jìn)行整體的整理和編目。

（三）事業(yè)單位檔案鑒定工作的規(guī)范化管理。檔案鑒定工作就是工作人員考慮檔案的實(shí)際價(jià)值，依據(jù)檔案價(jià)值的大小，確定其保留時(shí)間。事業(yè)單位的工作眾多，檔案的數(shù)量就會(huì)隨之增加，要對(duì)沒(méi)有價(jià)值或者已經(jīng)超出保留期限的檔案進(jìn)行及時(shí)銷(xiāo)毀。檔案的價(jià)值是由檔案是否還具有利用價(jià)值決定的。因此，檔案鑒定工作時(shí)檔案管理工作中具有復(fù)雜而又重要的工作。

（四）事業(yè)單位檔案保管工作的規(guī)范化管理。檔案保管質(zhì)量可以直接決定檔案管理的水平。在進(jìn)行檔案保管工作時(shí)，需要踴躍和其他部門(mén)進(jìn)行緊密合作，比如在檔案的整理工作和使用過(guò)程中注意保護(hù)檔案，使檔案延長(zhǎng)壽命。檔案如果保管妥善，就可以延長(zhǎng)檔案的壽命；反之如果保管不妥善，會(huì)給事業(yè)單位文檔管理工作帶來(lái)無(wú)法挽回的損失。

三、加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理及優(yōu)化管理的有效措施

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。與管理層進(jìn)行足夠的溝通，規(guī)定相關(guān)的規(guī)章制度，其規(guī)章制度一定要保證貼合實(shí)際工作，并且適合本單位，制定檔案管理三合一的制度，嚴(yán)格按照規(guī)章制度對(duì)檔案分類(lèi)管理，保障檔案工作的基本內(nèi)容能夠順利展開(kāi)。嚴(yán)格按照要求對(duì)資料收集、整理、編目、保存，保障資料的真實(shí)性、有效性以及齊全性，制定檔案工作人員職責(zé)。檔案歸檔制度、檔案保密制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案室管理制度以及檔案鑒定與銷(xiāo)毀等制度，對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范性的管理，使工作按照規(guī)章辦事和在使用過(guò)程中更加規(guī)范性、科學(xué)性。提高重視檔案的管理工作，使管理工作的程序性和制度性日益提高，由重要領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)負(fù)責(zé)人組成檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)，明確責(zé)任到各部門(mén)的負(fù)責(zé)人，完善各部門(mén)之間的管理，每個(gè)部門(mén)都要設(shè)立檔案員，明確各檔案員的責(zé)任，嚴(yán)格控制工作質(zhì)量，制定檔案工作階段性的規(guī)劃，確定檔案工作年度目標(biāo)和任務(wù)，建立檔案工作聯(lián)絡(luò)員制度，制訂各部門(mén)資料收集、移交時(shí)間表，部署檔案工作形成常態(tài)，確保檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）重視事業(yè)單位檔案的保密管理工作。事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)習(xí)《保密法》，增強(qiáng)保密意識(shí)，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密教育，做好單位檔案資料保密工作，和確認(rèn)好保管期限，未經(jīng)批準(zhǔn)，不能進(jìn)行抄錄、復(fù)制或者翻拍檔案材料。根據(jù)不同密級(jí)程度，確定不同的利用對(duì)象以及利用范圍，保密材料僅限于閱文室內(nèi)查閱，并且涉密材料不得進(jìn)入編研范圍。相關(guān)工作人員不在公共場(chǎng)所談及保密內(nèi)容。對(duì)需要進(jìn)行銷(xiāo)毀的文件，首先經(jīng)過(guò)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，交由鑒定部門(mén)鑒定，通過(guò)后銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)必須有多個(gè)人員參加監(jiān)督銷(xiāo)毀。嚴(yán)禁發(fā)生泄密事件，比如把需要銷(xiāo)毀的文件變賣(mài)給廢品站等，對(duì)于泄密者必將究其法律責(zé)任。

（三）提高事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作人員的職業(yè)道德和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。培養(yǎng)事業(yè)單位檔案管理人員做事嚴(yán)謹(jǐn)、有始有終的工作作風(fēng)。培養(yǎng)事業(yè)單位檔案管理人員的事業(yè)心、責(zé)任感和高度的保密意識(shí)。在任何場(chǎng)合和時(shí)候都要嚴(yán)格保守秘密，保密是工作人員應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)。定期做好培訓(xùn)員工素質(zhì)的工作，對(duì)員工進(jìn)行思想教育，從而有效提高事業(yè)單位檔案管理人員的管理水平。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)。為了促進(jìn)單位和諧發(fā)展，先進(jìn)的檔案管理工作可以提高單位的工作效率。現(xiàn)在很多工作人員嚴(yán)重缺乏耐心，無(wú)視檔案的管理工作，使檔案失去了本身的作用。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該重視培訓(xùn)工作，加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培訓(xùn)，使他們了解并認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。聘請(qǐng)檔案管理的專(zhuān)業(yè)人士對(duì)員工定期培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案相關(guān)的知識(shí)。并且加入評(píng)比的工作模式，有效調(diào)動(dòng)其工作的積極性，使工作人員能更好的開(kāi)展工作。

（五）逐步建立檔案信息化管理，提高利用效率。檔案的管理模式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存模式替換成軟件文檔模式向社會(huì)提供服務(wù)就是檔案管理的信息化的含義。使用先進(jìn)的軟件，使檔案從紙質(zhì)模式實(shí)現(xiàn)信息化，提高檔案管理的有效使用，有效為信息資源進(jìn)行分類(lèi)、分析、提取和加工。和傳統(tǒng)的檔案資料相比，電子檔案方便保管、修改以及查閱。為了有效地減少檔案管理的經(jīng)濟(jì)成本，可以使用網(wǎng)絡(luò)傳輸功能進(jìn)行快速的傳遞，從而保障工作效率。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案規(guī)范管理對(duì)事業(yè)單位檔案管理是必不可少的，規(guī)范地管理檔案可以有效提高單位的工作效率和質(zhì)量。為了更快適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，接受新的挑戰(zhàn)，事業(yè)單位的檔案規(guī)范性管理必須不斷進(jìn)行優(yōu)化，與社會(huì)同時(shí)進(jìn)步，為單位的快速運(yùn)轉(zhuǎn)指明正確的方向，為社會(huì)和單位的發(fā)展盡其所能出份力。