網絡環境下檔案信息采集與安全管理

文/泉州市城市建設檔案館 廖美花

隨著中國信息技術的發展，檔案信息管理對網絡的依賴也越來越多。網絡的風險也使檔案信息的安全受到威脅。但是現在，許多部門和組織對檔案信息的收集和安全管理缺乏認識，沒有認識到檔案信息安全的重要性，對檔案系統的基本建設卻過分重視，在一定程度上忽視了檔案管理的安全性，導致了許多網上侵權行為的發生。由于檔案管理人員檔案的安全意識相對缺乏，也導致了許多安全隱患的出現。

一、網絡時代檔案信息采集與安全管理現狀

（一）檔案隊伍復合型人才匱乏。隨著檔案的逐步發展，其向著信息化、數字化、網絡化方向發展，與此同時它對檔案的管理人員也提出了更高的要求。然而，目前，現在的檔案管理人員大都專業能力缺乏，業務水平很低，對網絡環境下的信息采集與管理工作還不能完全適應，智能維護簡單的檔案信息系統和數據庫，對系統存在的問題和一些相關技術問題束手無策。在一定程度上給檔案信息帶來了安全風險，檔案管理部門缺乏大批復合型人才，這是檔案管理工作低效的主要原因。

（二）對計算機網絡技術的應用不完善。在中國各行業雖然計算機網絡技術已經得到了普遍的應用，然而，在檔案管理中對計算機技術的應用還不完善，計算機技術在信息安全管理的收集中真正的作用沒被發揮出來，尤其隨著檔案信息量的不斷增加，使檔案信息的收集和安全管理工作也出現了一定的難度，檔案信息收集不完善和不準確的現象屢見不鮮，這在很大程度上影響了檔案信息的利用率。目前，計算機技術沒有完全應用到檔案管理中，更沒有形成一個完善的檔案信息采集系統，也沒有建立完善的檔案信息采集系統，導致檔案信息的存儲工作得不到有效的執行，最終導致檔案管理信息化建設工作受到影響。

（三）缺乏統一的檔案信息資源標準體系。在網絡的背景下，向用戶提供信息的相關服務途徑就是檔案網站，取得很好的成績，但同時一些問題也隨即產生，如缺乏標準規范的檔案網站系統，功能不相同，它也成為了檔案信息采集和管理工作的重要阻礙因素，為了實現數字化檔案信息資源建設，我們必須制定一個統一的標準體系來對檔案管理工作進行約束和規范，否則，檔案信息的采集和安全管理將受到嚴重的威脅。

二、網絡時代加強檔案信息采集與安全管理的策略

（一）提高檔案信息服務意識。檔案管理工作在傳統意義上是一種被動的服務，服務意識相對缺乏，這樣非常不利于檔案管理工作的有效開展，所以，一定要積極推動和鼓勵檔案管理人員服務意識的樹立，讓被動式服務逐漸轉變成主動式服務，最終實現和用戶的順暢交流溝通，有針對性滿足不同用戶的個性需求，使他們的實際問題得以解決。檔案管理人員要善于利用網絡檔案信息資源優勢，積極開發和拓展新的數字檔案信息資源，使檔案信息的內容和形式更加豐富，為用戶提供更全面的信息服務。

（二）建立和完善相關檔案信息收集和安全管理體系。建立和完善檔案管理信息的采集和安全法規，通過內外雙方的共同努力，嚴格按照規章制度去執行檔案信息采集和安全管理的操作，切實履行檔案信息收集和安全管理規定，員工必須要有良好的工作態度，重視檔案信息的管理工作，在工作過程中，重視檔案信息的安全保障工作，避免信息泄漏。

（三）實現信息共享。互聯網時代的到來，建立起了電子化、自動化和科技化的平臺，進一步促進了信息的流通和傳播，檔案管理部門必須抓住時代發展為其提供機遇，通過利用信息技術來實現信息的資源共享，為用戶提供檔案信息全方位的綜合性服務。與此同時，還促進了企業各部門之間的溝通和聯系，使其能夠共享信息，協同合作，徹底改變了各部門間相互獨立的局面。通過集成化管理模式的建立，使各部門之間的信息交流更加方便，為工作提供了便利，最終也能為公眾提供更好的服務，此外，使他們對信息能夠及時掌握和了解，滿足他們的信息需求，使檔案資源的有效利用率得到提升，最終能夠保證檔案采集和安全管理工作的順利進行。

三、結束語

隨著經濟的日新月異，網絡時代欣然來臨，在網絡技術飛速發展的今天，利用先進的網絡技術，使信息能夠永久保存和記錄。利用計算機進行檔案信息的數字化保存，不但保證了檔案信息保存的完整性，也為以后的參考工作提供了方便。我們要進一步提高檔案信息收集的人力、物力投入，完善信息采集設備，完善采集管理制度，最終為人類文明和文化的傳播提供重要的支持。