行政事業(yè)單位檔案管理信息化策略探究

文/四川省內(nèi)江市人力資源社會(huì)保障數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)中心 胡志偉

計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等的高速發(fā)展掀起信息化發(fā)展浪潮，作為組成信息資源重要部分的檔案也被推到浪潮前沿。檔案真實(shí)記錄著行政事業(yè)單位開展各項(xiàng)活動(dòng)的信息資源，是寶貴的無形資產(chǎn)，現(xiàn)代管理的創(chuàng)新與信息技術(shù)的變革在提高行政事業(yè)單位檔案利用效能的同時(shí)也對(duì)檔案管理提出挑戰(zhàn)，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)勢在必行。

一、行政事業(yè)單位檔案管理信息化的意義

檔案管理是行政事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，將管理、服務(wù)與政治融為一體。在信息化社會(huì)，單位不斷深化改革，怎樣提高檔案管理信息化水平，確保單位有序、協(xié)調(diào)、高效地運(yùn)行是迫在眉睫的事，其意義主要通過3個(gè)方面體現(xiàn)：1.檔案管理信息化是當(dāng)今社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求。2.檔案管理信息化是單位有序、協(xié)調(diào)、高效運(yùn)行不可或缺的保障。3.信息化的檔案管理是單位進(jìn)一步深化改革的保證。鑒于此，探究檔案管理信息化策略成為行政事業(yè)單位在信息化發(fā)展進(jìn)程中的重要任務(wù)。

二、行政事業(yè)單位檔案管理信息化策略的建議

（一）提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全系數(shù)。在行政事業(yè)單位檔案管理的信息化進(jìn)程中，提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全等級(jí)是最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，能保護(hù)單位的檔案信息不被損壞，提高檔案管理工作效率。1.確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性。當(dāng)單位的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)連接之后，極易被木馬病毒或黑客攻擊，導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，或引發(fā)嚴(yán)重的檔案信息泄露問題。所以單位有必要安裝計(jì)算機(jī)系統(tǒng)防火墻與殺毒軟件，并定期升級(jí)病毒庫，促使計(jì)算機(jī)系統(tǒng)正常操作、安全運(yùn)行。2.行政事業(yè)單位要重視落實(shí)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)保密工作，由內(nèi)部技術(shù)人員負(fù)責(zé)維修計(jì)算機(jī)故障，盡可能預(yù)防隨意外聘人員，給單位的檔案信息造成泄露隱患。3.行政事業(yè)單位要注意專門建立健全檔案信息系統(tǒng)管理制度，嚴(yán)格規(guī)范計(jì)算機(jī)操作人員的行為，明確人員訪問權(quán)限，使所有操作與訪問都有章可循，提高系統(tǒng)安全性。

（二）加強(qiáng)檔案管理制度化建設(shè)。在建立信息化管理平臺(tái)之前，行政事業(yè)單位應(yīng)規(guī)整原有檔案，結(jié)合自身實(shí)際情況整合檔案室，安排合格管理員，負(fù)責(zé)收集、整理、查閱單位的檔案；依據(jù)國家制定的《檔案保管制度》以及《檔案利用制度》《立卷歸檔制度》《檔案保密制度》《檔案員崗位責(zé)任制》等規(guī)章制度整改、完善自己的檔案部門；同時(shí)運(yùn)用紙質(zhì)與電子檔案管理載體，不但要注意建設(shè)數(shù)字化檔案與數(shù)據(jù)庫，還要保管現(xiàn)有實(shí)體檔案，包括紙質(zhì)、照片、磁盤、音像等，為逐步在計(jì)算機(jī)管理檔案信息做好鋪墊，提高單位檔案保管質(zhì)量與利用效率。在整理好檔案之后，還需向信息化管理平臺(tái)傳遞檔案信息，采取開放式管理模式面向大眾，給使用者提供方便查詢、研究的檔案數(shù)據(jù)庫，最大限度發(fā)揮行政事業(yè)單位檔案的作用。

（三）進(jìn)一步優(yōu)化單位檔案服務(wù)。存儲(chǔ)檔案的空間在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代是虛擬的，和傳統(tǒng)檔案庫不同，它會(huì)隨著技術(shù)的進(jìn)步不斷拓展有效空間。隨著行政事業(yè)單位建立檔案數(shù)據(jù)庫，檔案資源的數(shù)量急劇增多，提供利用的方式簡潔、方便，且內(nèi)容形式多樣，利用檔案信息的內(nèi)容轉(zhuǎn)變成利用數(shù)據(jù)庫里的檔案數(shù)據(jù)。此外，行政事業(yè)單位的檔案信息服務(wù)將走上知識(shí)服務(wù)道路，也就是說檔案服務(wù)內(nèi)容不局限于檔案實(shí)體，而是它承載的知識(shí)。這就需要行政事業(yè)單位進(jìn)一步優(yōu)化檔案服務(wù)，從過去的批發(fā)服務(wù)轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)化服務(wù)、個(gè)性化服務(wù)，全程跟蹤用戶需求提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。同時(shí)，檔案人員要注意檔案信息服務(wù)方式在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的改變，不再向使用者提供原始數(shù)據(jù)，要對(duì)檔案信息進(jìn)行加工，讓使用者獲得所需信息，提高檔案信息化服務(wù)水平。

（四）建立科學(xué)化檔案人才結(jié)構(gòu)。行政事業(yè)單位應(yīng)正視自己在人才儲(chǔ)備與硬件設(shè)備等方面的優(yōu)勢，認(rèn)識(shí)檔案管理的不足，結(jié)合發(fā)展形勢與檔案管理特征培養(yǎng)檔案管理信息化人才，打造一支信息素質(zhì)高、掌握新知識(shí)與新技術(shù)、新能力的復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍。行政事業(yè)單位要注意加強(qiáng)檔案管理信息化培訓(xùn)，促使檔案人員快速掌握最新的信息化理念與技術(shù)，不管是到高校繼續(xù)深造還是到上級(jí)單位接受培訓(xùn)，或是進(jìn)入相關(guān)咨詢培訓(xùn)機(jī)構(gòu)接受培訓(xùn)，行政事業(yè)單位都要在檔案人員的工作計(jì)劃中做出規(guī)定或安排。當(dāng)然，合理的檔案人才結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)是專業(yè)化的、多樣化的，行政事業(yè)單位的檔案人員不只是檔案或文書、歷史類工作人員，還應(yīng)放寬視野，成長為計(jì)算機(jī)、自動(dòng)化、管理等專業(yè)人才，在不同學(xué)科背景下融合知識(shí)，創(chuàng)新檔案管理工作的方法與手段，促使不同類型、不同層次的人才盡量參與檔案工作，調(diào)動(dòng)單位的所有積極因素，為檔案管理信息化提供可靠的人才保障。

三、結(jié)語

信息化發(fā)展浪潮對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理產(chǎn)生巨大的沖擊和影響，社會(huì)信息化建設(shè)進(jìn)程越來越快，行政事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理日益凸顯缺陷，行政事業(yè)單位務(wù)必要充分認(rèn)識(shí)檔案管理信息化的意義，注意提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全系數(shù)，注意加強(qiáng)檔案管理工作的制度化建設(shè)，不斷優(yōu)化檔案服務(wù)，強(qiáng)化人才培養(yǎng)，科學(xué)建立檔案人才結(jié)構(gòu)，努力加快行政事業(yè)單位檔案管理的信息化與現(xiàn)代化進(jìn)程。