基于大數據時代背景下的檔案管理分析

文/青島西海岸新區靈珠山街道辦事處 梁云華

信息化社會的發展給各行各業的發展都提供了機會，隨之也帶來了較大的挑戰，檔案管理活動也是如此。檔案管理活動的關鍵性是不言而喻的，檔案內的各種資料均要得到妥善保管，而且，資料還應當得到進一步更新與再次保存，便于及時查找與翻閱。

一、檔案管理工作在大數據環境下受到的影響

（一）提升了檔案存儲質量。以往的檔案管理內容關鍵是紙質信息，一般情況下，紙質信息的防風險性能偏差，且對存儲環境的有很高要求，如果檔案保存位置產生水患和火災等突出情況，或是存儲環境比較潮濕等，紙質信息因不能抵抗環境的破壞，造成檔案出現缺失或破損。一般檔案特別是不動產檔案，要求存儲的時間很長，但紙質信息通過長期保存以后會產生字跡不清、紙質退化等現象，影響資料的查看質量。紙質資料的存儲問題在大數據背景下得到了有效處理，利用大數據系統保存檔案資料，在減小存儲空間的同時，還能有效提高檔案數據的存儲質量和時間。

（二）減少檔案管理費用，提高管理效率。大數據背景下，利用數據平臺和信息技術能夠有效處理海量數據資料，使用智能技術來采集整理與配置信息，大幅度提高了人工信息操作的效率。目前，國家經濟的迅猛發展和房地產事業的日益發展，不動產檔案管理信息量不斷增多，但以往的紙質信息保存空間和紙張成本很高，增多了檔案管理的費用，而利用大數據平臺來保存和處理檔案資料，能夠節省保存空間并減少數據載體的支出。

（三）大數據實現了檔案管理活動的數字化。隨著社會經濟的迅猛發展，在大數據環境下，要處理好檔案管理工作，必須充分發揮出每個部門的作用，突破以往的管理模式，進一步革新管理方式，基于大數據的功能，充分調動檔案管理者的主動性與積極性，提高檔案管理的質量及效率，促進檔案管理的長遠發展。

二、大數據環境下提高檔案管理質量的途徑

（一）建立完善的檔案管理機制。大數據環境下的檔案管理工作有了更廣闊的進步空間，但是管理者與數據資料的安全還存在諸多問題。大數據的到來革新了檔案管理模式，但因為規章機制不健全，造成檔案管理過程責任與義務混亂，降低了檔案管理工作效率，由此，建立完善的檔案管理機制是提高檔案管理效果的重要途徑。在檔案管理工作中，管理層要積極創建完善的數據準入機制與監控管理機制等，按照規章機制劃分和管理責任。采用數據準入機制，檔案管理者可以更加清楚數據的關鍵性及該數據是否具備可使用性，由此在最大限度上降低管理人員的工作負擔。相關的責任及時能夠對管理人員展開詳細的責任和義務劃分，避免在檔案管理過程產生混亂現象，同時能在問題發生后及時追蹤相關責任主體，提高檔案管理人員的責任感和職業素質。監控管理機制能夠嚴格監督檔案管理人員的行為，減少檔案管理者不作為和失職行為的產生，對信息保護及提升管理效率有著顯著作用。

（二）提高檔案資料的安全性。大數據環境下，采用多種信息系統和網絡技術來管理檔案，在很大程度上給檔案管理機構帶來了更為完整的數據資料，檔案的關鍵性逐漸加強，但檔案資料極易被泄露和篡改，所以，信息的安全性尚待進一步增強。檔案管理機構要盡可能減少管理者的流動，在招聘管理者時，需全面檢查其道德涵養，在培訓相關管理者時注重提高其安全觀念，增加管理者的安全觀念。在對檔案信息利用移動硬盤傳遞時，要確保設備的安全性，避免把病毒帶進檔案管理的計算機軟件中。在上傳檔案資料以后要妥善保存并做好相應的信息備份，避免信息缺失。

（三）加強培育檔案管理高質量人才。人才是檔案管理活動順利進行的重要條件。大數據環境下，檔案管理活動要想順應社會的發展潮流，就一定要加強培育專業性高素質人才，需要注意的是，有很多檔案管理機構僅僅簡單地更新儀器設施，并未及時改進知識觀念，如此是無法和大數據背景相融合的。以往的檔案管理者對大數據的專業理論比較缺乏，根本無法滿足管理的基本要求，所以要注重培育可以熟練使用大數據開展檔案管理活動的高素質人才。為了培育出現代化檔案管理者，企業可以和高校設立跨學科的內容，便于高校能夠直接為其培育并傳輸專業性人才。而且，企業還能夠引入國內外有豐富經驗的信息管理者，使之指導以往的檔案管理者，并采取培訓模式把以往的檔案管理者培育成高素質的檔案管理者。

三、結束語

總而言之，大數據環境下，檔案管理出現了較大的改革和創新，各種先進的高新科技在提升檔案管理處理效率、減少管理費用、提升檔案管理水平等方面有較大幫助。但在大數據背景下，檔案管理工作依舊面臨著許多問題，對此，相關管理者一定要詳細分析存在的不足，通過加大數據安全性、培育專門人員、建立完善的管理機制等，來提升檔案管理的質量，促使檔案管理的可持續發展。