淺談企業檔案管理的問題與解決方案

文/珠海大橫琴股份有限公司 孫慧娟

企業檔案是非常重要的信息資源，是一個企業寶貴的精神和物質財富，是歷史經驗的積累與見證，用得好它就是一座金礦。而檔案工作是企業生存發展的管理基礎，企業檔案工作貫穿于整個企業內部控制，是企業競爭情報工作的基礎，是企業可持續發展的動力和源泉。目前企業檔案管理水平亟待提高，針對企業檔案管理，本文從以下幾個關鍵的方面進行探討。

一、企業檔案管理發展現狀

改革開放以來我國經濟發展突飛猛進，在市場經濟條件下，檔案管理對企業具有新的重要意義，但是檔案管理工作長期滯后，不能有效提高企業在激烈市場經濟中的競爭力。我國企業檔案管理水平發展參差不齊，主要表現在以下幾個方面：國有企業檔案管理普遍比民企好一些，國企有良好的基礎，在一定程度上參照了國家機關事業單位的管理方式，一般能得到檔案局的監督和指導，而民企大多數處于起步階段，有些甚至沒有真正意義上的檔案工作。但也不乏成功的民企檔案工作已經達到了企業檔案管理的領先水平；國企在主動性、體制、創新方面還亟待提高。各行業發展水平參差不齊，建筑行業普遍比生產制造業要好，生產制造企業檔案意識薄弱，決策者普遍沒有意識到檔案的重要性，沒有認識到檔案利用的好處，就不能驅動做好檔案管理，而建筑企業由于國家層面在檔案歸檔方面進行了法制性規范，其檔案管理如今具有一定的管理水平。大型企業比中小型企業做的好，往往越是大型企業，檔案管理的水平越能體現出一個企業的管理水平，企業越大，行為越復雜，產生的文件越多，檔案管理的重要性就體現的越明顯，而小型企業往往重視的是市場和生產，檔案工作還未引起領導者的重視。而小部分成功的民營企業檔案管理也能達到領先水平，這與領導者的關注不無關系。

二、企業檔案管理的問題分析

目前企業不管是決策者、管理層或是員工，檔案意識普遍薄弱，這是造成企業檔案工作水平參差不齊的重要原因。由于決策者或管理層的檔案意識薄弱，進而造成檔案管理制度缺失或者成為擺設，更別說做到“三納入”“四同步”了。檔案意識薄弱的企業沒有設置專職檔案人員，即使有，檔案人員的水平也不專業，檔案管理人員待遇低，不受重視，不能讓檔案人員穩定下來，任何一個崗位的流動都會造成或大或小的損失，而檔案崗位是受影響比較大的一種。檔案意識好一些的企業，在社會上招聘一個好的檔案人員也比較難，因為社會普遍缺乏檔案專業人才，檔案誰都可以管，但是不一定每個人都能管好。有些企業，檔案人員工作態度差，沒有高度的責任心，感覺工作枯燥，沒有前途可言，甚至在工作中會破壞或遺失部分檔案。還有一些企業，檔案信息化沒有跟上企業信息化，檔案利用率低，造成很多資源的浪費，檔案室什么資料都有，但借閱流程設置比較復雜，甚至沒有共享檔案的目錄，導致業務部門都不愿浪費時間去檔案室借閱，“能不用就不用”的想法出現了，結果就是資源利用不上，浪費了時間甚至導致錯誤的判斷。這些問題普遍存在于大部分企業當中。

三、淺談如何做好企業檔案管理

（一）制定好適合自身的企業檔案歸檔范圍。檔案室不是文件的“垃圾回收站”，企業需要根據相關法律、規范、標準制定自己的《檔案歸檔范圍和保管期限表》，按照“以我為主”的原則對企業的每一份文件進行甄別，看是否需要歸檔及其保管期限，要讓該表格對企業的檔案管理有實際的指導意義，制定過程中不確定的可以請檔案館工作人員或有經驗的專家來指導，事后工作中，還需對每份文件認真斟酌、鑒定，在工作中不斷完善，“理論指導實踐，實踐驗證理論”在這里運用的淋漓盡致。

