檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值

文/山東省臨沂市中醫醫院 鐘鋮

醫院檔案作為醫療衛生系統的重要資源，應該在高度重視的基礎之上轉變原有的工作形式，優化管理手段，以科學合理的措施來為社會提供更加優質的公共服務，所以為了從根本上促進醫院管理工作的進步，需要以醫院檔案信息化建設為主要手段，提升醫院管理工作效率。

一、在醫院檔案管理中應用檔案信息化建設的基本內涵

《檔案法》的發布實施在一定程度上促進醫院管理向科學化、規范化方向發展，盡快推動醫院的管理工作向現代化的層面上進行轉移，所以信息化建設不僅僅強調的是數字化與網絡化，同時也強調了制度規范與經濟管理。在我國新形勢的推動下也提出了要提升企業規范化管理的要求，所以在醫院檔案管理中應用信息化建設既是時代發展的客觀需要，也是醫院管理工作進步改革所要采取的必要措施。

其次，醫院檔案管理有其自身的重要意義，檔案資料的管理工作具有會議記錄、病例報表統計、人事流動狀況記錄等多種功能，所以進行檔案信息化建設、加強醫院的檔案管理，能夠直接提升醫院的醫療衛生水平，促進科研進步，實現管理的規范化。另外信息化建設也能提升醫院檔案的保密性，電子檔案因為可以直接對于病人信息進行采集、存儲以及傳輸使用而使得日常醫療工作具有便利性，降低了紙質檔案管理的復雜程度。從綜合上來看提升內部的管理水平，實現規范化透明化管理。只有從根本上認識到了在醫院檔案管理中信息化建設的重要價值，才能夠在明確醫院檔案管理工作現狀的基礎之上轉變工作觀念，以完善的信息化建設手段去推動醫院管理工作的進步，讓醫院檔案資料能夠為醫院決策運營起到相應有效的參考作用。

二、在醫院檔案管理中應用信息化建設的具體措施

（一）加強信息化建設制度體系的優化與規范。醫院檔案部門根據國家《檔案法》的規范與標準，應當對自身的管理制度進行優化，實現電子文件管理的有序性，吸收國內相關行業企業的管理經驗與管理標準，細化目前的信息化建設的相關細節，實現電子資料與電子檔案的全過程管理。所以在細化制度類別的過程之中，可以依據醫院實際的經濟管理特點以及運營要求去建立相關的檔案管理制度，如黨政群檔案管理制度、醫療檔案管理制度、科學研究資料檔案管理制度、硬件基礎設施資料制度、醫療衛生儀器設備管理制度、財務會計信息管理制度、病史管理制度以及聲像照片類信息管理制度等，在收集資料與歸檔資料的過程之中，以這些制度為管理依據，從而規范對于電子檔案、信息化檔案的使用方式。所以一般醫院都是選擇三級檔案管理模式，一級類目、二級以及二級以下類目都有相應的區分。只有加強信息化建設制度體系的優化與規范，才能夠實現信息化建設在醫院檔案管理中的有效應用，為醫院的管理與現代化發展創造有利條件。

（二）完善醫院檔案管理信息化建設中的配套設施。在信息化建設的過程之中，還需要從硬件設施處進行著手，真正從根本上實現醫院檔案管理中“程序管事、制度管人”的管理目標，加強計算機聯網體系建設，建立醫院的信息管理系統，例如HIS、LIS、PACS、OA等相關系統都能夠加強對于醫療、病房、物資、藥品等多方面的網絡化管理。在經濟管理的過程之中，最為明顯的信息化建設優勢體現在醫療設備檔案管理方面，利用電子信息化系統技術能夠全面系統地為每一臺醫療設備建立檔案，科學分析設備的使用頻率、成本狀況、維護情況等，從而為后期的醫療儀器設備決策購入奠定基礎，優化對于醫療衛生設備技術指標以及性能的補充，最大程度上以完善的醫療設備檔案為著手點，實現成本的控制。所以在醫療設備管理檔案模塊之中，就能夠完成采購記錄管理、維修記錄管理、保養記錄管理、使用記錄管理等多個工作。這樣在設備管理之中加強信息、檔案的一體化管理，能夠精簡機構設置，避免不必要的設備，促進信息管理功能的優化。所以在系統建立上，應該統籌各種信息結構來促進醫院管理體系的建立，比如病案統計管理系統、財務管理系統、人事管理系統、醫院醫療科研成果管理系統等，都可以實現總體規劃。除了系統建設之外，最為關鍵的是醫院還需要加強硬件設備的投入，為了滿足聯網需求，要在工作區域范圍內全部配備相應的計算機設備，病例本也可以采取平板電腦進行替代，其中還包括導入接口等，讓醫院無論任何品牌的信息系統以及醫療器械都能夠實現有效的建立，加強對于醫院的優化，是雙向利好的有效行為。

三、結語

目前醫院在檔案管理工作發展過程之中還有很大的發展空間，需要在充分認識檔案信息化建設重要意義的基礎之上，針對目前的發展現狀進行改進，通過優化醫院信息化建設的制度體系、完善醫院信息化建設中的配套設備等相應的方式，順應醫院體制改革的檔案管理需求，促進醫院檔案管理工作的發展。