提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

文/濟南市城肥清運管理二處 劉俊巖

一、檔案管理科學化水平過程中存在的問題

（一）缺少準確連續的原始數據。檔案管理科學化水平的發展使得檔案管理部門的工作人員能夠大幅度利用信息和計算機系統對會計信息進行處理，然而大量的原始數據仍然依靠相關工作人員手動記錄和輸入。因此，一旦原始數據出現錯誤或紕漏就會使得檔案管理的其他工作受到影響。同時，檔案管理科學化水平的發展使得檔案管理部門的檔案管理工作越來越依賴于計算機系統，如果計算機系統在初始狀態就存在錯誤，就會導致內部控制存在著諸多不符合檔案管理發展的制度。另外，初始數據如果在錄入的時候未備份很可能引起數據丟失，容易造成檔案管理檔案信息不全面，對內部控制體系產生影響。

（二）檔案科學化水平管理的評價體系不夠完善。在目前的檔案管理部門中，檔案科學化水平管理并沒有充分考慮各種可能發生的意外情況，導致檔案科學化水平管理不具有實際踐行性。例如在財務支出方面，許多檔案管理部門將超出預算的成本支出歸于檔案管理當中的直接人工費用和其他費用等，這些都導致了檔案科學化水平管理體系的失真。同時由于相關工作人員對于檔案科學化水平管理的認識不夠全面，企業的檔案科學化水平管理并未形成一個完善的評價體系，造成企業將來的檔案科學化水平管理不夠準確，在一定程度上影響了企業和檔案管理部門的工作效率。

（三）對于檔案管理軟件的依賴性較高。計算機系統軟件的使用為大多數企業的檔案管理工作提供了極大的便捷條件，因此絕大多數檔案管理部門的工作人員對于檔案管理軟件的熟練程度越來越高，依賴性也越來越高。但是這些軟件并非完美無缺，目前來看還存在著一定的局限性或者限制性，比如不能分析出一些錯誤的檔案管理信息，導致一些檔案管理問題的出現，使得在出現意外情況如停電的狀態下，沒有了這些軟件就會影響檔案管理工作的正常進行。

二、會計電算化中企業內部控制問題的解決措施

通過上文分析發現，我國檔案管理部門在普及檔案科學化管理的進程中還存在著諸多問題。所以相關人員必須要深入探討及研究這些問題，及早制定出能夠符合要求的檔案科學化管理體系，從而在各個方面加強檔案管理，為建立健全檔案部門的檔案管理科學化進程作出相應的貢獻。

（一）建立健全檔案管理部門的組織機構。完善健全的檔案管理部門組織機構是實現檔案管理部門科學化檔案管理的重要基礎，也是治理和控制檔案管理科學化水平的重要步驟，組織機構的健全有助于檔案管理效果的提高和進步。同時，層次明確的組織機構也能夠保證檔案管理部門充分發揮自身的職能，有助于檔案管理的分級管理。而且在檔案管理科學化水平的大環境下，我國的檔案管理部門之間需要更充分更有效的信息溝通，因此各級檔案管理部門職能人員在明確自身職能范圍的基礎上加強溝通，保證檔案管理部門的組織機構有效完整，從而加強檔案管理效率。

（二）提高檔案管理工作人員的職業能力控制。在信息化的環境下，計算機系統在分析、設計及運營維護各個階段都需要進行深入的研究，這就需要明確檔案管理部門工作人員的職能范圍，最大程度地保證系統的正常工作。同時，檔案管理的計算機系統應該仿照手工系統，每一項都應該交由相同的專業檔案管理工作人員來進行記錄。通過這些崗位的明確分工，有助于保證檔案管理資料的獨立性、正確性和完整性，從而在各個方面為加強檔案管理的科學化水平控制制度貢獻力量。

（三）加強檔案管理部門與內部和外部的溝通。檔案管理部門在檔案科學化管理過程中，充足的信息以及頻繁的信息溝通必不可少，因此必須要完善暢通的信息溝通渠道，明確部門職責。此外，檔案管理部門之間也要加強溝通，確保相關檔案管理的指示和命令能夠準確及時地在基層部門奏效。同時，應加強與外部單位的溝通聯系，加強過程控制，對于發現的問題及時處理，建立規范合理的流程控制。檔案管理部門通過與內部和外部的綜合聯系，能夠確保信息傳遞和信息溝通的暢通，使檔案管理部門從整體上能夠加強檔案科學化管理的有效性。

三、結束語

檔案科學化管理是當代電子科學技術發展和信息收集的一大必然結果，在實行檔案科學化管理之后，相關檔案管理部門的工作效率都得到了極大的提高。但是通過上文分析和研究可以看出，如何在保證檔案科學化管理工作的正常開展基礎上確保檔案管理的有效運行是目前我國檔案管理部門急需解決的一大問題。一套良好有效的檔案管理內部控制制度不但有助于保證檔案科學化管理工作的順利開展，也能將繁多的檔案管理信息轉化為簡明易懂的結果，有助于檔案管理部門的正常工作及正確決策。同時，加強檔案管理部門各負責人和相關工作人員的專業技能，加強思想教育、專業能力培養、人員結構優化，也能夠科學有效地促進檔案科學化管理水平的提高。