淺析辦公室檔案管理的可持續發展策略

文/山西省孝義市西辛莊鎮辦公室 任成智

辦公室檔案管理工作就是對單位的各項工作資料進行收集、整理和保存，并通過檔案記錄來反映事物發展的具體過程。檔案管理工作作為辦公室管理的一項重要內容，必須隨著時代的變化不斷與時俱進，充分發揮出其作用和價值，以提高工作效率，實現辦公室檔案管理的可持續發展。

一、提高辦公室檔案管理工作效率的意義和作用

辦公室檔案管理對于單位的發展具有非常重要的作用，提高其工作效率具有非常重要的意義，具體如下：一是有利于促進檔案事業的可持續發展。檔案管理工作具有連續性、連貫性和不間斷性的特點，因此這就要求在開展辦公室檔案管理工作的過程中從檔案管理的自身特點出發，采取符合要求的檔案管理手段，并根據辦公室檔案管理工作的實際來采取有效的檔案管理手段，從而實現檔案管理工作的可持續發展。值得注意的是，檔案資料不是一次性形成的，它需要通過一定的時間和歷史形成，因此為了保證檔案的完整性，必須對檔案進行合理的保存和歸納，避免因為不合理的檔案管理造成檔案資料的丟失和遺漏。二是辦公室檔案管理工作符合時代發展的要求。辦公室檔案管理工作為人們查詢信息、調查資料提供了很大便利，也是單位工作的重要組成部分，做好檔案管理工作有利于更好地為單位發展服務。三是有利于促進檔案事業、國民經濟及社會的發展。檔案管理工作存在于各行各業的發展當中，任何行業的發展都離不開檔案管理，做好檔案管理工作有利于推動社會的進步，為人們的正常工作提供參考。

二、實現辦公室檔案管理可持續發展的策略

（一）實現辦公室檔案管理的現代化。隨著時代的發展，辦公室檔案管理的現代化已經成為檔案管理發展的必然趨勢，因此在開展辦公室檔案工作時必須引用現代化的管理方式，更新傳統的管理辦法，立足于辦公室檔案管理工作的實際，根據當前時代發展的要求制定適合的檔案管理目標，將檔案管理工作與時代發展結合起來，這樣才能有效提高辦公室檔案管理的工作效率。此外辦公室檔案管理的現代化涉及內容較多，不僅包括檔案管理技術手段的現代化，還包括檔案管理工作中現代技術的應用程度，只有在檔案管理工作中多多引用現代化技術，才能進一步促進檔案管理工作的發展，才能切實解決目前檔案管理中存在的一系列問題。

（二）積極轉變辦公室檔案管理理念。想要實現辦公室檔案管理的可持續發展必須積極轉變辦公室檔案管理的理念：一是要充分意識到辦公室檔案管理的意義，了解辦公室檔案管理工作的內涵，這樣才能在工作中明確自身工作職責，全身心地投入到日常檔案的管理工作當中。二是要加大對檔案管理知識的培訓力度，使辦公室人員都對當前的檔案管理知識有所了解，及時掌握先進的檔案管理理念，并將這些理念運用到工作當中，促進日常檔案管理工作的正常開展。三是要多多舉辦關于檔案管理的交流會、研討會，在會議上可以就當前檔案管理中存在的問題進行探討，通過探討尋找辦公室檔案管理工作的發展方向，進一步促進后期辦公室檔案管理工作的開展。四是要加大檔案管理知識的宣傳和教育力度，檔案管理工作人員明確工作規范，進一步提高檔案管理工作。通過一系列的措施，及時轉變辦公室檔案管理理念，實現辦公室檔案管理的可持續發展。

（三）要持續完善檔案管理制度。辦公室檔案管理工作的正常開展離不開完善的檔案管理制度，想要實現辦公室檔案管理的可持續發展就必須持續完善檔案管理制度。首先，需要仔細分析當前的檔案管理制度，通過分析發現其存在的不足，并針對這些不足之處提出有效的改善措施。其次，要持續提高辦公室資料的搜集和整理水平，不斷提高檔案管理工作水平和效率。再次，要在辦公室設置專門的檔案室，并配備專門的檔案管理人員，根據一定的方式對各類檔案資料進行分類別、分時間的管理，便于以后檔案資料的查找，對于重點檔案資料要進行重點保存和管理，避免造成檔案資料的丟失。此外還要對檔案管理工作流程進行梳理，確保各項檔案工作得以發展，持續推動檔案管理制度體系建設。

（四）要逐步實現信息化檔案管理。隨著信息化時代的到來，給辦公室檔案管理工作提出了新的要求，而為了辦公室檔案管理工作的可持續發展，就必須緊跟時代要求，實現信息化檔案管理。首先，需要配備信息化檔案管理的基礎設備，如計算機、打印機以及掃描儀等，只有具備了這些基礎設施，才能為后期的信息化檔案管理奠定基礎。其次，要對辦公室檔案資料進行信息化處理，將其轉變為電子檔案，方便后期的管理和應用。最后，要使檔案管人員掌握現代的信息化檔案管理知識，這樣才能保證日常工作的順利開展，最終逐步實現辦公室檔案管理的信息化。

三、結束語

綜上所述，辦公室檔案管理工作在辦公室工作中具有非常重要的作用，對于任何單位來說，辦公室檔案管理工作都與其發展有著密切的聯系，因此我們必須保證辦公室檔案管理的可持續發展。不僅要緊跟時代腳步，實現辦公室檔案管理的現代化和信息化，還要積極完善檔案管理制度，實現檔案管理的規范化，更要轉變辦公室檔案管理理念，切實為日常工作提供便利。