淺析信息技術與檔案利用服務模式的創新

文/吉林大學檔案館 趙旭

一、檔案服務模式的現狀

檔案利用服務簡單來說指的是檔案部門向需求用戶提供存儲檔案的一項活動。傳統的信息服務模式主要依托載體就是檔案管理的工作人員，其主要的信息服務包括借閱、復制、檢索等，過于強調人的參與，而從利用者與提供者方面來說，前者受到了時間和空間的限制，后者基本處于被動狀態，浪費了大量的人力資源，降低了檔案利用服務率。但不可否認的是，傳統的信息服務是一項面對面的基礎性服務，擁有著廣泛的群眾群體，所以不應全面摒棄。

目前，我國大多檔案館基本是公益性的服務場所，在滿足用戶需求的同時，幾乎無利可謀，雖然檔案館的公益性得到了認可，但也存在著諸多弊端。在網絡事業不斷壯大的今天，人們對于檔案信息的需求也不盡相同，通過信息技術對檔案管理進行創新服務，是社會發展的必然選擇。

二、檔案服務模式的問題

新媒體背景下，檔案信息的功能發生了質的變化，傳統的檔案利用服務模式不能滿足當下人們多樣化的需求，檔案工作的重要性得不到社會的普遍重視，導致檔案利用服務仍存在以下問題：

（一）檔案利用服務的重視度不高，不能與新媒體的發展相結合。檔案管理過程中，工作人員“重管輕用”的思想嚴重，對于檔案管理服務工作仍停留在傳統的簡單編制全宗指南、機構沿革等模式中，沒有提高對檔案信息開發與利用的重視，采用的編撰方式陳舊、管理手段落后、模式千篇一律。新媒體的發展，使人們接受了將檔案信息制作成數字電視節目，進而宣傳的新方式，但是在推廣過程中，由于檔案管理人員仍然存在坐等上門的服務理念，致使檔案信息的利用率仍停滯不前。

（二）檔案信息技術無法適應網絡信息技術的高速發展。我國的檔案管理工作大多都是公益性的，在開展管理工作時，需花費的經濟來源主要是國家的救助，在一定程度上增加了國家的成本支出，浪費了社會資源。檔案管理工作的開展，從利用者方面來看，在操作中幾乎親力親為，費時費力；從管理者方面來看，大多只能做一些整理、錄入、管理等基礎工作，無法進行深層次的開發，缺乏將枯燥的紙質文字轉換成圖文并茂、可讀性強的新技術人才。

（三）檔案的編寫工作停留在表面，真實性、感染力不足。檔案管理部門在進行檔案的編研以及升級的過程當中，雖然也進行了一部分的自主研發，但是幾乎大多停留在數據的表層，沒有提供一些系統、全面、科學、嚴謹的數據，導致編研材料無法被利用者所用。還有一部分檔案信息由于穩定性差，在進行傳播和分享的過程中容易發生轉換，對檔案的真實性、嚴謹性產生影響。

（四）檔案利用過程中，無法給利用者提供便利、多元、層次清晰的服務。目前，國家的發展遵循“以人為本”，即在社會活動中，服務活動應該為需求者提供優質、便捷、多元的服務體驗。但是在目前檔案館藏中，檔案的結構過于單一，無法滿足當下社會人們對于多元化服務的需求；檔案的分類工作不規范、檢索手段過于老舊，影響了檔案管理工作者的管理以及需求者的查詢效率。

三、檔案服務模式創新的手段

（一）檔案服務思想觀念的創新。新技術的發展，使得被動單一的服務模式無法適應檔案管理的發展需求，因此，要想徹底改變傳統的服務模式觀念，首先要改變服務思想理念，把“知識”和“創新”相結合，制定管理目標，強化信息轉化意識和檔案使用的效率意識，即將散落在眾多單體中的檔案，根據分類以及相關需求信息，系統地整理到檔案庫中，同時，加強對檔案的使用，強化檔案的利用率，提高管理效率。

（二）檔案服務方式的創新。檔案服務方式的創新主要分為兩部分：一部分是利用服務內容和服務范圍的創新。另一部分就是服務方式的創新。服務內容和服務范圍的創新簡單來說就是通過信息網絡技術的宣傳手段，擴大以往的檔案服務范圍。而服務方式的創新指的是摒棄傳統服務的被動性，主動地對利用者提供及時的、適合的服務工作，這就需要檔案管理工作者依據相關數據及社會調查，加強檔案利用者對于需求的研究，將利用者利用檔案的阻礙降到最低。

（三）檔案服務隊伍的創新。俗話說，管理隊伍素質的高低對于相關服務工作的開展具有重要影響，因此為保障利用服務模式創新工作的順利開展，應該提高管理隊伍的素質，即培養兩大精神和兩大習慣：愛崗敬業和求實創新的精神，獨立思考和勤奮學習的習慣。

四、結論

綜上所述，檔案信息服務的創新發展是不可阻擋的主流發展趨勢，在這種新的社會發展形勢下，檔案服務管理工作應向著“以開放化為方向的資源共享”“以科技化為方向的業務學習”“以多樣化為方向的服務理念”的模式轉變，更好地適應檔案發展新形勢下用戶的檔案服務需求。