加強檔案知識培訓 提升檔案管理水平

文/大同市商用密碼管理中心 趙琴

我國的檔案管理工作歷史悠久，有其相對的傳統性與模式性。如何更好地提高檔案管理水平，成為當下相關學者重點討論的話題。結合檔案管理單位的實際情況，運用科學、合理的管理手段，切合實際從根源上解決問題，進而為提高我國檔案管理水平奠定了堅實基礎。

一、加強領導，建立基層檔案組織

首先，應該加強上級領導隊伍對檔案管理工作的重視程度，樹立“火車跑得快，全靠車頭帶”的戰略理念與全局意識。通過提高領導隊伍對檔案管理工作的關注度，逐一形成由上至下的工作態度與思維理念，從源頭上提升對檔案管理工作的重視程度。另外，應該給予基礎檔案部門管理者相應的執行權與決策權，從基層檔案工作的監督與管理兩方面著手，將基層檔案管理工作做大做實。使檔案在歸檔、整理、查詢、收集與保管等多方面逐漸規范統一。通過監督機制可以遏制工作失誤的產生，并激勵了檔案管理人員的工作動力，使其樹立“立足崗位，發揮基層”的積極工作理念，對其日后的基層檔案工作建設與發展起到決定性的影響作用。最后，應該健全相對完善的檔案管理組織。管理組織的結構應該科學合理，對其人員配置應該做到人盡其責，切合實際將檔案管理工作落實到人。形成責任制機制，進而對檔案管理工作的整體水平提高起到較強的推動作用。

二、建立健全檔案制度，實現長效管理

建立相對完善的檔案管理制度，對檔案進行科學規范的管理，是現代化檔案管理發展的重要前提與基礎。對于制度的建立，關鍵問題是可否堅決執行。因此，同時也加大對制度的執行力度。首先，應該嚴格按照《檔案法》中的具體要求，對檔案的使用進行規范性管理并制定相關的管理制度，如在對檔案的歸檔、查詢、保存、借閱等諸多的規定與章程進一步進行細化，使其制度更加具體與嚴謹。其次，要根據各基層檔案單位的實際情況，切合實際制定符合檔案單位需求的檔案管理制度。尤其在檔案的歸檔方面，具體明確其歸檔范圍與歸檔基本要求。最后要加強檔案的分類與借閱工作，在分類方面應該按照相關的檔案管理條例，認真執行檔案的統籌與分類，能夠準確了解與把握相關檔案的種類用途與資料內涵。在檔案的借閱方面要認真執行登記與記錄，保證檔案的準確去向，在檔案歸還時要及時的清改記錄。通過一系列檔案管理制度的建立與完善，更為高效地發揮了檔案管理工作的實質性作用。

三、加強培訓，提高檔案人員業務水平

（一）參加相關機構組織的業務培訓。針對檔案管理人員的知識培訓，通常是由上級檔案管理部門或國家相關機構組織實施的。檔案管理工作的核心是管理人員。因此，加大對管理人員的業務培訓與知識培訓勢在必行。上級機構的培訓模式一般具有一定的權威性，通過邀請檔案學術界的專家教授，由淺入深將檔案知識與業務技巧灌輸給培訓人員，在提高相關檔案知識業務的同時，大大激發了檔案管理人員的求知欲望。

（二）參加內部檔案單位的培訓活動。在檔案單位內部實施檔案知識管理技能培訓也非常必要。針對各檔案部門的實際情況與工作環境不同，各檔案基層單位應該結合自身實際情況，制定具有針對性、對應性的培訓模式與制度。在內部單位培訓中可以采取競賽對比的方法來調動檔案管理人員的積極性，使之踴躍參加培訓的同時，還激發了工作的上進心。另外，還可以通過組織趣味培訓活動，在輕松的氛圍中進行知識培訓，可以改變檔案管理人員固定呆板的工作思維，使其在放松有趣中對知識進行掌握與了解。

四、加強監督，完善考核評比機制，促基層積極性

首先，應該加強完善監督機制，高效嚴謹的監督機制對檔案管理工作的發展與提高起到關鍵性的現實作用。檔案管理工作是一項枯燥繁雜的系統工作，其工作具體針對檔案的歸檔、借閱與保存。因此，需要有較為嚴格的監督機制進行保障。其次，應該完善相對的考核與評比機制，考核評比可以有效調動檔案管理人員的工作積極性，通過考核評比可以使上級領導對員工的實際情況有充分的了解。另外，應該建立評比獎勵機制，對業務突出，管理水平較強的員工適當給予經濟獎勵，對業務一般的員工應加以鼓勵，使其日后可以更為積極地參與學習培訓，進而為提高自身的管理水平打下良好基礎。

五、結論

綜上所述，雖然我國檔案事業發展逐漸成熟，但在相對的檔案管理中還存在諸多問題與不足。因此，只有健全完善的檔案管理機制才可以有效提升管理水平，在提高管理人員綜合素質的同時，大力運用好現有資源對員工進行系統的知識培訓與教育，使其能在較短的時間內提升自身的管理水平，為我國檔案事業的發展與提高奠定重要基礎保障。