文書檔案管理存在的問題及解決措施

文/山東省泰安第一中學 蔡艷麗

一、文書檔案管理中存在的問題

（一）文書檔案管理工作的不足問題。在實際管理工作當中，盡管文書檔案的管理工作有了調整和改善，但在具體工作中仍然出現很多新問題。首先文書工作和檔案管理工作是有著本質區別的，能夠做好這兩者是文書管理工作的首要條件。所以，在文書檔案管理工作中，必須將兩者統一來管理，督促和引導文書檔案管理間的相互配合，構建一個新的管理體系。同時我們還要正確處理兩個工作間的銜接問題，積極有效、切合實際、科學地進行管理。還由于過分強調了檔案的保密性質，使大部分檔案不能夠被需要的人充分利用，還有具體完整的檔案管理制度不能夠體現在實際的工作中，很多部門在查閱和輸送文書的時候，不按照相關規定和步驟，不在期限內歸還檔案，更有文書檔案管理制度方法不能與時俱進，在整理和裝訂的時候大部分是人為操控，不僅費時而且還有些困難。

（二）檔案管理的流程需改進。在文書檔案中應該有完善的管理流程，包括檔案的查閱、整理、歸檔、分發、保管以及其它流程，但在具體的工作中，這些陳舊的管理流程已經達不到現在社會所需。首先，文書檔案歸類不確定，對文書檔案的真偽鑒別落后，對新型的文書檔案不能及時跟進，缺失相關的管理和監督力度，使得很多假檔案混入其中，達到以假亂真的目的，進而導致檔案管理工作的效率低下等。

（三）相關監管部門的管理程度不夠。文書的管理工作在我國的出現和實施晚于其它國家，是近年來才逐步出現發展的，很多單位的人員對這種管理認識不清，對文書檔案管理工作的認識不全面、不理解、不透徹等有關因素，沒能夠重視這一工作。大部分工作單位的領導對文書檔案管理工作從簡落實，抱著可有可無的心態，盡管培養了大量的人才卻不盡其才，既不符合工作的目標和利益的最大化，只需要相關的工作人員簡單保管好文書，以備不時之需。所以我們從中可以看出，在文書檔案管理工作中，領導的不重視，工作人員的效率低下，導致我國的文書管理工作不能夠有一個好的發展前景。

（四）工作人員的自身素養不高。由于文書檔案管理工作的起步晚，相關部門對其不重視，使得有些單位的檔案管理工作者得不到相關的專業培訓，無證上崗，沒有完全掌握和了解檔案管理工作的重要性。所以在具體工作當中，對檔案的歸類、查閱等技能掌握不熟練，自身素養和個人能力達不到管理工作需要的要求，難以完善文書檔案的管理工作。雖然大量投入了人才，但是很多部門單位缺乏一些帶領的人員，導致一人兼職多項工作，降低了文書檔案工作需要的水準。從而使文書檔案歸類和收集不明確，不符合規范化工作，此外，由于現代化科技的發展，信息時代已是當今人的需求，如果人員培訓不足、自身的素養不能有所提高，就會使我國的文書檔案管理工作落后于其它國，最終影響我們的經濟發展。

（五）文書檔案信息化管理水平低。我國目前的文書檔案管理還處于傳統的管理模式，大多時候實施還是由人工操作，電子化信息管理落后，不具備信息存檔等要求，相關人員需要檔案時工作人員查找的效率慢，所耗費的時間長，而且大部分文書檔案是以手寫紙質的形式存在，缺失大數據，很多需要視頻和聲音的文書得不到保存，因為這一系列的綜合條件缺乏導致檔案的完整性受到了很大影響。

二、如何解決文書檔案管理的措施

（一）強化文書管理中的不足。文書檔案管理工作的順利開展與相關領導和工作人員都有重要的聯系，所以我們在工作中領導要多重視這一新型工作。給予各個崗位財力、人力、物力的支持，在必須的條件下給予更多的幫助，部門與部門之間相互學習，相互傳授經驗，為提高管理工作的質量和社會經濟的提高就必須要多重視，創建一個共同努力的結果。對于實際出現的事物進行研究，提供強有力的服務，便于社會對文書檔案管理工作的認可。

（二）加強相關人員自身的素質培訓。我國文書檔案管理的新開始，大部分都沒有專業的團隊去帶領和管理，隊伍力量不強大，整體的綜合素質都參差不齊，進而影響了文書檔案管理的發展。因為，想要去做好這一工作，就必須要求管理人員對工作有正確的認識，還要求他們拓展知識面，加強多方面知識的學習，所以需要部門領導對管理團隊重視并著重培養，給他們提供一個多學習、多交流的機會，定期安排專業的知識課，借鑒別國優秀的方面，來補足自身的不足之處，不斷積累經驗，不斷更新陳舊的管理方式，并與時代接軌，熟練運用現代化手段，將紙張的文書檔案用電子的方式來制作，把需要的視頻、音頻都錄入其中去使用和保護，從而建立一個適合我們的歸檔策略，為我們建立一個高質量、高素質的管理工作團隊。

三、結束語

綜上所述，如今社會文書檔案管理是經濟發展的必然條件，管理層的重視程度和管理隊伍的綜合素質與檔案管理工作的成敗是密不可分的，有這樣基礎的管理團隊去切實完成科學化、信息化的全新文書檔案管理工作，助力我國文書檔案管理工作走向正規化、現代化，并充分發揮檔案管理的益處，為實現社會經濟效益作出有力的貢獻，讓管理工作得到人們的認可。