淺析如何提升文件檔案管理規(guī)范化水平

文/郴州市廣播電視臺(tái) 曹譯之

廣播電視臺(tái)是我國(guó)的主流宣傳媒體，承擔(dān)著宣傳黨和國(guó)家政策方針、傳播先進(jìn)思想理念的重要職責(zé)。加強(qiáng)文件檔案管理工作，能夠?yàn)閺V播電視臺(tái)帶來(lái)更大的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，提升為社會(huì)與群眾的服務(wù)質(zhì)量與水平。因此檔案管理人員要引起高度重視，在信息時(shí)代背景下加強(qiáng)文件檔案管理工作創(chuàng)新，不斷提升規(guī)范化水平，將文件檔案應(yīng)有作用體現(xiàn)出來(lái)。

一、提升文件檔案管理規(guī)范化水平的意義

第一，關(guān)系著廣播電視臺(tái)的發(fā)展。文件檔案管理在信息產(chǎn)業(yè)中占據(jù)著重要地位，文件檔案收集、歸檔和數(shù)字化管理，都是規(guī)范化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。通過(guò)提升文件檔案管理規(guī)范化水平，能夠?yàn)閺V播電視臺(tái)提供各種真實(shí)、可靠的信息與資料，便于領(lǐng)導(dǎo)制定正確的決策，從而保證收視率，發(fā)揮出應(yīng)有的社會(huì)功能。第二，是廣播電視臺(tái)主要信息來(lái)源。當(dāng)前文件檔案管理的重要性越來(lái)越凸顯，只有提升文件檔案收集、整理、歸檔等規(guī)范化水平，讓今后資料查詢變得更加方便與快捷，為廣播電視臺(tái)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展奠定良好基礎(chǔ)。

二、提升文件檔案管理規(guī)范化水平的對(duì)策

（一）增強(qiáng)工作人員思想意識(shí)。廣播電視臺(tái)很多工作人員掌握的檔案知識(shí)較少，不熟悉檔案管理法規(guī)，缺乏較強(qiáng)的檔案意識(shí)，也不清楚歸檔范圍，導(dǎo)致在日常工作中形成的重要文件檔案未及時(shí)歸檔，出現(xiàn)了損壞與遺失的問(wèn)題。檔案管理人員應(yīng)該承擔(dān)著宣傳教育的職責(zé)，促使所有工作人員做好文件檔案的形成、積累、立卷、歸檔等工作，能夠充分意識(shí)到文件檔案管理規(guī)范化的重要性。同時(shí)還要明確所有工作人員的具體職責(zé)，增強(qiáng)檔案意識(shí)，能夠認(rèn)真開(kāi)展文件檔案的建設(shè)與管理工作，為文件檔案作用的發(fā)揮創(chuàng)造良好的條件。

（二）完善文件檔案管理規(guī)范。第一，完善文件檔案管理細(xì)則。為提升文件檔案管理規(guī)范化水平，應(yīng)該科學(xué)合理明確具體管理規(guī)則，保證工作效率獲得提升，讓文件檔案管理能夠有序進(jìn)行。檔案人員要選擇適宜的管理方法，在保證管理好檔案室的前提下，最大限度減少人力、物力和財(cái)力的投入，能夠有效節(jié)省時(shí)間，提升文件檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化和制度化水平。第二，健全檔案人員交接工作制度。要切實(shí)做好檔案人員離職后的文件檔案管理交接工作，若是缺乏相關(guān)的規(guī)章制度，將導(dǎo)致不能徹底做好交接工作，從而讓一些重要文件檔案出現(xiàn)丟失、損壞等問(wèn)題，為今后的利用造成不便。因此要高度重視交接工作，保證文件檔案得到規(guī)范管理，發(fā)揮出推動(dòng)廣播電視臺(tái)發(fā)展的作用。

（三）改進(jìn)文件檔案管理方法。在信息化時(shí)代，各種現(xiàn)代化手段在文件檔案管理中得到了廣泛應(yīng)用，如聲像載體一般為光盤、錄影帶、U盤及軟件存儲(chǔ)，但這缺乏較強(qiáng)的穩(wěn)定性，需要采取規(guī)范化的管理措施，不斷改善文件檔案保存條件與方法。一些文件檔案對(duì)存放溫度、磁場(chǎng)及濕度等有嚴(yán)格要求，若是管理方式不夠科學(xué)專業(yè)，將引起較大損失。對(duì)紙質(zhì)文件檔案來(lái)說(shuō)，應(yīng)該確保通風(fēng)向陽(yáng)，將防水、防火、防盜及防蟲蛀等措施做到位，提升文件檔案保存質(zhì)量。要逐步增加在文件檔案管理中的資金投入，不斷對(duì)設(shè)備與環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，采用更新的技術(shù)手段，提升文件檔案管理規(guī)范化水平，為廣播電視臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)提供可靠的決策支持。

（四）注重文件檔案信息化建設(shè)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，文件檔案管理加快了現(xiàn)代化和信息化建設(shè)步伐，為提升規(guī)范化水平創(chuàng)造了良好條件。第一，增加資金投入力度，將檔案室硬件設(shè)備配置齊全，采用先進(jìn)檔案管理設(shè)備與程序。第二，檔案管理人員要熟練操作各項(xiàng)設(shè)備，保證充分發(fā)揮出各種現(xiàn)代化設(shè)備的作用，讓文件檔案得到規(guī)范管理。第三，提升文件檔案管理信息化水平。要將信息化技術(shù)應(yīng)用到文件檔案管理中，保證這項(xiàng)工作更加規(guī)范，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檔案管理的方式，在計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)各種文件資料信息，既能夠保證文件檔案的完整性與安全性，還為今后利用提供了便利，同時(shí)有效減少了占據(jù)的空間，解決了經(jīng)費(fèi)。

（五）提升檔案人員綜合素質(zhì)。文件檔案管理是廣播電視臺(tái)管理工作中的重要組成部分，對(duì)各項(xiàng)工作的開(kāi)展有著巨大影響，提升文件檔案管理效率與規(guī)范化水平，可以有效發(fā)揮出各種文件檔案的作用，為促進(jìn)廣播電視臺(tái)的發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有作用。但是文件檔案管理工作涉及事項(xiàng)眾多，內(nèi)容繁瑣，管理任務(wù)較重，要求檔案管理者具備高度的責(zé)任心與事業(yè)感，能夠認(rèn)真、規(guī)范做好各項(xiàng)工作。同時(shí)檔案管理人員還要積極參與到各種培訓(xùn)中，既要認(rèn)真學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識(shí)，還要掌握各種專業(yè)技能，能夠有效應(yīng)用信息技術(shù)，真正規(guī)范、科學(xué)管理文件檔案，為廣播電視臺(tái)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，做好文件檔案管理工作意義重大，要通過(guò)各種規(guī)范化措施，讓文件檔案得到妥善保存，確保文件檔案收集、整理、保存和利用等工作順利進(jìn)行。檔案管理人員需要充分認(rèn)識(shí)自己承擔(dān)的責(zé)任，不斷改進(jìn)工作方法，讓文件檔案管理工作更加科學(xué)化和規(guī)范化發(fā)展，真正發(fā)揮出服務(wù)廣播電視臺(tái)各項(xiàng)工作的作用。