（二）“三納入”做得好，事半功倍。“三納入”即把檔案工作納入單位工作計劃，納入領導議事日程，納入有關人員崗位職責和績效考核。以珠海大橫琴股份公司為例，該公司是一家國有企業，目前公司已經建立了相當好的督辦機制。公司成立之初，檔案并沒有集中管理，資料容易隨工作人員的調動或離職丟失，引起了公司領導的高度重視，后來在總裁的領導下，成立了專職檔案室，制定了一系列檔案管理制度，其中包括適合公司自身的《檔案歸檔范圍和保管期限表》，不僅將檔案管理納入各種規章制度，還把檔案歸檔率納入績效考核，與獎金掛鉤，如今每個部門都相當重視檔案歸檔工作，這大大提高了歸檔效率，方便了檔案的查詢和利用。

（三）加強檔案工作培訓，全員增強檔案意識。不僅檔案工作者要對檔案管理有專業系統的知識，更要加強管理層、企業員工的檔案意識，不僅要對檔案工作者進行定期培訓學習，而且全員都要學習，檔案工作者要不斷學習的是檔案管理的工作方法，全員要學習的是公司檔案制度文件，每位員工都要清楚自己在檔案工作中的責任。只有通過學習，才能提高全員的檔案素養，才能創新工作方法，否則只能按照舊方法故步自封。另外，給檔案工作者建立晉升機制是穩住檔案建設的有力措施，是給檔案工作者自發積極探索學習做好檔案管理的一劑良藥。

（四）擇機信息化，信息共享，打造數字檔案館，提高檔案利用效率。隨著信息技術的快速發展，社會工作效率不斷提高，如果檔案工作還是舊模式的話，就難以適應社會快速發展，影響整體工作效率。借助互聯網的趨勢幫助檔案的管理實現標準化科學化的流程，從而保證檔案的完整性、規范性，提高檔案管理人員的工作效率。實現檔案信息化是企業現代化管理的一項重要內容，是將企業檔案管理工作推向新高度的必然舉措。企業建立電子檔案中心，借用信息檢索的幫助，很容易在平臺上找到想要的信息，會極大提高檔案的利用率。信息化是對資源適度的開放，合理地讓企業內部員工學習了解，但是信息化提供便利的同時，保密工作要做好，這就要信息管理員了解保密的需求，分級制定系統訪問權限，根據公司的實際情況加強保密管理。

（五）加強創新思維。筆者認為，在開發利用方面進行創新是檔案工作創新的巨大動力。怎樣讓檔案的價值達到最大化，是檔案工作者首先要思考的，一個企業的檔案大致分為人、財、物（產品）三大部分，那么就要從這三個方面去做縱橫分析，提取出對人力資源、財務數據、產品開發有參考價值的數據。只有當檔案的使用價值凸顯出來的時候，整個企業才會重視檔案工作，才會把檔案管理工作推向一個新的高度。某些企業決策者不像政府機關領導那樣重視檔案工作，其原因：一是不能深刻體會文件丟失造成的后果，二是不能意識到檔案的利用價值，三是沒有被強制要求。這就需要檔案工作者以檔案利用的成功案例，以企業價值觀為切入點，向決策者展示檔案對企業帶來的價值。最近幾年國家也制定了企業檔案工作規范，檔案工作者更應該多學習，以此為指導，和企業領導建立互動機制。

（六）做好企業檔案的統計工作。企業應當建立檔案臺賬，包括庫藏情況、檔案設施設備情況、年度入庫情況、檔案利用情況、檔案專兼職人員情況、檔案銷毀情況等，檔案臺賬是檔案來龍去脈的一種反映，是了解檔案的重要途徑，是總結檔案工作的依據，是提高檔案工作質量、提高檔案管理水平的一種有效方法。同時也要做好對企業檔案的統計分析，統計分析是了解檔案工作成果的重要手段，也是對檔案工作者量化考核的依據，起著推動檔案工作發展的重要作用。考察檔案工作一般是從檔案歸檔率、利用率兩個方面，檔案工作者要從這兩個方面認識自己的不足，改進工作方法，以提高檔案的歸檔率和利用率。