檔案管理過(guò)程中的主要問(wèn)題及對(duì)策措施

文/貴州省晴隆縣檔案局 盧安桃

在每個(gè)部門的發(fā)展過(guò)程中，往往會(huì)產(chǎn)生很多重要的信息資料，而這些信息資料的保存便會(huì)在使用過(guò)程中有序地歸置到檔案中，產(chǎn)生一定的記錄作用，對(duì)于部門的各種活動(dòng)、重大事項(xiàng)、典型事跡等都進(jìn)行記載和保留。檔案的最大作用就是能夠在部門的發(fā)展道路上提供歷史性的鋪墊。比如在提高經(jīng)濟(jì)水平方面，財(cái)務(wù)部門能夠提取檔案中歷年的經(jīng)營(yíng)情況，對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)作出對(duì)比，在之前舊模式的基礎(chǔ)上改善和創(chuàng)新，從而使部門得到長(zhǎng)足發(fā)展。

一、檔案管理工作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）部門普遍對(duì)檔案管理工作不重視，導(dǎo)致管理工作中頻出漏洞。雖然每個(gè)部門都會(huì)或多或少地開(kāi)展檔案管理工作，但是各部門對(duì)檔案管理工作不同的關(guān)注度，導(dǎo)致管理工作層面出現(xiàn)參差不齊的管理質(zhì)量。部分對(duì)管理工作忽視的部門也總是會(huì)在管理檔案過(guò)程中缺乏執(zhí)行力度，而出現(xiàn)這一問(wèn)題的主要原因是檔案管理工作具有一定的無(wú)趣性和繁雜性。工作人員往往會(huì)產(chǎn)生得不到重視，無(wú)法發(fā)揮自身實(shí)力的感受，從而懈怠檔案管理工作。從另一方面來(lái)說(shuō)，部門高層也總是忽視檔案的作用，塵封檔案，給內(nèi)部員工造成一種檔案無(wú)用的錯(cuò)覺(jué)，無(wú)法發(fā)揮出員工們對(duì)檔案管理的積極性和能動(dòng)性。

（二）檔案管理內(nèi)部與外部環(huán)境不達(dá)標(biāo)，質(zhì)量低下。得不到重視的檔案管理工作，只有素質(zhì)低下的管理人員和簡(jiǎn)陋的硬件設(shè)施。檔案管理工作其實(shí)是一項(xiàng)非常專業(yè)的資料管理工作，它需要專業(yè)人員進(jìn)行有序的整理和把關(guān)，提高檔案的利用率。但是很多部門的檔案管理人員自身素質(zhì)低下，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)流程不清不楚，也沒(méi)有具備完整的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，所以檔案管理工作總是會(huì)表現(xiàn)得更加繁雜和冗長(zhǎng)，不利于檔案管理工作效率的提高。另外，很多部門為檔案建立的儲(chǔ)存室設(shè)施簡(jiǎn)陋，辦公環(huán)境差，甚至沒(méi)有專門放置檔案的文件夾和書(shū)櫥，這也在很大程度上阻礙了檔案管理工作效率的提高。

二、針對(duì)檔案管理工作問(wèn)題的對(duì)策措施

（一）部門一定要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，不要忽略檔案管理工作的重要性。有效的檔案管理對(duì)部門的長(zhǎng)足發(fā)展起到很大的作用。在日常工作中，部門要加強(qiáng)對(duì)管理工作的重視程度，不僅部門高層要時(shí)刻注重檔案的作用，使檔案充分為工作所用，而且還要在部門內(nèi)部人員中樹(shù)立檔案管理工作的意識(shí)，加開(kāi)關(guān)于檔案管理的培訓(xùn)會(huì)，強(qiáng)調(diào)檔案的重要性，從部門各個(gè)層面提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。只有部門人員的思想上發(fā)生根本的轉(zhuǎn)變，才能在檔案管理工作的實(shí)際行動(dòng)中有所表現(xiàn)，確保部門檔案管理工作的有效開(kāi)展。

（二）為檔案管理培養(yǎng)專業(yè)化的人才，并配備完善的檔案存放環(huán)境。每個(gè)部門的發(fā)展都離不開(kāi)各部門專業(yè)人才的培養(yǎng)。在加大對(duì)檔案管理工作的重視程度后，部門還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)。一方面應(yīng)該招聘具有專業(yè)管理能力、素質(zhì)強(qiáng)、綜合能力與實(shí)踐能力都很強(qiáng)的檔案管理工作人員。一方面還應(yīng)該在招收這方面人才的基礎(chǔ)上后續(xù)增加針對(duì)管理方面的培訓(xùn)活動(dòng)，使得這些有基礎(chǔ)管理能力的人才能夠不斷提升自我和樹(shù)立檔案管理工作重要的意識(shí)，從這幾方面入手，部門能夠開(kāi)展更好的檔案管理工作，使檔案充分發(fā)揮對(duì)部門發(fā)展的作用，保證部門的業(yè)績(jī)不斷上升。此外，部門還需要配備齊全的檔案管理硬件設(shè)施，在給予檔案保存足夠大的空間之外，還要提供完整的檔案管理工作辦公室和完整的檔案管理工具，如檔案文件夾、文件袋、文件框等設(shè)施。如此一來(lái)在方便檔案管理工作順利開(kāi)展的同時(shí)，也能為檔案管理工作人員提供良好的辦公環(huán)境，有利于激發(fā)員工的工作積極性。

（三）在保證檔案管理工作具有良好管理環(huán)境的同時(shí)，部門還需要強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的保密性。檔案是部門內(nèi)部工作的歷年資料和一些機(jī)密材料，屬于部門內(nèi)部機(jī)密性文件，檔案對(duì)于部門在同行競(jìng)爭(zhēng)中是非常重要的存在意義。所以在這個(gè)基礎(chǔ)上，就需要部門的檔案管理人員注意檔案管理的保密性，意識(shí)到部門檔案泄漏的危險(xiǎn)性。部門需要時(shí)刻培養(yǎng)部門內(nèi)部人員對(duì)于部門檔案的保密意識(shí)，在日常工作中工作人員要提高警惕性，不隨便在部門外部復(fù)印部門檔案，不隨便與部門外部人員討論檔案內(nèi)容，不隨便將檔案擱置在辦公區(qū)域以外的地方，妥善保存檔案，讓每一個(gè)工作人員都具有一定的危機(jī)意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)和保密措施。在此基礎(chǔ)上，部門還需要制定相應(yīng)的機(jī)密泄露懲罰措施，在警示全體員工的同時(shí)，對(duì)機(jī)密泄露帶來(lái)的一系列損失有一定程度上的彌補(bǔ)。

三、總結(jié)

綜上所述，檔案管理工作對(duì)于部門的發(fā)展是非常重要的。部門要大力加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，從各方面改善檔案管理的工作環(huán)境，保證檔案管理的有效進(jìn)行。當(dāng)然，不同的部門在檔案管理方面都會(huì)存在不同的問(wèn)題，這就需要部門意識(shí)到自身的問(wèn)題，從而針對(duì)這些問(wèn)題產(chǎn)生的原因，從根本上制定解決措施，有效避免后續(xù)問(wèn)題的產(chǎn)生，保證部門的長(zhǎng)足發(fā)展。