關于事業單位檔案管理創新思路的探討

文/吉林省白山市江源區糧油衛生檢驗監測站 姜松竹

對于事業單位而言，其檔案管理工作質量一定程度上決定了事業單位的運行狀況。就當前現行社會經濟形勢來看，事業單位運行環境也發生了轉變，這種轉變對事業單位檔案管理工作提出了更高的要求，傳統的檔案管理模式已經無法滿足事業單位檔案管理工作的需要，而事業單位要想做好檔案管理工作，就必須立足實際，不斷創新。

一、事業單位檔案管理工作存在的問題

（一）領導對檔案管理不重視。事業單位對檔案管理工作的不重視具有普遍性，主要表現在：沒有成立專門的檔案管理部門，沒有規范的檔案室，沒有建立與檔案管理工作相匹配的管理制度。由于事業單位領導對檔案管理工作的不重視，使得事業單位檔案的連續性和完整性受到影響，不利于檔案作用的發揮。

（二）檔案管理人員水平層次不齊。事業單位檔案管理工作質量很大程度上取決于檔案管理人員的能力和水平。但是，就事業單位的檔案管理工作而言，負責檔案管理的大多非專業人才，多為兼職人員，流動性較大。由于專業檔案管理人員的缺乏，檔案管理中就會出現各種問題，如檔案的丟失、檔案錄入的不完整、檔案信息的失真等。

（三）檔案管理信息化水平低。就當前事業單位檔案管理工作來看，檔案管理依然在采用傳統的方法，檔案信息以紙質檔案為主，而這種紙質檔案信息很容易變質，進而出現檔案信息不完整、丟失等情況。再者就是檔案的調用需要花費大量的時間去查找，缺乏現代化管理手段，影響到事業單位檔案資源的利用。

二、事業單位檔案管理創新的必要性

事業單位是指從事公共事業的社會服務組織，在事業單位發展過程中，檔案有著重要的作用。檔案是事業單位在各項社會活動中直接形成的各種具有保存價值的原始記錄，對事業單位的發展有著借鑒、激勵、導向作用。長期以來，事業單位對檔案管理工作不夠重視，檔案管理模式比較傳統，在這種情況下，影響到了檔案作用的發揮，不利于事業單位的發展。現行社會形勢下，檔案的作用越來越重要，而要想發揮檔案應有的作用，事業單位就必須革新觀念，加強檔案管理，將檔案管理工作納入日常管理工作中來，進而促進檔案高效利用，推動事業單位更好發展。

三、事業單位檔案管理的創新思路

事業單位檔案管理工作的創新是時代發展的必然要求，是發揮檔案作用的重要舉措。基于現行社會發展的需要，傳統的檔案管理觀念已經不適合事業單位發展的需要。因此，事業單位應當結合時代要求，創新檔案管理工作，革新檔案管理方式，不斷提高檔案管理工作效率和水平。

（一）提高對檔案管理工作的認識。檔案管理就是檔案管理人員對檔案進行有計劃、規范地、系統地收集、整理、保存、調用等一系列活動。檔案管理的目的就是保證檔案的真實、完整、連續，更好地服務服務事業單位發展。因此，事業單位應當提高對檔案管理工作的認識，要將檔案管理工作提上日程，結合實際，建立與之相匹配的管理制度，包括檔案管理責任制、檔案管理監督制度、檔案審查制度等，以健全的制度為檔案管理工作的開展提供保障。同時，要設置專門的部門，負責檔案管理工作，加大檔案管理上的投入。

（二）加強專業檔案管理人員的培養。專業性和連續性是檔案管理工作最突出的特征，基于這些特征，事業單位應建立一支專業的檔案管理隊伍，以專業的檔案管理人員來推動檔案管理工作的高效開展。首先，要對現有檔案管理人員進行專業培訓，全面提升檔案管理人員各方面的能力，確保檔案管理人員能夠勝任檔案管理工作。其次，加強檔案管理人員的職業培訓，提高其職業素養，使其認識到自身的職責所在。另外，事業單位要積極引進專業的檔案管理人員，壯大檔案管理隊伍，提高檔案管理隊伍整體水平和質量，進而為檔案管理工作的高效開展提供保障。

（三）加快檔案管理信息化建設。隨著信息化時代的到來，信息化管理已成為必然，信息化管理作為一種高效管理手段，它的出現革新了傳統檔案管理方式，有利于提高檔案管理效率和質量。因此，事業單位應當認識到檔案管理信息化的重要性，要加大、加快檔案信息化管理建設。一方面，要結合檔案管理工作實際，構建一個統一、完善的檔案信息化管理系統，促進檔案管理的信息化操作；另一方面，要利用信息技術，構建一個共享平臺，逐步實現全國聯網的公共檔案管理系統和人事檔案信息查詢系統。另外，在推進檔案管理信息化建設的過程中，事業單位要做好檔案信息安全管理，加大信息安全技術的應用，如加密技術，對重要的檔案信息進行加以；再如，身份認證技術，給使用檔案信息系統的人一個身份，避免非法使用，從而保障檔案信息安全，促進檔案管理信息系統的高效運行。

四、結語

綜上，事業單位檔案管理是一項重要的工作，伴隨著事業單位的發展，檔案的作用也愈發重要起來，事業單位應當更新觀念，提高對檔案管理工作的認識，結合自身實際，建立完善的檔案管理制度，加大專業檔案管理人員的培養，加快檔案管理信息化建設，從而促進事業單位檔案管理工作的高效開展，更好地發揮檔案在事業單位發展中的作用。