多媒體在檔案信息化建設中的應用

文/四川省電力設計院 宋維

進入信息化時代以來，信息技術已經進入社會各個領域的應用當中。檔案管理工作也不例外，引入信息技術可以有效提高檔案管理工作質量。檔案管理就是收集、整理、加工、查閱信息的過程。在過去較長時期內，檔案管理工作主要依靠人工完成，檔案材料丟失、損壞現象時有發生，不利于檔案管理工作的順利開展。隨著在檔案管理中引入多媒體技術，上述各種問題都迎刃而解，有效地提高了檔案管理質量。

一、多媒體技術在檔案管理中的表現

多媒體是多種媒體的總稱，當代多媒體技術可以同時播放聲音、視頻、文字、圖片、圖像等各種文件，因此，人們習慣稱之為多媒體。本文所提到的多媒體指的是，利用計算機的多媒體技術，其功能包括：保存、傳輸與共享，以及整理、加工各種資料的功能等。檔案管理工作就是收集、加工、整理、保存各種信息的過程，多媒體技術的出現為檔案管理工作帶來了發展機會：第一，利用多媒體技術的集成性與多樣性，可以完成各種檔案信息的保存、加工與管理，不需要投入大量的人力物力。第二，利用多媒體技術可以隨時查閱檔案信息。第三，引入多媒體技術可以將文本材料轉換為電子材料，同時可進行無限制傳輸，實現了檔案材料的共享。引入多媒體技術，推動了檔案管理的信息化發展，為更多用戶提供個性化服務。

二、利用多媒體技術推進檔案信息化建設的主要策略

要想利用檔案管理工作為社會提供更高質量的服務，還需重視開展硬件與軟件建設，完成檔案文獻的轉換。

（一）引進基礎設施建設，購置多媒體硬件。第一，進行檔案管理首先要具備應有的多媒體硬件，在當前的檔案管理工作中，已經引入了多媒體技術，一步到位為檔案管理配置高質量硬件設備，就能有效提高檔案管理效率。檔案管理部門要為硬件購置撥付一定費用，多媒體硬件的投資必不可少。第二，檔案管理人員還需及時掌握多媒體設備的操作技術，要想在檔案管理中有效利用多媒體，則需加強自身學習，認真研究多媒體技術，敢于在實際操作中動手動腦。雖然掌握多媒體技術操作需要較長時間，有時還會非常困難。但硬件投資與管理，是提高檔案管理水平的必備條件。檔案管理人員只有熟練掌握計算機操作技術，才能有效應對出現的各種情況。利用計算機保存檔案材料存在一定的安全風險，掌握多媒體硬件操作技術，可以有效應對這些風險。

（二）建設檔案管理信息平臺，引進檔案管理軟件。檔案管理工作中還需借助大量軟件，不同的單位需要創建不同的管理平臺，需要即時傳輸與管理各種文獻材料。首先，檔案管理部門要及時做好軟件的運行測試工作，從而確定與自身特點相一致、設計規范的軟件平臺。第二，在應用平臺過程中，要及時記錄使用過程中出現的問題，并及時向軟件設計人員反饋，將檔案管理需求通知設計人員，以實現軟件的不斷改進。第三，還需充分利用軟件平臺，軟件設計完成則要投入使用，在實際操作過程中，有時一個軟件系統的大量功能得不到合理應用，這些都是由于管理部門沒有對此作出嚴格要求的結果，是對本職工作不負責、不認真。

（三）實現紙質檔案與電子檔案的融合。在過去較長時期內，我國檔案管理工作一直利用紙質材料來保存，電子檔案是當前一種新興事物，要想利用電子檔案完全代替紙質檔案是不現實的，筆者認為紙質檔案還將在一定時期內存在，其具有信息真實、完整的特點，這是電子檔案不可比擬的。電子檔案管理基于我國科學技術的快速發展，其主要特點是方便快捷，是當前普遍應用的新型檔案管理技術，但信息安全性極易受到侵害，所以，還需重視做好紙質檔案材料的保存。

（四）建設多媒體數據庫，提供個性化服務。在檔案文獻管理中建立數據庫平臺，有效利用多媒體技術，實現信息的整合與加工，不但可以壓縮多媒體文件，處于網絡中的多媒體還可以實現信息的即時傳輸，信息需求人員可以提前保存已經收集到的信息，然后再次接收新信息，保證信息的完整性，這種接收與處理同時進行的模式有效利用了多媒體技術。

三、結語

總之，在檔案管理中引入多媒體技術，可以推動檔案管理工作的信息化發展，為廣大用戶提供多樣化服務，應用多媒體技術過程中還需本著科學與規范的做法，以為用戶提供方便快捷的服務為目標，需要做到引進高質量的基礎設施、購置合理的多媒體硬件、建設檔案管理平臺、引進檔案管理軟件、實現紙質檔案管理與電子檔案管理的融合、建設多媒體數據庫。