機關檔案信息化管理關鍵問題探討

文/中共日照市委辦公室 張麗

一、機關檔案信息化管理的必要性

機關檔案資源不僅數量龐大，而且涉及的內容廣泛、復雜，這給檔案管理工作提出了更高的要求。首先利用信息技術可以將檔案資源實現電子化，不用再考慮蟲咬、受潮、溫度等因素，保存更加完整、穩定、時間更長，同時節省了空間，降低了成本，還不易損壞。其次，工作效率進一步提高，信息化管理借助電子媒介，使存儲、保管、查閱等環節更加便捷，把工作人員從繁重的工作中解放出來，使檔案管理更加科學化，同時檔案的管理、查詢和閱讀更加方便，輕輕點擊鼠標就可以搞定，工作效率大大提高了。另外實現了辦公低碳環保無紙化，信息化節省了大量的紙張，利于環境保護，這與現代的工作理念相一致。還有實現了資源共享，這就更加提高了檔案資源的使用率，機關單位的各個部門利用網絡平臺，就能夠進行實時、在線的交流，避免了很多不必要的麻煩，保障了工作的開展更順利。從方方面面來看，信息技術的使用使傳統的檔案管理發生了巨大的變革，機關檔案管理借助信息化這一現代化的發展平臺，檔案管理水平一定會有一個質的飛躍。

二、機關檔案信息化管理出現的問題

隨著機關檔案信息化進程的加快，也暴露出一些問題：軟硬件更新不及時；網絡安全還不夠穩定；服務功能、人員素質需要進一步提高等等，以促進檔案管理水平的提高。

三、機關檔案信息化管理的解決途徑

（一）更新檔案管理軟硬件設備。檔案信息化管理離不開先進信息技術的支持，因此與之配套的軟硬件設施應該跟上，機關單位在這方面要加大資金的投入，及時更新換代，避免給工作造成不良影響。比如應用系統應該注重開放性、包容性、擴展性，以促進工作的開展；還有功能性要強大，才能完成信息的采集、整理、存儲、歸類等工作；除此之外，安全性也是必須要考慮的因素。所以，加強檔案管理的軟件和硬件設備，提高檔案管理的技術含量，更利于工作效率、工作水平的提升。

（二）加強網絡安全性的建設。網絡存在的風險可能會給檔案管理工作造成一定的損失，因此，在機關檔案信息化管理中必須加強網絡安全性的建設。網絡是一個開放的平臺，給黑客、病毒等提供了可乘之機，如果防范措施不嚴密，一旦遭到入侵，后果不堪設想，輕者信息被盜、被篡改，嚴重者丟失，不管何種情況，對于機關單位來說，損失巨大。所以要把網絡的安全性能提升到前所未有的高度，積極采取措施，創造一個穩定安全的網絡環境，推動工作的開展。嚴格電子檔案查詢、存儲、傳輸等制度，提高機關檔案管理制度規范程度；嚴格國家網絡信息保密相關法律法規等規定，對檔案管理各個部門的計算機設備、互聯網、數據硬盤等檔案載體進行嚴格監控，做到物理隔絕。定期對相關數據在脫機模式下進行審查、核實、檢驗，采取設置防火墻、驗證密碼等措施，比如設置防火墻，斷絕外部的入侵，只有具備相應權限的人，才能實現傳輸、查閱等功能，這就在一定程度上保證了資料不會泄露，大幅度提高了資料的安全性。

（三）加強服務功能的提升。檔案管理的目的不是將檔案固定起來，而是為了給社會為大眾提供服務，因此，機關單位在檔案管理信息化的過程中，應該積極轉變傳統觀念，將不涉及機密的檔案，逐步向公眾開放，進一步提升檔案的利用率，充分發揮檔案的價值。一是機關單位利用網絡分析用戶的查詢用途，以此為依據確定哪些檔案可以開放，哪些不可以開放，既保證了檔案的安全，又提高了服務效率，獲得大眾的認可和滿意。其次，檢索時間的縮短能夠提升服務功能，機關單位應在檢索工作智能化上多下功夫，以提升檢索效率。通過種種措施，在促進檔案管理信息化的同時，使機關檔案更好地服務于社會公眾。

（四）提高檔案管理人員素質。檔案信息化管理的成效如何歸根結底取決于檔案管理人員的素質，因此，機關單位要加強檔案管理人員素質的提升，組建一支政治水平高、業務能力強、道德品質硬的檔案管理隊伍。首先政治素養突出，因為機關單位屬于政府機構，一言一行代表著政府的形象，必須把為人民服務放在首位，不能存有私念。其次，有較強的專業素養。這需要管理人員不僅要具備檔案管理技能，還要熟練地掌握計算機網絡知識和編程能力，提供及時、有效的服務。因此，機關單位要重視對管理人員的培訓，提升其素質，為檔案管理工作提供保障。

四、結語

機關檔案管理工作千頭萬緒，傳統的檔案管理模式已經難以適應新的發展形勢，因此，機關檔案管理實現信息化成了主流趨勢，一方面工作效率大大提高，同時檔案的價值得到了更好的發揮，幫助機關單位為社會、為大眾提供更優質、更高效的服務。