探討縣級機關單位檔案管理信息化的建設與發展

文/呂梁市文水縣政府機關幼兒園 張烈芳

當下檔案管理信息化是為了更好地符合我國市場經濟發展，滿足社會現代化的需求。檔案管理工作人員目前的首要工作是將檔案管理信息化建設。依據目前的檔案管理狀況，檔案管理信息化建設效率提高的同時也伴隨著多種問題。信息化管理意識薄弱，受到傳統檔案管理方法思維的限制，單位的管理意識并沒有因為現代化管理模式應用而得到提高。領導的信息化建設方面缺乏詳細的指導和管理，進而制約檔案信息化的發展和建設。

目前縣級機關單位的檔案管理的現狀有：文件檔案的時效性不足，有些重要的文件只有一份需要多部門輪流參看，遇到急需的狀況也只能實行排隊看閱，致使文件使用率降低，在時效性和共享性上影響了文書的價值發揮；在文件的管理和查閱上需要復雜的借閱登記流程，致使重復勞動。在不具備查閱條件時需要花費大量時間去查找，造成時間的浪費。由于機關單位的文檔需要逐年進行整理歸檔，將分門別類存放好的原文檔進行歸檔，致使重復勞動。

縣級基層機關單位，在進行檔案管理時，在人員、經費、制度和物質這四個方面上都有著很明顯的不足，其原因就是一直貫徹的管理體制比較單一，脫離了縣級機關的實際情況。

在目前的縣級機關單位的檔案管理上，安全性比較缺乏。由于檔案管理的信息化需要建立在計算機的應用這個基礎上，而計算機的網絡系統上自身就存在安全缺陷，容易導致縣級機關單位的信息數據遭受病毒的侵害，并且縣級政府機關管理部門存在的安全意識比較淺薄，這些都會使管理信息缺乏安全性，使犯罪分子有可乘之機。

檔案管理人員的能力上也有欠缺。現在的縣級機關單位的信息管理處在從傳統向現代化轉變的重要時期，機關單位信息管理人員水平還處在傳統檔案管理的方式方法上，也就意味著當前管理人員的綜合素質水平不足以應對現代化信息管理的需求。作為專業信息管理工程，需要管理人員對現代化的信息技術要有充分的認識，還必須具備專業的現代化管理知識，這些都是當前縣級機關單位管理人員所欠缺的地方，會在直接影響機關單位管理信息化的發展。

建設和發展檔案管理的信息化需要從以下方面入手：

（一）培養優秀的檔案管理人員。這就要求機關單位要建立并且加強工作考核制度，提高對工作崗位的要求。同時要加強縣級機關單位檔案管理工作人員的職業素養和技術掌握熟練度，還要提高檔案管理工作人員的薪資待遇，完善獎勵和職業考察的掛鉤制。使檔案管理信息化的步伐加快，當前的一些縣級機關單位引進了計算機并且能夠對現代信息技術的優越性加以利用，使信息技術和檔案管理充分融合，進行統一化管理，這樣有助于提高檔案的管理水平和利用率。同時先進管理方式的引進和高科技管理效率的加強一同促進了縣級機關信息管理現代化的進程。

（二）提升機關單位信息管理人員的專業素養。為了加快實現縣級機關單位檔案管理信息的現代化這一目標，應該從提高檔案管理人員的專業素養著手。首先，以檔案管理信息化為中心，對管理人員進行定期培訓，提高工作人員的專業水平。其次，要激發檔案管理信息化的工作激情和活力，引導工作人員積極創新。要多方面引進檔案管理信息化的專業人才，在先進技術的前提下實現檔案管理信息化的建設目標。

（三）完善硬件設備設施。高水平的硬件設施是檔案管理信息化建設的基礎和前提。信息技術的安全性是首要前提，要采用安全性能高、數據不易丟失的信息設備，要從機關檔案室開始抓，規范加強電子文檔的管理。安裝電視監控、入侵報警、防盜屏障這些設備設施，以此保證設備以及檔案信息網絡的安全性。在此前提下要使設備滿足相應時期的發展需要，將設備的擴展空間提前預留出，以達到建設成本的最低化。

（四）將檔案管理信息形成制度化。建立檔案目錄數據庫、多媒體目錄據庫、現行文件目錄數據庫和檔案資料數據庫。為了明確各級領導員工和檔案管理人員的職責，需要將檔案管理信息化設計頂層制度，形成縣級機關單位檔案管理信息化的合力，從而提高檔案管理工作水平。首先，要從機關單位管理的實際出發，從可操作性、實踐性、安全性的角度，制訂全面的檔案管理信息化制度。其次，對檔案管理信息化制度在執行情況上進行全面管理監督，保證制度的有效執行。

總而言之，將檔案管理信息化是為了更好地符合我國市場經濟發展，滿足社會現代化的需求。檔案管理工作人員的首要工作是將檔案管理信息化建設。依據目前的檔案管理狀況，在案管理信息化建設效率提高的同時也伴隨著多種問題。信息化管理意識薄弱，受到傳統檔案管理方法思維的限制，單位的管理意識并沒有因為現代化管理模式應用而得到提高。領導的信息化建設方面缺乏詳細的指導和管理，進而制約檔案信息化的發展和建設。依據目前的檔案管理狀況，在案管理信息化建設效率提高的同時也伴隨著多種問題。縣級機關單位檔案信息化的建設任務是非常艱巨的，其意義深遠，需要大家上下同心合力，在各級政府機關單位的積極支持下，縣級機關單位檔案信息化的建設和發展會日益完善壯大。